¡Te damos la bienvenida y gracias por explorar la plataforma Read! Esta guía te explicará la configuración, las prácticas recomendadas y algunos consejos para evaluar las capacidades de la plataforma. Te ayudará a aprovechar al máximo tu prueba. Read AI está diseñado para simplificar tus reuniones mediante la toma automática de notas, una potente búsqueda empresarial, sólidas funciones de seguridad e integraciones fluidas. Solo tienes que seguir estos pasos para comenzar y descubrir cómo Read puede ayudarte a ti y a tu equipo.

Todos los usuarios nuevos obtienen una prueba gratuita de Read Enterprise que se activa automáticamente cuando crean su cuenta por primera vez. En ningún momento durante la prueba se solicitará una tarjeta de crédito. Una vez finalizada la prueba, los usuarios pasarán automáticamente al plan gratuito, donde podrán seguir usando Read indefinidamente.

Si no tienes una cuenta de Read y quieres probar Read con varios usuarios de tu organización, sigue los pasos indicados aquí para comenzar.

NOTA:

Si ya tienes una cuenta de Read AI y tu prueba gratuita ha finalizado, no podrás volver a activarla. En ese caso, ponte en contacto con Ventas para solicitar una prueba grupal.

Ten en cuenta que las pruebas gratuitas no incluyen créditos de carga, que permiten cargar tus propias grabaciones de audio y video para generar un informe de reunión de Read para una reunión a la que Read no asistió, como una reunión presencial o una reunión de una plataforma no compatible. Si quieres probar la función de carga de archivos, puedes comprar créditos de carga por $0.04 centavos por minuto desde la página Plan y facturación.

ANTES DE COMENZAR

Prepárate para alcanzar el éxito

Mide los resultados

Tener presentes ciertas métricas al comenzar a usar Read te ayudará a identificar su valor para ti y tu equipo de forma más eficaz. Para asegurarte de aprovechar al máximo la prueba, dedica un momento a responder estas preguntas rápidas.

¿Cuánto tiempo y energía dedicas a tareas administrativas relacionadas con las reuniones (preparación, asistencia y seguimiento) y los correos electrónicos (lectura, priorización y respuesta)? ¿Cómo te gustaría que esto cambiara?
¿Cuánto tiempo y energía dedicas a tareas relacionadas con compartir, actualizar o encontrar información entre equipos y plataformas de colaboración (por ejemplo, Slack, HubSpot, Salesforce, Jira, Notion, Confluence, etc.)? ¿Cómo te gustaría que esto cambiara?
¿Cómo describirías tu eficiencia y productividad actuales? (Considera factores como la participación, los seguimientos, las tareas completadas, la frecuencia con la que se pasan cosas por alto, la carga de trabajo y los niveles de agotamiento, entre otros). ¿Cómo te gustaría que esto cambiara?

PASOS

NOTA: La prueba se activará inmediatamente después de crear tu cuenta. Solo puedes activar la prueba una vez, así que no la inicies hasta que estés listo para agregar usuarios y probar el producto de inmediato.

1. Decide quién será el propietario del espacio de trabajo

Las pruebas tienen más éxito cuando el propietario del espacio de trabajo participa activamente y puede coordinar la incorporación, la configuración y las invitaciones de usuarios.

Si tú serás el propietario del espacio de trabajo: continúa con el paso 2.
Si tú no serás el propietario del espacio de trabajo: comparte esta página con el propietario del espacio de trabajo para que pueda crear y configurar el espacio de trabajo.

2. Crea tu cuenta de Read

Read.ai > Crear una cuenta. Se te pedirá que conectes tu calendario principal y concedas acceso a Read. A continuación, llegarás a tu panel y verás un cuadro de diálogo emergente que explica por qué te pedimos conectar tu calendario y te ofrece la opción de cambiar la configuración de incorporación automática. Configuraremos tus ajustes unos pasos más adelante, así que cierra ese cuadro de diálogo. Verás la siguiente ventana emergente, que ofrece una breve descripción general de lo que hace Read. Tómate tu tiempo para revisarla. Cuando estés listo, cierra también esa ventana emergente.

