Ada puede gestionar tu calendario por ti y evitarte el intercambio interminable de mensajes, incluso entre distintas zonas horarias. Indícale a Ada tus preferencias de programación y se encargará del resto.
Antes de empezar
Para programar con Ada, necesitas:
- Una cuenta de Read AI
- Un calendario conectado
- Read Smart Scheduler activado, para que Ada pueda ver y editar tu calendario. Puedes activarlo en Configuración de la cuenta > Smart Scheduler. Consulta ¿Cómo funcionan los enlaces de Smart Scheduler?
Si aún no has conectado un calendario, Ada te pedirá que conectes uno la primera vez que hagas una solicitud de programación. Para obtener más información sobre la configuración, consulta Primeros pasos con Ada: la asistente ejecutiva de Read AI.
¿Cómo funciona la programación con Ada?
Este es el flujo habitual:
- Tú (o alguien que te envíe un correo electrónico) pone a Ada (ada@read.ai) en copia en una solicitud de programación, o le pide a Ada que programe una reunión.
- Ada comprueba la disponibilidad de tu calendario.
- Ada propone horarios disponibles a los demás participantes del hilo.
- Una vez confirmado un horario, Ada crea el evento en el calendario y envía la invitación.
¿Qué valores predeterminados de programación utiliza Ada?
Ada utiliza de forma predeterminada el horario laboral, los días laborables y un margen de aviso razonable. Específicamente:
- Ada prefiere disponer de entre 24 y 48 horas de antelación.
- No programa reuniones los fines de semana a menos que se lo pidas explícitamente.
- En la mayoría de los casos, Ada programa reuniones de 30 minutos, a menos que especifiques una duración diferente.
- Ada elige una aplicación de reuniones predeterminada según la integración de tu calendario y envía un enlace de videoconferencia.
Estos valores predeterminados te protegen de una programación demasiado agresiva. Puedes anular cualquiera de ellos enviando a Ada tus preferencias en lenguaje natural (por ejemplo, «Prefiero las reuniones por la mañana»). Ada utiliza tus preferencias personalizadas cuando eres tú quien inició la solicitud de programación. Si otra persona inició la solicitud y tú estás en el hilo, Ada sigue la configuración de Smart Scheduler.
Preguntas frecuentes
¿Puede Ada gestionar la programación de varias personas de distintas organizaciones?
Sí. Ada admite la programación entre distintos dominios con tres grupos de participantes: usuarios internos de tu dominio, contactos externos conocidos y contactos externos desconocidos. Al comprobar la disponibilidad, Ada consulta todos los calendarios a los que tiene acceso. Si no hay ningún horario que funcione para todos, Ada busca grupos más pequeños de participantes y prioriza los horarios que funcionan para el propietario principal del calendario.
¿Puede Ada gestionar reuniones recurrentes?
Ada ofrece compatibilidad básica con las reuniones recurrentes, pero es posible que algunas situaciones no funcionen como se espera.
¿Puede Ada reprogramar o cancelar reuniones?
Sí. Ada puede reprogramar y cancelar reuniones.
¿Qué ocurre si hay un conflicto de programación?
Ada detecta los conflictos del calendario, te informa y te pregunta qué quieres hacer. Si un horario propuesto no está disponible, Ada comprueba quién tiene el conflicto y puede ofrecerte programar otra reunión a la misma hora que determinadas reuniones. Primero tiene en cuenta el tipo de reunión; por ejemplo, las reuniones internas recurrentes pueden ser más flexibles.