P: ¿Qué es la Política de reuniones?
R: En la Política de reuniones puedes encontrar los mejores días de la semana y las mejores horas del día para tener una reunión. También hay desgloses adicionales por tamaño y duración de la reunión, para que puedas determinar el mejor día, hora y tamaño de la reunión que deberías tener. Todos los desgloses se pueden consultar por puntuación de la reunión, participación, sentimiento y tasa de puntualidad*.
*“Reunión puntual”: se determina según el momento en que Read detecta que el primer participante (normalmente el anfitrión) se une a la reunión. Si el primer participante se une a la reunión dentro del minuto posterior a la hora programada, la reunión se considera “puntual”. En algunas plataformas (por ejemplo, Google Meet), Read debe ser admitido en la reunión y, si Read es admitido después de 1 minuto, no sabe cuándo comenzó realmente la reunión, por lo que la reunión se considera “puntual” de forma predeterminada.
P: ¿Cómo puedo ver las métricas de reuniones agregadas?
R: En la parte superior de las páginas Política de reuniones, Panel, Administrador de reuniones e Informe de la reunión encontrarás menús desplegables que te permiten agregar por organización y equipo. Incluso puedes profundizar hasta el nivel individual si la configuración de usuario te lo permite.
P: ¿Cómo puedo personalizar el Asistente de Read?
R: Si eres administrador de Workspace, ve a Administrar Workspace y, en la pestaña “Configuración”, expande la sección “Asistente”. Aquí puedes elegir cómo se muestra el Asistente en determinadas plataformas de reuniones. Consulta ¿Cómo puedo personalizar la pantalla del Asistente de Read que se muestra durante las reuniones? para obtener más información.
P: ¿Qué configuraciones administrativas están disponibles para los Workspaces?
R: Read ofrece control total sobre qué usuarios pueden acceder a los distintos aspectos de los análisis de reuniones del Workspace. Esto se hace asignando a cada usuario de tu Workspace un rol (Usuario, Administrador o Administrador) y configurando después los permisos del Workspace (que se encuentran en Configuración del Workspace) para cada rol.
P: ¿Cómo configuro la configuración de un equipo específico y no la configuración general del Workspace?
R: Cada equipo puede configurarse con los ajustes que mejor se adapten a la forma en que utiliza Read. Para ajustar la configuración del equipo, ve a Configuración del Workspace > selecciona el equipo que deseas configurar > selecciona el icono de engranaje en la parte superior derecha. Aquí puedes elegir a qué pestañas puede acceder el equipo, si la transcripción debe estar activada y el nivel de informes que se comparte entre los miembros del equipo.
P: En nuestra organización, los empleados pueden formar parte de varios equipos diferentes. ¿Pueden los usuarios formar parte de varios equipos en un Workspace de Read?
R: ¡Sí! Un usuario puede añadirse a varios equipos. Por ejemplo, si tuvieras un equipo Ejecutivo configurado en el Workspace y los miembros del equipo Ejecutivo también formaran parte del equipo de Ventas, podrían ser miembros de ambos equipos en el Workspace.
P: Quiero cambiar a un miembro del equipo del rol de Usuario al rol de Administrador, ¿cómo lo hago?
R: Para ajustar el rol de un miembro del equipo, ve a Configuración del Workspace > selecciona el equipo al que pertenece > luego elige “Administrador” en el menú desplegable Rol del equipo.
P: Soy administrador y quiero tener visibilidad sobre cómo van las reuniones de mi equipo.
R: Deberás solicitar a tu administrador que actualice los permisos del Workspace para “Acceso a informes del equipo” y permita que los administradores puedan verlos. Este permiso se encuentra en Administrar Workspace > Permisos > Acceso a informes de reuniones > Acceso a informes del equipo.
P: ¿Todos los miembros de un Workspace pueden ver los análisis de reuniones de los demás?
R: Esto depende de cómo el administrador del Workspace haya configurado el rol y los permisos de cada usuario. Un Workspace puede configurarse de varias formas: todos tienen total transparencia sobre todos los informes de reuniones, solo los administradores pueden ver los informes de otros usuarios o nadie puede ver los informes de los demás. Los permisos son altamente personalizables, por lo que un Workspace puede configurarse para adaptarse a las necesidades de su organización.
P: Queremos usar la transcripción en nuestro Workspace, pero no queremos que todos puedan ver las transcripciones de las reuniones.
R: Primero debes asegurarte de que la transcripción esté activada para el Workspace. Esto se encuentra en Administrar Workspace > Configuración > Grabación y reproducción.
Después, para establecer qué roles de usuario pueden ver las transcripciones de las reuniones, ve a Administrar Workspace > Permisos > Acceso a informes de reuniones > Transcripciones. Aquí puedes elegir qué nivel de usuario puede ver las transcripciones de las reuniones y si los administradores pueden cambiar esta configuración para sus equipos.
P: ¿Qué sucede si elimino a alguien de mi Workspace?
R: Si eliminas a un usuario de tu Workspace, cualquier reunión de la que ese usuario fuera propietario debería seguir siendo accesible para quienes tenían acceso antes de su eliminación. Los informes que haya creado o de los que haya sido propietario mientras estaba en el Workspace seguirán asociados al Workspace (por ejemplo, tu administrador podría verlos si habilitó el acceso global a los informes), ya que de ahí procedía la licencia que le permitió obtener el informe. Sin embargo, el usuario eliminado seguirá apareciendo como propietario de sus reuniones y también seguirá teniendo acceso a ellas, así como la posibilidad de eliminar el acceso de otras personas o borrar el informe por completo. Actualmente no hay forma de transferir la propiedad de un informe.