3. Crea un espacio de trabajo

Mientras tengas la sesión iniciada, haz clic en el botón “Agregar personas” del menú de navegación izquierdo. Esto iniciará el flujo de creación del espacio de trabajo.
Agrega un nombre para tu espacio de trabajo y revisa y acepta el Acuerdo de procesamiento de datos de Read.
Omite por ahora la creación de equipos: uno de los principales casos de uso de un equipo del espacio de trabajo es compartir automáticamente todos los informes con sus miembros o con sus gerentes. Esto debe considerarse una configuración avanzada que se ajustará después de definir los casos de uso de los equipos (por ejemplo, organización de ventas o gerentes). Continúa con el paso 3 para invitar a personas a tu espacio de trabajo.
Omite por ahora la invitación de personas: lo haremos más adelante.
Haz clic en «Siguiente» en la página de configuración; veremos cómo configurarla en un momento.
Haz clic en «Finalizar» en la página de integraciones. También las revisaremos en un momento.

¡Tu espacio de trabajo se ha creado! La página a la que llegarás es donde puedes administrar la configuración de tu espacio de trabajo.

Puedes volver a acceder a esta página en el futuro haciendo clic en tu nombre, en la esquina inferior izquierda del panel, y seleccionando Configuración del espacio de trabajo.

4. Configura los permisos de usuario del espacio de trabajo

Como propietario del espacio de trabajo, decidirás qué tipo de configuración quieres para tu organización. Determinarás las preferencias de incorporación automática, controlarás qué integraciones están permitidas, administrarás el acceso de los usuarios y configurarás una serie de otros ajustes. Puedes cambiar la configuración en cualquier momento.

Si necesitas avanzar lentamente hasta que los administradores y usuarios se sientan cómodos con el conjunto de funciones y funcionalidades, recomendamos una configuración conservadora. Esto significa que Read debe agregarse manualmente a las reuniones y que ningún informe se comparte automáticamente. El acceso es limitado.

Si estás listo para usar Read ampliamente y adoptar un enfoque colaborativo en todo tu equipo, recomendamos una configuración colaborativa. Esto significa que Read se unirá a las reuniones y compartirá informes automáticamente, eliminando los silos al compartir conocimientos entre los equipos. Funciona bien si tienes un entorno abierto o si ya has utilizado herramientas similares.

También puedes elegir un punto intermedio y optar por una configuración intermedia. Algunas cosas estarán automatizadas, pero podrás comenzar de forma gradual.

Configuración conservadora:

Como administrador del espacio de trabajo, puedes ajustar las preferencias de incorporación automática, controlar qué integraciones están permitidas, administrar el acceso de los usuarios y configurar una serie de otros ajustes para tu organización.

Desde la pestaña Configuración

Configuración de incorporación automática

Selecciona «Los usuarios seleccionan manualmente las reuniones a las que se incorpora Read». Esto significa que Read no intentará unirse automáticamente a tus reuniones; tendrás que agregar Read manualmente a las reuniones en las que quieras usarlo.
Selecciona «Unirse solo a reuniones internas», aunque esta configuración no tendrá un efecto real porque la incorporación automática se desactivó anteriormente.
Desactiva «incorporarse automáticamente a reuniones no programadas» para el espacio de trabajo.

Configuración de informes y uso compartido

Desactiva «Descargas»; esto significa que los usuarios no podrán descargar el contenido de los informes.
En Uso compartido de informes
- Selecciona «sin acceso» para Acceso de participantes internos y Acceso de participantes externos. Esto significa que nadie fuera del propietario del informe tendrá acceso automático a los informes, por lo que deberá concederse el acceso manualmente.
- Selecciona «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable tanto para Acceso de participantes internos como para Acceso de participantes externos.
- Desactiva «Permitir acceso mediante enlaces públicos». Esto mejora la privacidad y la seguridad al evitar que espectadores no previstos o no autorizados accedan al material mediante un enlace compartido.
- Desactiva «detección de dominio» y selecciona «no permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable. Esto significa que los miembros del espacio de trabajo no podrán descubrirse fácilmente dentro de tu dominio para compartir informes. Por ejemplo, cuando escribas un nombre para compartir un informe, los usuarios no aparecerán en el autocompletado ni como recomendaciones para compartir.
En Distribución, desactiva todas las opciones y asegúrate de que «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» esté seleccionado en el menú desplegable de «Enlace al panel de la reunión en directo». Esto significa que los informes de las reuniones no se compartirán automáticamente. En su lugar, podrás compartirlos manualmente cuando sea necesario.

