O que são a notificação antecipada e a opção de não participar?
A notificação antecipada e a opção de não participar são recursos que avisam as pessoas com antecedência quando uma reunião será gravada com o Read AI e oferecem uma forma de não participar antes do início.
Quando um workspace ativa esse recurso, qualquer pessoa de fora desse workspace que seja convidada para uma reunião que um membro do workspace planeja gravar com o Read AI recebe um aviso por e-mail. Se essa pessoa optar por não participar, o Read AI não gravará a reunião para ninguém, e todas as pessoas que planejavam gravá-la serão informadas.
Use esse recurso para ser transparente com clientes, candidatos, parceiros e outros convidados sobre a gravação e para coletar as preferências deles antes da reunião, em vez de fazer isso durante a reunião.
Esse recurso está disponível apenas para workspaces e deve ser ativado por um administrador ou proprietário do workspace.
Recebeu um e-mail informando que um participante optou por não participar?
Se você usa o Read AI e recebeu um e-mail informando que um participante optou por não participar da gravação, veja o que aconteceu:
- Alguém convidado para a reunião pertence a um workspace do Read AI que ativou a notificação antecipada e a opção de não participar. Você não precisa estar nesse workspace nem ter essa configuração ativada para que isso se aplique.
- Um dos convidados recebeu um aviso e optou por não participar.
- O Read AI não entrará nem gravará a reunião para ninguém, inclusive para você, e nenhum relatório da reunião será criado.
Você não precisa fazer nada. Se ainda precisar de um registro da reunião, recomendamos combinar uma abordagem com os participantes. Você pode verificar o status da opção de não participar de uma reunião a qualquer momento na página Calendário. O restante deste artigo explica como o recurso funciona.
Como funciona
Quem recebe o aviso
Os avisos são enviados apenas aos convidados que não são membros do workspace que ativou a configuração. Os próprios membros desse workspace nunca os recebem.
Um aviso é enviado quando um membro desse workspace configura o Read AI para entrar em uma reunião agendada que inclui convidados externos.
Quando os avisos são enviados
| Quando é enviado | |
|---|---|
| Aviso inicial | Pouco depois de o Read AI ser configurado pela primeira vez para entrar na reunião (geralmente dentro de uma hora). Em uma série recorrente, apenas a primeira reunião recebe esse e-mail. |
| Lembrete | 24 horas antes de cada reunião, incluindo todas as reuniões de uma série recorrente. Não é enviado se o aviso inicial tiver sido enviado menos de 48 horas antes da reunião ou se alguém já tiver optado por não participar. |
Assim, cada convidado recebe no máximo dois e-mails para a primeira reunião e um e-mail para cada reunião posterior de uma série. Os avisos podem não ser entregues se o Read AI for adicionado menos de uma hora antes do início da reunião.
O e-mail informa quem planeja gravar, mostra o título, a data e o horário da reunião e inclui um botão Não participar da gravação. Ele também contém um link para uma página que explica como o Read AI trata os dados da pessoa.
O que acontece quando alguém opta por não participar
- O convidado clica em Não participar da gravação no e-mail e confirma na página de opção de não participação.
- O Read AI não entrará nem gravará essa reunião.
- Todas as pessoas que planejavam gravar a reunião com o Read AI recebem um e-mail informando o ocorrido. Se o convidado optar novamente por participar mais tarde, receberá outro e-mail informando que a reunião será gravada normalmente.
- No aplicativo do Read AI, a reunião é marcada como Não participar e as opções para adicionar o Read AI são desativadas (consulte O que os hosts do Read AI veem).
Depois que alguém opta por não participar, o Read AI respeita essa escolha mesmo que a pessoa seja removida do convite posteriormente. As pessoas também podem mudar de ideia e optar novamente por participar a qualquer momento antes do início da reunião, usando o mesmo link. Enquanto a reunião estiver em andamento, o link levará a pessoa para a página de opção de não participação durante a reunião. Optar por não participar nessa página exclui o áudio e o vídeo da reunião, e nenhum Relatório da reunião é criado.
Uma única opção de não participação se aplica à reunião inteira. Se várias pessoas planejavam gravá-la com o Read AI, ela não será gravada para nenhuma delas.
Ativar ou desativar a notificação antecipada e a opção de não participar
Você precisa ser proprietário ou administrador do workspace para alterar essa configuração. Ela se aplica a todos os membros do seu workspace.
- Abra o Read AI e acesse Configurações do workspace.
- Expanda a seção Preferências de entrada automática em reuniões.
- Ative ou desative a opção Notificação antecipada e opção de não participar:
Depois que a opção for ativada, os avisos serão enviados para reuniões agendadas depois disso e para reuniões existentes nas quais os membros do workspace tenham configurado o Read AI para entrar.
Se você desativá-la, nenhum novo aviso será enviado. As opções de não participação já enviadas continuarão válidas. Os convidados ainda poderão optar por não participar ou voltar a participar usando os avisos que já receberam, e os hosts continuarão sendo informados quando isso acontecer.
O que os hosts do Read AI veem
Aqui, “hosts” significa qualquer pessoa que planejava gravar a reunião com o Read AI. Isso inclui usuários do Read AI que não estão no workspace que ativou o recurso. Quando um convidado opta por não participar, os hosts ficam sabendo de duas maneiras.
