Introducción a Read

Read es un asistente de reuniones impulsado por IA que se integra perfectamente con Zoom, Google Meet y Microsoft Teams para mejorar su experiencia en las reuniones. Al aprovechar la tecnología de IA de vanguardia, Read proporciona resúmenes completos de las reuniones, transcripciones precisas, reproducción de video y mucho más, todo diseñado para optimizar la eficiencia y eficacia de las reuniones en tiempo real y de forma asíncrona.

Con Read, puede esperar resúmenes de reuniones pulidos y profesionales que capturan los puntos clave, las decisiones y las tareas pendientes tratadas en cada reunión. Las transcripciones generadas por IA garantizan una documentación precisa de toda la conversación, lo que permite consultar y recuperar fácilmente información importante. Además, la función de reproducción de audio/video le permite volver a revisar secciones específicas de la reunión sin esfuerzo, ahorrándole tiempo y eliminando la necesidad de revisar grabaciones extensas.

La integración de Read con las videoconferencias le permite disfrutar de un flujo de trabajo de reuniones más sencillo y productivo. Al aprovechar las capacidades de la IA, Read transforma sus reuniones en sesiones bien organizadas y prácticas, maximizando el valor de su tiempo y fomentando la colaboración.

Nos complace presentar Read como una valiosa incorporación a sus herramientas para reuniones y creemos que contribuirá significativamente a mejorar la experiencia general de las reuniones para todos los participantes.

Video introductorio de Read: Este video de 1,5 minutos es una introducción sencilla a Read AI y a algunas de las capacidades de la plataforma. Introducción a Read AI

Para administradores

Si va a administrar Read para su organización, está en el lugar indicado. En las secciones siguientes se le guiará por el proceso inicial para crear y configurar su Workspace, que es la forma en que gestionará a los diferentes usuarios de su organización. Los Workspaces le permiten configurar ajustes y permisos para sus usuarios, activar o desactivar distintas funciones y pagar las licencias de todos los usuarios mediante una única suscripción.

Para obtener más información sobre todas las funciones de Workspaces, consulte:

¿Qué incluyen los planes de pago de Read para empresas/grupos en Workspaces?

Configuración inicial y facturación

Para gestionar Read para su organización, primero debe crear un Workspace:

Designe un propietario del Workspace.
- Este usuario será un «superadministrador» del Workspace, se encargará de la facturación y tendrá los permisos máximos para configurar y gestionar el Workspace.
- El propietario puede designar a otros usuarios como administradores y siempre puede transferir la propiedad a otra persona más adelante.
El propietario ya debe tener o crear una cuenta de Read e iniciar sesión en Read.
A continuación, vaya a la página Comparar planes para seleccionar y comprar una suscripción para su Workspace
- Nota: deberá comprar una licencia para cada usuario que quiera añadir, pero puede reasignarlas.
Después de la compra inicial, haga clic en el enlace «Añadir personas» de la barra de navegación izquierda. Esto creará un Workspace, que es la forma de añadir usuarios a su cuenta.

Para obtener más información, consulte:

Configuración de Workspace

Solo el propietario y los administradores del Workspace pueden configurar sus ajustes. Al crear el Workspace por primera vez, se pide a los propietarios que revisen varios ajustes clave, pero todos los ajustes se pueden modificar en cualquier momento desde la página Configuración de Workspace. Para obtener más información sobre la configuración de Workspace, consulte: ¿Cuáles son todos los ajustes y permisos disponibles con Workspaces?

Si necesita avanzar lentamente hasta que los administradores y usuarios se familiaricen con el conjunto de funciones y funcionalidades, recomendamos una configuración conservadora. Esto significa que Read debe añadirse manualmente a las reuniones y que no se comparte ningún informe automáticamente. El acceso es limitado.
Si está listo para usar Read ampliamente y tiene un enfoque colaborativo en todo el equipo, recomendamos una configuración colaborativa. Esto significa que Read se unirá a las reuniones y compartirá informes automáticamente, eliminando los silos al compartir conocimientos entre equipos. Funciona bien si tiene un entorno abierto o si ya ha utilizado herramientas similares.
También puede optar por una configuración intermedia. Algunas cosas se automatizarán, pero aún podrá comenzar lentamente.