Integraciones

Desactiva todas las integraciones excepto las que quieras permitir que los usuarios del espacio de trabajo conecten a Read. Para comenzar de la forma más conservadora, puedes desactivar todas las integraciones excepto las tres integraciones de calendario: Google, Outlook y Zoom. Ten en cuenta que la configuración de integraciones del espacio de trabajo de Read no conecta automáticamente ninguna integración para los usuarios; en su lugar, determina qué integraciones pueden conectar los usuarios.

Desde la pestaña Permisos

El Acceso a informes de reuniones y las Métricas y tendencias agregadas son relevantes una vez que comiences a usar equipos en tu espacio de trabajo, por lo que puedes ignorarlos por ahora.

En Permisos avanzados, encontrarás «Acceso global a informes». Los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden activar esta configuración, que les permite ver cualquier informe de reunión propiedad de los usuarios de su espacio de trabajo. Read recomienda activarla únicamente si es absolutamente necesario, para proteger la privacidad de los usuarios.

¡Listo!

¡Tu espacio de trabajo de Read ya está configurado! Desde aquí, puedes ir a la pestaña Personas e invitar a otras personas de tu organización a unirse. A medida que los usuarios se familiaricen con Read, puedes activar configuraciones más flexibles para que aprovechen mejor las capacidades de Read.

NOTA: Configuraste los ajustes del espacio de trabajo, pero cada miembro del espacio de trabajo, incluido tú, tendrá ajustes individuales de cuenta que podrá personalizar. Esta configuración es bastante restrictiva, por lo que no habrá mucho que cambiar allí. Puedes acceder a tus ajustes individuales haciendo clic en tu nombre, en la esquina inferior izquierda del panel, y seleccionando «Configuración de la cuenta».

Configuración intermedia:

Desde la pestaña Configuración

Configuración de incorporación automática

En Rol en la reunión, selecciona «Permitir que Read se una a las invitaciones del calendario cuando el usuario sea el anfitrión».
En Tipos de reunión, selecciona «Permitir que Read se una únicamente a reuniones internas».
Desactiva «incorporarse automáticamente a reuniones no programadas» para el espacio de trabajo.

Configuración de informes y uso compartido

En Uso compartido de informes
- En Acceso de participantes internos, selecciona «Acceso de visualización» y selecciona «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia». Esto significa que las personas de tu organización que reciban un informe podrán verlo, pero no editarlo, a menos que el propietario del informe decida aumentar su nivel de acceso.
- En Acceso de participantes externos, selecciona «Acceso de visualización» o «Sin acceso» y selecciona «no permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
- Activa «Permitir acceso mediante enlaces públicos» y selecciona «Miembros del espacio de trabajo». Esto permitirá que cualquier persona de tu espacio de trabajo acceda a cualquier informe si se comparte el enlace con ella.
- Activa «detección de dominio» y selecciona «no permitir que los usuarios actualicen esta preferencia». Esto significa que los miembros del espacio de trabajo podrán descubrirse fácilmente dentro de tu dominio para compartir informes. Por ejemplo, cuando escribas un nombre para compartir un informe, los usuarios aparecerán en el autocompletado o como recomendaciones para compartir.
En Distribución
- Activa únicamente «Resúmenes de reuniones». Esto significa que los informes se compartirán automáticamente con los participantes de la reunión según el acceso que hayas determinado anteriormente.
- Activa «Enlace al panel de la reunión en directo» y selecciona «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia». Esto significa que los usuarios podrán acceder a sus métricas en directo durante las reuniones.

