Si estás en un espacio de trabajo de lectura, la configuración de Acceso a informes del equipo puede compartir automáticamente los informes de reuniones con otros miembros de tu equipo. Se aplica a todas las personas del espacio de trabajo que formen parte de un equipo, pero se puede desactivar para equipos específicos (consulta más abajo).
El acceso a informes del equipo es una de las configuraciones de Configuración del espacio de trabajo > Permisos > Acceso a informes de reuniones.
Cómo funciona
Puedes pensar en el acceso a informes del equipo como la creación de un vínculo entre un informe de reunión específico y uno o varios equipos. Estos vínculos se crean cuando se lleva a cabo la reunión, según el equipo o los equipos a los que pertenezca el propietario del informe en ese momento. Los vínculos se crean en segundo plano para cada reunión cuyo propietario forme parte de un equipo. La configuración de acceso a informes del equipo solo determina el nivel de acceso que esos vínculos conceden a los miembros del equipo.
Equipos administrados mediante SCIM: Si tus equipos se sincronizan desde tu proveedor de identidad (IdP) mediante SCIM, la pertenencia a los equipos proviene del IdP. Esto significa que el IdP también determina quién obtiene acceso a los informes del equipo. Para cambiar quién forma parte de un equipo, actualiza la información en tu IdP.
Los administradores del espacio de trabajo pueden establecer el acceso a informes del equipo en uno de tres niveles diferentes:
| Nivel | Quién puede ver los informes de un miembro del equipo |
|---|---|
| Administrador (predeterminado y recomendado) | Solo los administradores pueden ver los informes de todos |
| Manager | Los managers del equipo |
| Usuario | Todas las personas del equipo |
Dada la naturaleza potencialmente confidencial del contenido de las reuniones, la configuración predeterminada y recomendada es Administrador, para que los informes de reuniones no se compartan con personas de forma inesperada o no deseada. Sin embargo, muchos equipos y organizaciones valoran la mayor colaboración, transparencia y eficiencia que se obtienen al compartir informes automáticamente, y optan por Manager o Usuario.
Es importante tener en cuenta que esta configuración no se puede activar ni desactivar para reuniones específicas con antelación, pero puedes eliminar este uso compartido de un informe después de que se haya generado. Si tienes muchas reuniones confidenciales o reuniones individuales grabadas con Read, es posible que no quieras cambiar esta configuración de la opción predeterminada y prefieras usar otros métodos para compartir informes con tu equipo (consulta Aspectos importantes que debes tener en cuenta).
Cómo ver o cambiar tu configuración
Para tu espacio de trabajo
Si eres administrador del espacio de trabajo, abre Configuración del espacio de trabajo desde el menú de la esquina inferior izquierda y, a continuación, ve a Permisos > Acceso a informes de reuniones para ver cómo está configurado el acceso a informes del equipo en tu espacio de trabajo.
Aunque esta configuración se aplica a todos los equipos de forma predeterminada, si está establecida en Usuario, se puede desactivar para equipos específicos (consulta más abajo). Si está establecida en Administrador o Manager, no se puede desactivar por equipo. El menú desplegable situado debajo de Quién puede editar esta configuración determina si los managers y administradores, o solo los administradores, pueden desactivar el acceso a informes del equipo para equipos específicos.
Un aspecto importante que debes tener en cuenta es que los cambios realizados en esta configuración pueden aplicarse retroactivamente a los informes existentes. Recuerda que el vínculo entre un informe y los equipos de su propietario siempre se crea, y que esta configuración solo cambia el nivel de acceso que conceden esos vínculos.
Para un equipo específico
Si eres administrador del espacio de trabajo o manager de un equipo, abre Configuración del espacio de trabajo desde el menú de la esquina inferior izquierda y, a continuación, ve a Equipos > [tu equipo] > Configurar equipo > Informes compartidos para comprobar si el acceso a informes del equipo está activado para ese equipo.
Esta configuración solo se puede cambiar si el acceso a informes del equipo está establecido en Usuario en el nivel del espacio de trabajo. Los managers solo pueden ver y cambiar esta configuración para los equipos que administran, y no podrán cambiarla a menos que un administrador haya concedido ese permiso a todos los managers.
Si tu espacio de trabajo tiene el acceso a informes del equipo establecido en Usuario y luego lo desactivas para un equipo específico, el nivel de acceso de ese equipo pasa a ser Manager. Si el espacio de trabajo está configurado en Manager o Administrador, la configuración del nivel del equipo ya aparecerá desactivada y bloqueada. En otras palabras, no puedes activar la opción para equipos específicos; solo puedes activarla para todos los equipos y luego desactivarla para algunos.
Para un informe específico
La configuración de acceso a informes del equipo no se puede cambiar para informes de reuniones específicos. Sin embargo, si está establecida en Manager o Usuario, cualquier persona que sea editora del informe podrá ver cuándo está activa. Solo tiene que hacer clic en Compartir en el informe y la verá en la sección Quién tiene acceso:
Este ejemplo muestra un informe que se comparte en el nivel Manager. Observa que el acceso a informes del equipo solo permite ver los informes, no editarlos ni compartirlos.
Cómo encontrar informes compartidos
Los informes de reuniones que se comparten mediante el acceso a informes del equipo deberían aparecer en tu página de Informes. También puedes filtrarlos mediante el menú desplegable situado en la parte superior de la página Informes:
Puedes verlos por equipo o por miembro cuyos informes quieras consultar. Esto resulta especialmente útil para filtrar los resultados si tienes muchos informes compartidos de esta forma.
Aspectos importantes que debes tener en cuenta
- Los administradores del espacio de trabajo siempre pueden ver los informes de un equipo si han activado el acceso global a informes.
- El acceso a informes del equipo solo permite ver los informes. No permite editarlos ni compartirlos.
- El acceso a informes del equipo es solo una forma de compartir informes con tu equipo. También puedes:
- Compartir reuniones próximas con antelación: En tu página Calendario, haz clic en el icono de compartir situado junto a la reunión. Consulta ¿Cómo puedo administrar el uso compartido de informes de reuniones próximas?
- Compartir un informe después de la reunión: Si eres editor, haz clic en Compartir en el informe.
- Compartir con un grupo completo: En el cuadro de diálogo Compartir, escribe o selecciona el nombre de tu equipo o de tu espacio de trabajo.
- Usar una carpeta compartida: Añade informes a una carpeta compartida con tu equipo. Todas las personas que estén en la carpeta podrán ver los informes que contiene. Consulta Carpetas compartidas.