Configuración conservadora:

Gestionar Workspace > Configuración > Preferencias de incorporación automática a reuniones:
- Seleccione «Los usuarios seleccionan manualmente las reuniones a las que se une Read» en Rol en la reunión. Read no intentará unirse automáticamente a sus reuniones, por lo que deberá añadirlo manualmente.
- Seleccione «Desactivado para el Workspace» en Reuniones no programadas con incorporación automática. Esto garantiza que Read no intente unirse manualmente; los usuarios siempre tendrán que añadir Read manualmente a sus reuniones.
Gestionar Workspace > Configuración > Informes y uso compartido:
- Desactive «Descargas».
- En Acceso de participantes internos, seleccione «Sin acceso».
- En Acceso de participantes externos, seleccione «Sin acceso».
- Seleccione «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable tanto para Acceso de participantes internos como para Acceso de participantes externos.
- Deje la configuración de acceso mediante enlace como «Sin acceso mediante enlace» y desactive «Permitir acceso público mediante enlace».
- Desactive «detección de dominio» y seleccione «no permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
- Asegúrese de que el enlace del panel de control de la reunión en directo esté desactivado y de que «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» esté seleccionado en el menú desplegable.
Gestionar Workspace > Equipos
- No cree ningún equipo inicialmente. Una de sus funciones principales es compartir automáticamente todos los informes con los miembros o administradores del equipo.
- Esto debe considerarse un ajuste avanzado que se configurará después de definir los casos de uso de los equipos (por ejemplo, organización de ventas, administradores).
Gestionar Workspace > Configuración > Integraciones:
- Desactive todas las integraciones excepto las cuatro integraciones de calendario: Google, Google Meet, Outlook y Zoom. Tenga en cuenta que la configuración de integraciones del Workspace de Read no conecta automáticamente ninguna integración para los usuarios; en su lugar, determina qué integraciones pueden conectar los usuarios.

Configuración intermedia:

Gestionar Workspace > Configuración > Preferencias de incorporación automática a reuniones:
- En Rol en la reunión, seleccione «Permitir que Read se una a las invitaciones del calendario cuando el usuario sea el anfitrión».
- En Tipos de reuniones, seleccione «Permitir que Read se una únicamente a reuniones internas».
- En Reuniones no programadas con incorporación automática, seleccione «Los miembros pueden permitirlo».
Gestionar Workspace > Configuración > Informes:
- En Acceso de participantes internos, seleccione «Acceso de lector» y seleccione «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
- En Acceso de participantes externos, seleccione «Acceso de lector» o «Sin acceso» y seleccione «no permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
- Active «Permitir acceso público mediante enlace» y seleccione «Miembros del Workspace».
- Active «detección de dominio» y seleccione «no permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
- Active «Enlace del panel de control de la reunión en directo» y seleccione «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
Gestionar Workspace > Equipos
- No cree ningún equipo inicialmente. Una de sus funciones principales es compartir automáticamente todos los informes con los miembros o administradores del equipo.
- Esto debe considerarse un ajuste avanzado que se configurará después de definir los casos de uso de los equipos (por ejemplo, organización de ventas, administradores).
Gestionar Workspace > Configuración > Integraciones:
- Active las integraciones de calendario.
- Active su proveedor de correo electrónico preferido en Productividad.
- Active las integraciones de Productividad, Toma de notas, Colaboración, Mensajería y CRM que utilice su organización. Tenga en cuenta que la configuración de integraciones del Workspace de Read no conecta automáticamente ninguna integración para los usuarios; en su lugar, determina qué integraciones pueden conectar los usuarios.

Configuración colaborativa:

Gestionar Workspace > Configuración > Preferencias de incorporación automática a reuniones:
- En Rol en la reunión, seleccione «Permitir que Read se una a todas las invitaciones del calendario».
- En Tipos de reuniones, seleccione «Permitir que Read se una a todos los tipos de reuniones».
- En Reuniones no programadas con incorporación automática, seleccione «Los miembros pueden permitirlo».
Gestionar Workspace > Configuración > Informes:
- En Acceso de participantes internos, seleccione «Acceso de editor» y seleccione «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
- En Acceso de participantes externos, seleccione «Acceso de lector» y seleccione «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
- Active «Permitir acceso público mediante enlace» y seleccione «Miembros del Workspace». Como alternativa, seleccionar «Cualquiera que tenga el enlace» significa que los usuarios pueden compartir manualmente el enlace del informe con quien quieran y el destinatario no necesitará crear una cuenta de Read.
- Active «detección de dominio» y seleccione «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
- Asegúrese de que «establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» esté seleccionado en el menú desplegable de «Enlace del panel de control de la reunión en directo», para que puedan desactivarlo si lo desean.
Gestionar Workspace > Equipos
- No cree ningún equipo inicialmente. Una de sus funciones principales es compartir automáticamente todos los informes con los miembros o administradores del equipo.
- Esto debe considerarse un ajuste avanzado que se configurará después de definir los casos de uso de los equipos (por ejemplo, organización de ventas, administradores).
Gestionar Workspace > Configuración > Integraciones:
- Active las integraciones de calendario.
- Active las integraciones de Productividad, Toma de notas, Colaboración, Mensajería y CRM que utilice su organización.
- Si su empresa utiliza una plataforma que aún no está integrada con Read, háganoslo saber. Mientras tanto, puede activar Webhooks y Zapier para que los usuarios creen automatizaciones en la sección Flujo de trabajo. Tenga en cuenta que la configuración de integraciones del Workspace de Read no conecta automáticamente ninguna integración para los usuarios; en su lugar, determina qué integraciones pueden conectar los usuarios.