Integraciones

Desactiva todas las integraciones excepto las que quieras permitir que los usuarios del espacio de trabajo conecten a Read. Ten en cuenta que la configuración de integraciones del espacio de trabajo de Read no conecta automáticamente ninguna integración para los usuarios; en su lugar, determina qué integraciones pueden conectar los usuarios.
- Activa las integraciones de calendario. Esto permitirá que Read sepa a qué reuniones debe unirse.
- Activa tu proveedor de correo electrónico preferido en Productividad. Esto permitirá que Read genere resúmenes temáticos de tu bandeja de entrada para mostrar las conversaciones importantes.
- Activa las integraciones de Colaboración y CRM que utilice tu organización. Estas permiten enviar automáticamente elementos de acción e informes a esas plataformas para que Read pueda ayudarte allí donde ya trabajas.
- Activa tu integración de mensajería preferida para que Read pueda compartir informes de reuniones en esos canales en lugar del correo electrónico, o además de este.

Desde la pestaña Permisos

El Acceso a informes de reuniones y las Métricas y tendencias agregadas son relevantes una vez que comiences a usar equipos en tu espacio de trabajo, por lo que puedes ignorarlos por ahora.

¡Listo!

NOTA: Configuraste los ajustes del espacio de trabajo, pero cada miembro del espacio de trabajo, incluido tú, tendrá ajustes individuales de cuenta que podrá personalizar. Esta configuración permite cierta personalización en los lugares donde seleccionaste «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia». Esas serán las secciones que los usuarios individuales podrán cambiar desde sus ajustes. Puedes acceder a tus ajustes individuales haciendo clic en tu nombre, en la esquina inferior izquierda del panel, y seleccionando «Configuración de la cuenta».

Configuración colaborativa:

Desde la pestaña Configuración

Preferencias de incorporación automática

En Rol en la reunión, selecciona «Permitir que Read se una a todas las invitaciones del calendario».
En Tipos de reunión, selecciona «Permitir que Read se una a todos los tipos de reuniones».
Deja activada la opción «Incorporarse automáticamente a reuniones no programadas» para el espacio de trabajo.

Configuración de informes y uso compartido

En Uso compartido de informes
- En Acceso de participantes internos, selecciona «Acceso de edición» y selecciona «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia». Esto significa que las personas de tu organización que reciban un informe podrán editarlo, pero los propietarios de los informes pueden reducir el nivel de acceso según sea necesario.
- En Acceso de participantes externos, selecciona «Acceso de visualización» y selecciona «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia». Esto significa que las personas ajenas a tu organización que reciban un informe podrán verlo, pero no editarlo, a menos que los propietarios de los informes decidan aumentar el nivel de acceso según sea necesario.
- Activa «Permitir acceso mediante enlaces públicos» y selecciona «Miembros del espacio de trabajo». Como alternativa, seleccionar «Cualquiera que tenga el enlace» significa que los usuarios podrán compartir manualmente el enlace del informe con quien quieran y el destinatario no tendrá que crear una cuenta de Read. Esto puede ser útil si compartes informes con nuevos clientes o socios; solo ten en cuenta que, con esta configuración, Read no podrá saber exactamente quién tiene acceso al informe.
- Activa «detección de dominio» y selecciona «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable. Esto significa que los miembros del espacio de trabajo podrán descubrirse fácilmente dentro de tu dominio para compartir informes, pero podrán cambiar esta opción. Por ejemplo, cuando escribas un nombre para compartir un informe, los usuarios aparecerán en el autocompletado o como recomendaciones para compartir.
En Distribución
- Activa todo. Esto significa que los informes se compartirán automáticamente con los participantes de la reunión según el acceso que hayas determinado anteriormente.
- Asegúrate de que «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» esté seleccionado en el menú desplegable de «Enlace al panel de la reunión en directo», para que puedan desactivarlo si lo desean.

