Los enlaces de Smart Scheduler te permiten compartir enlaces con otras personas para que puedan usarlos para programar reuniones en tu calendario cuando les resulte conveniente. Read ofrece esta función de forma gratuita a todos los usuarios, independientemente de su plan. Se acabaron los correos electrónicos de ida y vuelta y los frustrantes conflictos de horarios. Solo tienes que enviar tu enlace de Smart Scheduler y ver cómo tus reuniones se organizan, liberando tu tiempo para tareas más importantes.
Puedes encontrar y configurar tus propios enlaces de Smart Scheduler en las siguientes páginas:
- Calendario > Programación: Encuentra y administra todos tus enlaces de programación. Read genera varios enlaces de programación de forma predeterminada para distintas duraciones de reunión y también te permite crear enlaces personalizados.
- Configuración de la cuenta > Smart Scheduler: Administra ajustes de nivel superior que afectan a todos tus enlaces.
¿Qué hace que los enlaces de Smart Scheduler sean «inteligentes»?
Read Smart Scheduler utiliza IA para analizar tu calendario y anima a otras personas a reservar horarios de reunión óptimos, marcando ciertos horarios como «recomendados»:
Para ello, analiza los datos de tus reuniones anteriores con el fin de identificar los horarios en los que normalmente tienes un alto nivel de participación y puntualidad. También prefiere recomendar horarios que no interfieran con tu propio tiempo de concentración. En otras palabras, fomenta la programación de reuniones justo antes o después de otras reuniones de tu calendario para maximizar tus periodos sin reuniones.
Configurar los ajustes de Smart Scheduler
Ve a Configuración de la cuenta > Smart Scheduler para activar los enlaces de Smart Scheduler y configurarlos según tus preferencias. En esta página hay varios ajustes importantes:
- El interruptor de Enlaces de Smart Scheduler activa o desactiva tus enlaces para tu cuenta de Read. Cuando están desactivados, la pestaña Programación de la página Calendario muestra un botón Activar en lugar de tus enlaces. Si los desactivas, los enlaces que hayas compartido previamente con otras personas se deshabilitarán (pero las reuniones que ya se hayan reservado permanecerán).
- Calendario de programación (Google Calendar o Outlook Calendar) es el calendario que se utiliza para encontrar tu disponibilidad y programar eventos.
- URL personalizada (cal.read.ai/ seguido de tu nombre; haz clic en Editar para cambiarla) te permite elegir una URL personalizada en lugar de la que Read genera automáticamente para ti. Puedes usar cualquier combinación de letras, números, guiones bajos (_) y guiones (-) en tu URL personalizada, siempre que otro usuario no haya elegido ya esa URL. Si la cambias, dejarán de funcionar los enlaces que se hayan compartido con tu URL anterior.
- Calendario y disponibilidad te permite activar opcionalmente las Horas disponibles (por día de la semana; de lunes a viernes, de 6:00 a. m. a 5:00 p. m. de forma predeterminada) para establecer los horarios en los que quieres permitir que otras personas reserven. Si esta opción está desactivada, las personas podrán reservar contigo en cualquier momento del día y cualquier día de la semana que no esté ya «ocupado» en tu calendario. También puedes activar el Aviso mínimo para la programación, de modo que las personas no puedan reservar una reunión con demasiada poca antelación.
- Plataforma de conferencias predeterminada es donde eliges qué plataforma de videoconferencias (Zoom, Google Meet o Microsoft Teams) quieres usar para tus reuniones programadas, o puedes elegir Permitir que el destinatario elija para que la persona que programe la reunión elija entre las opciones disponibles. Algunas opciones estarán deshabilitadas si no tienes configurada la integración de calendario correspondiente (por ejemplo, debes conectar tu cuenta de Zoom para programar reuniones en Zoom).
Cambiar tu zona horaria
Para cambiar la zona horaria de tus enlaces de Smart Scheduler, sigue los pasos de esta demostración:
Usar varios calendarios
Los enlaces de Smart Scheduler solo pueden usar uno de tus calendarios, tanto para programar reuniones como para determinar tu disponibilidad. Si tienes varios calendarios conectados a Read (por ejemplo, Outlook y Google Calendar), elige cuál quieres usar como tu calendario predeterminado. Este calendario predeterminado se utiliza para mostrar la disponibilidad, programar reuniones, establecer las horas disponibles y determinar tu zona horaria. En Calendario > Programación, «Programación basada en» muestra qué calendario se utiliza, con enlaces a Cambiar calendario y Ajustes de programación. También puedes seleccionarlo en Calendario de programación, en Configuración de la cuenta > Smart Scheduler.
Para establecer tu calendario predeterminado:
- Ve a tu página de Integraciones.
- Haz clic en la integración de calendario que quieras usar en el lado izquierdo.
- Haz clic en Establecer como calendario predeterminado en el lado derecho.
Administrar tus enlaces
Si tienes activados los enlaces de Smart Scheduler, Read genera 5 enlaces para ti de forma predeterminada: 4 enlaces para duraciones de reunión preestablecidas (15/30/60/90 minutos) y un enlace base que incluye todas las opciones predeterminadas y permite que el destinatario elija. Puedes encontrar y administrar estos enlaces en Calendario > Programación.
También puedes copiar el enlace base desde la sección Enlace de Smart Scheduler del menú del lado izquierdo de Read (haz clic en la flecha junto a Copiar enlace para elegir Cualquier duración, 15 minutos, 30 minutos, 60 minutos o 90 minutos; Administrar abre la pestaña Programación de la página Calendario). También puedes copiarlo desde la sección Enlace de programación de la extensión de navegador de Read (haz clic en Copiar o en Administrar para abrir tus enlaces).
Desde el menú del lado izquierdo de Read:
Desde la extensión de navegador:
En la página Calendario > Programación, puedes usar los interruptores de Enlaces de programación predeterminados para desactivar cualquiera de los enlaces predeterminados para duraciones específicas. Esto hace que esos enlaces no se puedan usar y también elimina esa duración de reunión como opción del enlace base.
En la misma página, en Enlaces de programación personalizados, haz clic en Nuevo enlace personalizado para crear más enlaces. Los enlaces personalizados no caducan. En la ventana emergente Crear nuevo enlace personalizado, puedes configurar cada enlace personalizado con sus propios:
- Nombre del enlace personalizado
- Duración de la reunión (15, 30, 45, 60 o 90 minutos)
- Plataforma de conferencias
- Permitir programación: con cuánta antelación se puede programar una reunión (de 2 semanas a 6 meses)
- Requerir un aviso mínimo para la programación: si se requiere o no el aviso mínimo (establecido en Configuración de la cuenta > Smart Scheduler)
Haz clic en Guardar enlace personalizado para crearlo. Para cambiar o eliminar un enlace personalizado más adelante, haz clic en el menú ⋯ de su fila y elige Editar enlace personalizado o Eliminar enlace personalizado. Para desactivar temporalmente un enlace en lugar de eliminarlo, usa su interruptor.
Consejo: Si usas Ada, Ada también puede encargarse de la programación por ti a través del correo electrónico. Consulta Ada - Programación.
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