- ¿Qué son el aviso previo y la exclusión?
- ¿Recibiste un correo electrónico indicando que un participante rechazó la grabación?
- Cómo funciona
- Activar o desactivar el aviso previo y la exclusión
- Qué ven los anfitriones de Read AI
- Limitaciones
- Preguntas frecuentes
¿Qué son el aviso previo y la exclusión?
El aviso previo y la exclusión es una función que informa a las personas con anticipación cuando una reunión se grabará con Read AI y les ofrece una forma de rechazar la grabación antes de que comience.
Cuando un espacio de trabajo la activa, cualquier persona ajena a ese espacio de trabajo que esté invitada a una reunión que un miembro del espacio de trabajo haya programado grabar con Read AI recibe un aviso por correo electrónico. Si rechaza la grabación, Read AI no grabará la reunión para nadie y se informará a todas las personas que habían planeado grabarla.
Úsala para ser transparente con clientes, candidatos, socios y otros invitados sobre la grabación, y para conocer sus preferencias antes de la reunión en lugar de hacerlo durante ella.
Esta función solo está disponible para espacios de trabajo y debe activarla un administrador o propietario del espacio de trabajo.
¿Recibiste un correo electrónico indicando que un participante rechazó la grabación?
Si usas Read AI y recibiste un correo electrónico indicando que un participante rechazó la grabación, esto es lo que sucedió:
- Una persona invitada a la reunión pertenece a un espacio de trabajo de Read AI que tiene activado el aviso previo y la exclusión. No es necesario que pertenezcas a ese espacio de trabajo ni que tengas activada esta configuración para que se aplique.
- Una de las personas invitadas recibió un aviso y decidió rechazar la grabación.
- Read AI no se unirá ni grabará la reunión para nadie, incluido tú, y no se creará ningún informe de la reunión.
No tienes que hacer nada. Si aún necesitas un registro de la reunión, te recomendamos acordar un método con los participantes. Puedes consultar el estado de exclusión de una reunión en cualquier momento en tu página de Calendario. El resto de este artículo explica cómo funciona la función.
Cómo funciona
Quién recibe el aviso
Los avisos solo se envían a las personas invitadas que no son miembros del espacio de trabajo que tiene activada la configuración. Los propios miembros de ese espacio de trabajo nunca los reciben.
Se envía un aviso cuando un miembro de ese espacio de trabajo ha configurado Read AI para que se una a una reunión programada que incluye invitados externos.
Cuándo se envían los avisos
| Correo electrónico | Cuándo se envía |
|---|---|
| Aviso inicial | Poco después de que Read AI se configure por primera vez para unirse a la reunión (normalmente en el plazo de una hora). En una serie recurrente, solo la primera reunión recibe este correo electrónico. |
| Recordatorio | 24 horas antes de cada reunión, incluida cada reunión de una serie recurrente. Se omite si el aviso inicial se envió menos de 48 horas antes de la reunión o si alguien ya rechazó la grabación. |
Por lo tanto, cada persona invitada recibe como máximo dos correos electrónicos para la primera reunión y un correo electrónico por cada reunión posterior de una serie. Es posible que los avisos no se entreguen si Read AI se añade menos de una hora antes del inicio de una reunión.
El correo electrónico indica quién planea grabar, muestra el título, la fecha y la hora de la reunión e incluye un botón de Rechazar la grabación. También incluye un enlace a una página que explica cómo Read AI gestiona sus datos.
Qué sucede cuando alguien rechaza la grabación
- La persona invitada hace clic en Rechazar la grabación en el correo electrónico y luego confirma en la página de exclusión.
- Read AI no se unirá ni grabará esa reunión.
- Todas las personas que habían planeado grabar la reunión con Read AI reciben un correo electrónico para informarlas. Si la persona invitada vuelve a aceptar posteriormente, recibe otro correo electrónico indicando que la reunión se grabará como de costumbre.
- En la aplicación de Read AI, la reunión aparece marcada como Exclusión y las opciones para añadir Read AI están desactivadas (consulta Qué ven los anfitriones de la reunión).
Una vez que alguien ha rechazado la grabación, Read AI respetará esa decisión incluso si posteriormente se elimina a esa persona de la invitación. Las personas también pueden cambiar de opinión y volver a aceptar en cualquier momento antes de que comience la reunión mediante el mismo enlace. Mientras la reunión está en curso, el enlace las dirige a la página de exclusión durante la reunión. Rechazar la grabación allí elimina el audio y el video de esa reunión y no se crea ningún informe de la reunión.
Una exclusión se aplica a toda la reunión. Si varias personas habían planeado grabarla con Read AI, no se grabará para ninguna de ellas.
Activar o desactivar el aviso previo y la exclusión
Debes ser propietario o administrador del espacio de trabajo para cambiar esta configuración. Se aplica a todos los miembros de tu espacio de trabajo.
- Abre Read AI y ve a Configuración del espacio de trabajo.
- Expande la sección Preferencias de incorporación automática a reuniones.
- Activa o desactiva el interruptor de Aviso previo y exclusión:
Una vez activados, los avisos se envían para las reuniones programadas después de ese momento y para las reuniones existentes en las que los miembros del espacio de trabajo hayan configurado Read AI para que se una.
Si lo desactivas, no se enviarán nuevos avisos. Las exclusiones que ya se hayan enviado seguirán aplicándose. Las personas invitadas aún pueden rechazar o aceptar la grabación mediante los avisos que ya recibieron, y los anfitriones seguirán recibiendo información cuando lo hagan.
Qué ven los anfitriones de Read AI
Aquí, «anfitriones» significa cualquier persona que haya planeado grabar la reunión con Read AI. Esto incluye a usuarios de Read AI que no pertenecen al espacio de trabajo que activó la función. Cuando una persona invitada rechaza la grabación, los anfitriones se enteran de dos maneras.