Integraciones

Activa todas las integraciones que quieras permitir que los usuarios del espacio de trabajo conecten a Read. Ten en cuenta que la configuración de integraciones del espacio de trabajo de Read no conecta automáticamente ninguna integración para los usuarios; en su lugar, determina qué integraciones pueden conectar los usuarios.
- Activa las integraciones de calendario. Esto permitirá que Read sepa a qué reuniones debe unirse.
- Activa tu proveedor de correo electrónico preferido en Productividad. Esto permitirá que Read genere resúmenes temáticos de tu bandeja de entrada para mostrar las conversaciones importantes.
- Activa las integraciones de toma de notas, Colaboración y CRM que utilice tu organización. Estas permiten enviar automáticamente elementos de acción e informes a esas plataformas para que Read pueda ayudarte allí donde ya trabajas.
- Activa tu integración de mensajería preferida para que Read pueda compartir informes de reuniones en esos canales en lugar del correo electrónico, o además de este.
- Si tu empresa utiliza una plataforma que aún no está integrada con Read, ¡háznoslo saber! Mientras tanto, puedes activar Webhooks y Zapier para que los usuarios creen automatizaciones.

Desde la pestaña Permisos

El Acceso a informes de reuniones y las Métricas y tendencias agregadas son relevantes una vez que comiences a usar equipos en tu espacio de trabajo, por lo que puedes ignorarlos por ahora.

En Permisos avanzados, encontrarás «Acceso global a informes». Los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden activar esta configuración, que les permite ver cualquier informe de reunión propiedad de los usuarios de su espacio de trabajo. Para proteger la privacidad de los usuarios, Read recomienda activarla únicamente si es necesario.

¡Listo!

¡Tu espacio de trabajo de Read ya está configurado para que tu empresa aproveche mejor las capacidades de Read!

NOTA: Configuraste los ajustes del espacio de trabajo, pero cada miembro del espacio de trabajo, incluido tú, tendrá ajustes individuales de cuenta que se rigen por la configuración del espacio de trabajo. Puedes acceder a ellos haciendo clic en tu nombre, en la esquina inferior izquierda del panel, y seleccionando «Configuración de la cuenta». Cada usuario que invites a la prueba tendrá ajustes similares y podrá personalizarlos según cómo hayas configurado tu espacio de trabajo.

5. Agrega licencias a tu espacio de trabajo

Como hasta ahora eres la única persona en la prueba, tendrás que agregar el número de licencias que necesitas para cubrir a todos los usuarios de la lista que preparaste. Haz clic en tu correo electrónico, en la esquina inferior izquierda del panel, y selecciona «Plan y facturación».

En la página Plan y facturación, en Uso de licencias, en la parte superior derecha, selecciona «Agregar licencias». Se abrirá una ventana donde podrás agregar las licencias que necesitas (1 licencia por usuario). No se solicitará ninguna tarjeta de crédito. Volverás a la página Plan y facturación, donde verás el número total de licencias disponibles. Ejemplo: si vas a probar Read con 5 colegas más, agrega 5 licencias más, para un total de 6.

6. Agrega usuarios al espacio de trabajo

Ahora puedes agregar usuarios al espacio de trabajo enviando invitaciones a todos los colegas que identificaste en tu lista. En la pestaña Personas, selecciona el botón «Agregar personas» a la derecha.

En la ventana emergente, puedes escribir las direcciones de correo electrónico de los usuarios que invitarás. Haz clic en «agregar otra» tantas veces como sea necesario hasta agregar a todas las personas que quieras incluir en la prueba. Cuando estés listo, haz clic en «Enviar invitaciones».

Las invitaciones se enviarán a sus bandejas de entrada y, una vez aceptadas, se les pedirá que creen una cuenta de Read para unirse a tu espacio de trabajo. Recomendamos agregar usuarios desde el principio para que puedan aprovechar plenamente Read AI durante las fechas de la prueba.

RECOMENDACIÓN:

Este artículo contiene información útil que guiará a tus colegas en la creación de sus cuentas de Read y su incorporación a tu espacio de trabajo; es buena idea compartirlo con ellos.

7. ¡Empieza a trabajar de forma más inteligente con Read AI!