Privacidad y seguridad

Muchas organizaciones que utilizan Read se preocupan profundamente por la privacidad y seguridad de los datos de sus usuarios, y nosotros también. Como este puede ser un tema bastante complejo, hemos creado recursos adicionales para ayudar a responder muchas de las preguntas habituales:

Si tiene alguna pregunta cuya respuesta no encuentre, póngase en contacto con el servicio de asistencia de Read para obtener ayuda.

Para todos los usuarios

Esta sección es para cualquier persona cuya suscripción a Read sea proporcionada por su empresa u organización. Para acceder a su suscripción, deberá recibir una invitación al Workspace de su organización. En la mayoría de los casos, recibirá una invitación por correo electrónico con un enlace para unirse a su Workspace.

La excepción se produce si su organización ha configurado los ajustes del Workspace para permitir que los usuarios aprobados se unan automáticamente; en ese caso, siempre que esté aprobado, se le añadirá automáticamente al Workspace la próxima vez que inicie sesión en Read. Si este es su caso, puede pasar al paso 2.

Crear una cuenta con Read

Paso 1: Responda al correo electrónico de invitación

Compruebe su bandeja de entrada para buscar un correo electrónico de Read Support (support@e.read.ai): «Se le ha invitado a unirse a un Workspace de Read.»
Haga clic en el botón [Unirse al Workspace].

No reenvíe este correo electrónico a otra cuenta. Es fundamental que cree la cuenta únicamente con la dirección de correo electrónico que recibió la invitación; de lo contrario, no se le añadirá al Workspace.

Paso 2: Cree una cuenta

El correo electrónico debería llevarle a la página «Crear cuenta».
Haga clic en el proveedor de inicio de sesión preferido de su empresa.
Inicie sesión con sus credenciales de empresa y asegúrese de utilizar el mismo correo electrónico que recibió la invitación.

Si elige registrarse con correo electrónico en lugar de SSO, primero deberá verificar su dirección de correo electrónico antes de poder unirse al Workspace.

Paso 3: Únase al Workspace de su empresa

Lo primero que debería ver es la pantalla «Unirse al Workspace».
Haga clic en el botón [Aceptar].
Una vez que se le haya añadido, haga clic en [Continuar].

Si omite este paso, hay una forma de solucionarlo después de crear una cuenta. Consulte la guía de solución de problemas.

Paso 4: Conecte su calendario

A continuación, se le presentarán opciones para conectar su calendario.
Seleccione los calendarios que contienen las invitaciones a sus reuniones de videoconferencia y conceda los permisos necesarios a Read.
Puede conectar una cuenta de Google y una de Outlook.

Si aquí ve una advertencia que indica que su calendario ya estaba conectado a otra cuenta de Read, probablemente creó varias cuentas por accidente. Esta página explica qué hacer en ese caso.

Paso 5: Revise algunos ajustes clave

Después de conectar sus calendarios, se le pedirá que revise algunos ajustes importantes.
Confirme si quiere que Read se una a todas sus reuniones, solo a las reuniones que organiza o únicamente a aquellas a las que invite específicamente a Read.
Confirme a quién quiere que se envíen los resúmenes por correo electrónico después de la reunión.
También puede hacer clic en «Configuración avanzada» para ver otros ajustes que quizá desee revisar.

Siempre puede cambiar estos ajustes y otros más adelante desde la Configuración de la cuenta. Tenga en cuenta que algunas opciones pueden estar restringidas según la configuración de su Workspace.

Paso 6: Conecte integraciones adicionales

Aquí puede conectar otras herramientas que utiliza con Read. Este paso es opcional y su Workspace puede desactivar algunas o todas estas integraciones. También puede revisar las integraciones disponibles más adelante, una vez creada su cuenta.

NOTA: Si tiene reuniones en Google Meet o Zoom, aunque usted no sea personalmente el anfitrión, Read recomienda encarecidamente que conecte esas integraciones. Si no las conecta, es posible que Read no pueda generar informes completos de las reuniones de Google Meet o Zoom.

Paso 7: Finalice

Aquí puede descargar la aplicación de escritorio y la extensión del navegador de Read. Ambas son herramientas útiles que recomendamos a todos los usuarios.

Personalizar la configuración de la cuenta

Configuración general

En la parte inferior izquierda de la pantalla verá su nombre y correo electrónico. Selecciónelo y aparecerá otro menú que le dirigirá a «Configuración de la cuenta».