Notificaciones por correo electrónico. Los anfitriones reciben un correo electrónico cuando el primer participante rechaza la grabación, en el que se indica que Read AI no se unirá ni grabará automáticamente la reunión y que no se creará ningún informe de la reunión. El correo electrónico no indica quién rechazó la grabación.
Si ese participante vuelve a aceptar y nadie más mantiene la exclusión, los anfitriones reciben un segundo correo electrónico indicando que Read AI se unirá y grabará la reunión según lo programado.
Para evitar saturar las bandejas de entrada, Read AI deja de enviar estos correos electrónicos si un participante rechaza y acepta la grabación demasiadas veces. El último correo electrónico indica que es el aviso final para esa reunión. Aún puedes consultar el estado actual de exclusión de la reunión en tu página de Calendario.
En la aplicación de Read AI. La reunión aparece marcada con la etiqueta Exclusión y las opciones para incorporar Read AI están desactivadas. Puedes verlo en la página de Calendario de la aplicación web y de escritorio, así como en «Reuniones de hoy» en la aplicación de escritorio. Esto se aplica a todas las personas invitadas a la reunión que usan Read AI, no solo al anfitrión, por lo que nadie puede añadir Read AI a una reunión cuya grabación alguien haya rechazado.
Limitaciones
- Solo reuniones programadas. Los avisos dependen de la invitación del calendario. Las reuniones no programadas o improvisadas que no tienen un evento en el calendario no reciben avisos.
- Incorporaciones de último momento. Si Read AI se añade a una reunión menos de una hora antes de que comience, es posible que el aviso no se envíe.
- Grabaciones que Read AI no puede asociar a una invitación. Si una reunión se graba de una forma que Read AI no puede vincular al evento del calendario (por ejemplo, si un usuario inicia manualmente una grabación desde su aplicación de escritorio), la exclusión no impedirá la grabación. Los anfitriones deben respetar las objeciones planteadas por los participantes.
- Anfitriones ocultos por la configuración de privacidad del calendario. Si la persona invitada no puede ver a los anfitriones de Read AI en su copia del evento del calendario (por ejemplo, porque el organizador del evento ocultó la lista de invitados), Read AI no le enviará un correo electrónico de aviso previo y exclusión. Esto tiene como objetivo preservar el anonimato deseado de las personas invitadas.
- Es posible que algunos anfitriones no aparezcan en el aviso. Read AI solo revelará los nombres de pila de los anfitriones que pertenezcan al espacio de trabajo con esta función activada. Puede haber otros usuarios de Read AI fuera del espacio de trabajo que también graben la reunión, e incluso podrían terminar siendo los propietarios del informe.
- Espacios de trabajo HIPAA. Los avisos enviados en nombre de un espacio de trabajo HIPAA no incluyen el título de la reunión. Si un miembro de otro espacio de trabajo que tiene activada esta función (y no es HIPAA) también planea grabar la reunión, las personas invitadas podrían recibir un aviso de ese espacio de trabajo que sí incluya el título.
- Quién cuenta como externo. «Externo» se basa en la pertenencia al espacio de trabajo, no en el dominio del correo electrónico. Un compañero de tu empresa que no sea miembro de tu espacio de trabajo de Read AI recibirá un aviso.
Los participantes siempre pueden rechazar la grabación durante una reunión. Consulta Cómo detener o rechazar una grabación de Read AI para saber cómo funciona.
Preguntas frecuentes
¿Puedo elegir enviar avisos también a las personas que están dentro de mi espacio de trabajo?
No, los avisos solo se envían a las personas invitadas que están fuera de tu espacio de trabajo. Sin embargo, puedes enviar comentarios para solicitar esta opción.
¿Pueden los miembros individuales activar esta función solo para sus propias reuniones?
No. Es una configuración para todo el espacio de trabajo que solo los propietarios y administradores pueden cambiar.
¿Puede una persona invitada rechazar solo una parte de la grabación, como el video?
No. Rechazar la grabación significa que Read AI no grabará ni tomará notas durante esa reunión.
¿Las personas invitadas necesitan una cuenta de Read AI para rechazar la grabación?
No. El enlace del correo electrónico funciona para cualquier persona a la que se haya enviado.
¿Se informará a los anfitriones si no se puede entregar un aviso?
No. Read AI intentará reenviar los correos electrónicos si parece que hubo un problema temporal con la entrega, pero no puede garantizar que todas las personas invitadas reciban o vean finalmente el correo electrónico en su bandeja de entrada.
No pertenezco a un espacio de trabajo con esta función activada. ¿Por qué se vio afectada mi reunión?
Si algún usuario de Read AI que planea grabar la reunión pertenece a un espacio de trabajo con el aviso previo y la exclusión activados, las personas invitadas que estén fuera de ese espacio de trabajo recibirán un aviso. Si una de ellas rechaza la grabación, Read AI no grabará la reunión para nadie.
¿Las exclusiones impiden que alguien grabe una reunión manualmente?
Las exclusiones impiden que Read AI grabe automáticamente una reunión programada. Sin embargo, los usuarios aún pueden elegir añadir Read AI manualmente a una reunión una vez que haya comenzado. Esto está permitido para ayudar a garantizar que las reuniones se puedan capturar en caso de que la exclusión haya sido un error o de que la persona haya cambiado de opinión (no puedes revocar una exclusión una vez que ha comenzado la reunión). Los usuarios de Read AI siempre deben confirmar con los participantes que están de acuerdo con la grabación, y los participantes siempre pueden rechazar la grabación durante la reunión si es necesario.