¡Ya está todo listo! Espera ver un informe de reunión cada vez que Read se una a una reunión. Si algo no funciona como esperabas, consulta la sección Solución de problemas a continuación.

Es buena idea familiarizarte con tu panel, así que explóralo para ver dónde está cada cosa. Estas son algunas páginas útiles:

En tu página Calendario deberías ver tus próximas reuniones y que «¿Agregar Read?» esté activado para tus reuniones según tus preferencias de incorporación. Puedes activar o desactivar Read para cualquier reunión específica ajustando ese interruptor.
Tu página Informes incluye los informes que te pertenecen y los informes compartidos contigo. Si alguna vez hay problemas para grabar una reunión, también puedes encontrarlos en la pestaña Incompletos, junto con una explicación de lo ocurrido. Los informes ofrecen muchos datos valiosos, no solo en forma de elementos de acción y resúmenes, sino también recomendaciones para ayudarte a ser un mejor orador y métricas para que tengas mejores reuniones.
Visita Configuración de la cuenta > Uso compartido de informes > Distribución de informes. Aquí puedes determinar cómo recibirás las notificaciones cuando haya un informe nuevo disponible (por correo electrónico o chat).
Desde Configuración de la cuenta > Perfil puedes agregar una contraseña a tu cuenta, lo cual es muy recomendable para proteger tu acceso.
Configura la disponibilidad del Programador inteligente desde Configuración de la cuenta > Programador inteligente para facilitar la programación de reuniones con otras personas.

NOTA:

La página Para ti y la página Política de reuniones contienen datos agregados correspondientes a un periodo de 2 semanas, por lo que probablemente no verás contenido allí hasta después de la prueba.

REUNIONES+

Read AI te permite convertir conversaciones en acciones, así que asegúrate de probar Preguntar a Read para encontrar información relevante en reuniones, correos electrónicos, documentos y chats en cuestión de segundos. Es como tener un recuerdo perfecto de cada conversación que hayas tenido y ofrece mucho más que resultados de búsqueda: genera informes de estado, borradores de correos electrónicos y agendas. Las nuevas incorporaciones pueden ponerse rápidamente al día sobre proyectos en curso sin largas reuniones introductorias. ¿Necesitas algo mientras un colega está ausente? Obtén respuestas a partir de la información compartida sin interrumpir su descanso. Y cuando alguien se vaya, sus conocimientos permanecerán con el equipo, integrados en tu espacio de trabajo.

Preguntar a Read mejora con el trabajo en equipo. Cuando tu equipo comparte informes de reuniones y recursos, tu base de conocimientos crece y ofrece respuestas más completas y relevantes. Pero siempre tienes el control sobre lo que se comparte y lo que permanece privado, para garantizar que solo la información que elijas sea accesible para otras personas.

¡Pruébalo desde la página Preguntar a Read!

¡Te damos la bienvenida a la comunidad de usuarios de Read AI! Estás en buena compañía.

REVISIÓN A LOS 3 DÍAS

La prueba terminará antes de que te des cuenta, por lo que te recomendamos revisar estas preguntas después de que hayan transcurrido tres semanas para asegurarte de que realmente estás aprovechando la prueba.

¿Has agregado Read a una reunión?
¿Has revisado y compartido un informe?
¿Has enviado un informe o un elemento de acción directamente a tu CRM u otra integración?
¿Has descargado la extensión de Chrome de Read AI o agregado la aplicación Read a tu plataforma de reuniones para acceder más fácilmente?
¿Has usado Preguntar a Read para
- ¿Encontrar un detalle mencionado durante una reunión o por chat?
- ¿Redactar materiales de capacitación?
- ¿Generar una nueva agenda o un correo electrónico de seguimiento desde un informe?

Si respondes «no» a alguna de estas preguntas, ¡todavía estás a tiempo! Inicia sesión en tu cuenta de Read AI y empieza a trabajar de forma más inteligente.

ANTES DE COMENZAR

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PASOS

REUNIONES+

REVISIÓN A LOS 3 DÍAS

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