Si algún ajuste aparece atenuado o no se puede cambiar, se debe a la configuración de su Workspace (póngase en contacto con un administrador del Workspace si desea cambiarlo). Recomendamos revisar todos los ajustes para familiarizarse con las opciones y funciones de Read.

Configurar Read para próximas reuniones

También puede personalizar por adelantado a qué reuniones quiere que se una Read y cómo quiere compartirlas, para ello vaya a «Calendario» y active o desactive «¿Añadir Read?». Estos valores predeterminados se basan en la Configuración de la cuenta, pero se pueden modificar para reuniones específicas en cualquier momento:

¿Flexible?: Read cambiará automáticamente la hora a la más adecuada cuando cambie su calendario, teniendo también en cuenta su tiempo de concentración.
¿Añadir Read?: Esta opción invita o retira la invitación de su propio asistente de Read a la reunión. Otros usuarios de Read presentes en las reuniones también pueden invitar a su propio asistente de Read.

Preguntas frecuentes

A continuación se incluyen algunas preguntas frecuentes sobre el uso de Read AI. Si no encuentra la respuesta a su pregunta, póngase en contacto con el servicio de asistencia de Read (el tiempo medio de respuesta es inferior a 1 día laborable).

¿Cómo contacto con el servicio de asistencia?

Puede enviar un ticket de asistencia mediante este formulario: https://support.read.ai/hc/en-us/requests/new

El centro de ayuda de Read contiene mucha información útil que puede ayudarle a encontrar respuestas rápidamente. También puede utilizar la herramienta Preguntar a Read para encontrar respuestas sobre cómo utilizar Read.

¿Qué es un Workspace y por qué he recibido una invitación?

Los Workspaces se utilizan para gestionar el servicio Read AI en toda una organización. Esto incluye establecer ajustes recomendados para toda la organización. Verá que se menciona Workspace de dos formas:

Aún no tiene una cuenta, pero ha recibido una invitación por correo electrónico para unirse a un Workspace. Acepte la invitación haciendo clic en el correo electrónico y siguiendo los pasos de incorporación.
Ya ha creado una cuenta y ha recibido una invitación para unirse al Workspace. Al hacer clic en ese correo electrónico, verá una solicitud para unirse al Workspace y migrar sus reuniones anteriores; acepte ambas.

¿Qué puedo esperar de mi primera reunión?

Cuando Read se une, es similar a cuando se une un participante a la reunión:

El anfitrión de la reunión u otra persona presente en la llamada puede tener que permitir que Read se una (depende de la configuración de la plataforma de videoconferencia).
Específicamente en Zoom, Read solicitará al anfitrión permiso para grabar y no comenzará a grabar hasta recibir la aprobación.
Según cómo se una Read y la configuración de la plataforma de reuniones, Read puede enviar un mensaje al chat de la reunión para notificar a los participantes que se está uniendo para tomar notas y destacar los controles del chat.
Cuando termine la reunión, recibirá un correo electrónico con el resumen de la reunión (si está activado) y podrá revisar el informe de la reunión, que incluye un resumen, momentos destacados, transcripciones y reproducción de audio/video (solo en los planes Enterprise o Enterprise+) en https://app.read.ai/analytics/reports

¿Cómo debo comunicarme con los asistentes a mi reunión cuando Read está activado?

Empiece explicando qué es: Hemos implementado Read AI, un asistente de reuniones impulsado por IA que se integra perfectamente con nuestras reuniones.

Y por qué: El objetivo de Read es mejorar la experiencia actual de las reuniones en nuestra organización. Esta tecnología de IA proporcionará resúmenes completos de las reuniones, transcripciones precisas, funcionalidad de reproducción y momentos destacados, todo diseñado para optimizar la eficiencia y eficacia de las reuniones. Esperamos que, al utilizar esta herramienta, podamos ahorrar tiempo y esfuerzo al tomar notas y obtener información mejor documentada de nuestras conversaciones.

Seguridad y privacidad: Tenga la tranquilidad de que Read es una herramienta segura que cumple nuestras políticas de privacidad. Sin embargo, si no se siente cómodo con esta configuración, háganoslo saber y desactivaremos Read si todos están de acuerdo o le proporcionaremos una copia independiente de las notas de la reunión si decide abandonarla.

¿Qué ocurre si utilizo varios calendarios?

Si su cuenta de calendario incluye varios calendarios diferentes, asegúrese de elegir a cuáles quiere dar permiso para que Read se una.

Es posible que tenga varios calendarios conectados a su calendario de Google o Microsoft. En la página Integraciones, seleccione los calendarios en los que quiere que Read se una a sus reuniones y anule la selección de aquellos que no quiere que Read tenga en cuenta (por ejemplo, formaciones de la empresa).