Notificações por e-mail. Os hosts recebem um e-mail quando o primeiro participante opta por não participar, informando que o Read AI não entrará nem gravará automaticamente a reunião e que nenhum relatório da reunião será criado. O e-mail não informa quem optou por não participar.
Se esse participante optar novamente por participar e ninguém mais tiver optado por não participar, os hosts receberão um segundo e-mail informando que o Read AI entrará e gravará a reunião conforme agendado.
Para evitar o excesso de e-mails, o Read AI interrompe o envio dessas mensagens se um participante optar por não participar e voltar a participar muitas vezes. O último e-mail informa que é o aviso final para aquela reunião. Você ainda pode verificar o status atual da opção de não participação na página Calendário.
No aplicativo do Read AI. A reunião é marcada com o rótulo Não participar, e as opções para adicionar o Read AI são desativadas. Você pode ver isso na página Calendário no aplicativo web e no aplicativo para computador, além da seção “Reuniões de hoje” no aplicativo para computador. Isso se aplica a todas as pessoas convidadas para a reunião que usam o Read AI, não apenas ao host. Portanto, ninguém pode adicionar o Read AI a uma reunião da qual alguém optou por não participar.
Limitações
- Apenas reuniões agendadas. Os avisos dependem do convite do calendário. Reuniões não agendadas ou ad hoc sem um evento no calendário não recebem avisos.
- Adições de última hora. Se o Read AI for adicionado a uma reunião menos de uma hora antes do início, o aviso poderá não ser enviado.
- Gravações que o Read AI não consegue associar a um convite. Se uma reunião for gravada de uma forma que o Read AI não consiga vincular ao evento do calendário (por exemplo, se um usuário iniciar manualmente uma gravação pelo aplicativo para computador), a opção de não participar não impedirá a gravação. Os hosts ainda devem respeitar qualquer objeção apresentada pelos participantes.
- Hosts ocultos pelas configurações de privacidade do calendário. Se o convidado não conseguir ver o(s) host(s) do Read AI na cópia do evento do calendário (por exemplo, porque o organizador do evento ocultou a lista de convidados), o Read AI não enviará a essa pessoa um e-mail de notificação antecipada e opção de não participar. Isso protege a privacidade dos convidados cuja lista de convidados foi ocultada.
- Alguns hosts podem não ser identificados no aviso. O Read AI divulgará apenas os primeiros nomes dos hosts que estão no workspace com esse recurso ativado. Pode haver outros usuários do Read AI fora do workspace que também gravem a reunião, e eles podem até se tornar os proprietários do relatório.
- Workspaces HIPAA. Os avisos enviados em nome de um workspace HIPAA não incluem o título da reunião. Se um membro de outro workspace que tenha esse recurso ativado (e não seja HIPAA) também planejar gravar a reunião, os convidados poderão receber um aviso desse workspace que inclua o título.
- Quem é considerado externo. “Externo” é definido com base na associação ao workspace, não no domínio do e-mail. Um colega da sua empresa que não seja membro do seu workspace do Read AI receberá um aviso.
Os participantes também podem optar por não participar durante uma reunião. Consulte Como interromper ou não participar de uma gravação do Read AI para saber como isso funciona.
Perguntas frequentes
Posso escolher enviar avisos também para pessoas dentro do meu workspace?
Não, os avisos são enviados apenas aos convidados de fora do seu workspace. No entanto, você pode enviar feedback para solicitar essa opção.
Membros individuais podem ativar esse recurso apenas para as próprias reuniões?
Não. É uma configuração que abrange todo o workspace e que apenas proprietários e administradores podem alterar.
Um convidado pode optar por não participar apenas de parte da gravação, como o vídeo?
Não. Optar por não participar significa que o Read AI não gravará nem fará anotações dessa reunião.
Os convidados precisam ter uma conta do Read AI para optar por não participar?
Não. O link no e-mail funciona para qualquer pessoa para quem ele foi enviado.
Os hosts serão informados se um aviso não puder ser entregue?
Não. O Read AI tentará reenviar os e-mails se parecer que houve um problema temporário na entrega, mas não pode garantir que todos os convidados receberão ou verão o e-mail na caixa de entrada.
Não estou em um workspace com esse recurso ativado. Por que minha reunião foi afetada?
Se algum usuário do Read AI que planeja gravar a reunião pertencer a um workspace com a notificação antecipada e a opção de não participar ativadas, os convidados de fora desse workspace receberão um aviso. Se um deles optar por não participar, o Read AI não gravará a reunião para ninguém.
As opções de não participação impedem alguém de gravar uma reunião manualmente?
As opções de não participação impedem que o Read AI grave automaticamente uma reunião agendada. No entanto, os usuários ainda podem optar por adicionar manualmente o Read AI a uma reunião depois que ela começar. Isso é permitido para ajudar a garantir que as reuniões possam ser capturadas caso a opção de não participação tenha sido selecionada por engano ou a pessoa tenha mudado de ideia (não é possível cancelar uma opção de não participação depois que a reunião começou). Os usuários do Read AI devem sempre confirmar com os participantes se eles concordam com a gravação, e os participantes sempre podem optar por não participar durante a reunião, se necessário.