Si perteneces a un espacio de trabajo de Read, puedes aprovechar una configuración llamada Acceso a informes del equipo para compartir automáticamente informes de reuniones entre los miembros de tu equipo. Esta es una configuración para todo el espacio de trabajo que se aplica a todas las personas de tu espacio de trabajo que pertenezcan a un equipo; sin embargo, se puede desactivar para equipos específicos (consulta más abajo).

Cómo funciona

Puedes considerar el Acceso a informes del equipo como la creación de un vínculo entre un informe de reunión específico y uno o más equipos. Estos vínculos se crean y determinan cuando se lleva a cabo la reunión, según el equipo o los equipos a los que pertenezca el propietario del informe en el momento de la reunión. En realidad, estos vínculos siempre se crean en segundo plano para todas las reuniones cuyo propietario pertenezca a un equipo; la configuración de Acceso a informes del equipo simplemente determina el nivel de acceso que estos vínculos conceden a los miembros del equipo.

Los administradores del espacio de trabajo pueden establecer el Acceso a informes del equipo en uno de tres niveles diferentes:

Administrador: solo los administradores del espacio de trabajo pueden ver los informes del equipo (si habilitan el acceso global)
Manager: los managers del equipo pueden ver los informes del equipo
Usuario: todas las personas de un equipo pueden ver los informes de las demás

Dada la posible naturaleza confidencial del contenido de las reuniones, la configuración predeterminada y recomendada es Administrador, para que los informes de las reuniones no se compartan con personas de forma inesperada o no deseada. Sin embargo, muchos equipos y organizaciones valoran la mayor colaboración, transparencia y eficiencia que se obtiene al compartir informes automáticamente, y optan por Manager o Usuario.

Es importante tener en cuenta que esta configuración no se puede activar ni desactivar por adelantado para reuniones específicas, pero puedes eliminar este uso compartido de un informe después de que se haya generado. Si tienes muchas reuniones confidenciales o reuniones individuales grabadas con Read, es posible que no quieras cambiar esta configuración predeterminada y prefieras utilizar otros métodos para compartir informes con tu equipo (consulta los artículos relacionados).

Cómo ver o cambiar la configuración

Para tu espacio de trabajo

Si eres administrador del espacio de trabajo, puedes comprobar cómo está configurado el Acceso a informes del equipo para todo tu espacio de trabajo en Administrar espacio de trabajo > Permisos > Acceso a informes de reuniones:

Aunque esta configuración se aplica a todos los equipos de forma predeterminada, si la has establecido en Usuario, se puede desactivar para equipos específicos (consulta más abajo). Si se establece en Administrador o Manager, no se puede desactivar por equipo. El menú desplegable situado debajo de «Quién puede editar esta configuración» determina si los managers y administradores, o solo los administradores, pueden desactivar el Acceso a informes del equipo para equipos específicos.

Un aspecto importante que debes tener en cuenta es que los cambios realizados en esta configuración pueden aplicarse retroactivamente a los informes existentes. Recuerda que el vínculo entre un informe y los equipos de su propietario siempre se crea, y que esta configuración solo cambia el nivel de acceso que conceden esos vínculos.

Para un equipo específico

Si eres administrador del espacio de trabajo o manager de un equipo, puedes comprobar si el Acceso a informes del equipo está habilitado actualmente para un equipo específico en Configuración del espacio de trabajo > Equipos > [Tu equipo] > Configurar equipo > Informes compartidos:

Esta configuración solo se puede cambiar si el Acceso a informes del equipo está establecido en Usuario en el nivel del espacio de trabajo. Los managers solo pueden ver y cambiar esta configuración para los equipos que administran, y no podrán cambiarla a menos que un administrador haya concedido ese permiso a todos los managers.

Si el Acceso a informes del equipo de tu espacio de trabajo está establecido en Usuario y luego lo desactivas para un equipo específico, el nivel de acceso de ese equipo pasa a ser Manager. Si el espacio de trabajo está establecido en Manager o Administrador, la configuración del equipo ya aparecerá desactivada y bloqueada. En otras palabras, no puedes activar equipos específicos; solo puedes activarlo para todos los equipos y luego desactivarlo para algunos.

Para un informe específico

La configuración de Acceso a informes del equipo no se puede cambiar para informes de reuniones específicos; sin embargo, si está establecida en Manager o Usuario, cualquier persona que tenga permisos de edición en el informe puede ver cuándo está activa. Solo tiene que hacer clic en el botón Compartir y aparecerá en la lista de «Personas con acceso»:

Este ejemplo muestra un informe que se comparte en el nivel Manager . Observa que el Acceso a informes del equipo solo concede la posibilidad de ver informes, no de editarlos ni compartirlos.

Cómo encontrar informes compartidos

Los informes de reuniones que se comparten mediante el Acceso a informes del equipo deberían aparecer en tu página de Informes. También puedes filtrarlos mediante los menús desplegables situados en la parte superior de la página Informes:

Puedes verlos por equipo o por miembro cuyos informes quieras consultar. Esto resulta especialmente útil para filtrar la lista si tienes muchos informes compartidos de esta manera.

Aspectos importantes que debes tener en cuenta

Los administradores siempre pueden obtener acceso a los informes de un equipo si tienen habilitado el acceso global
El Acceso a informes del equipo solo permite ver el informe, no editarlo ni compartirlo
El Acceso a informes del equipo es solo una de las formas de compartir informes de reuniones en Read:
- Puedes actualizar por adelantado el uso compartido de reuniones específicas en tu página de Calendario de Read haciendo clic en el botón Compartir
- Si tienes permisos de edición en un informe existente, también puedes hacer clic en el botón Compartir del informe para compartirlo manualmente después de que se haya generado
- En el cuadro de diálogo Compartir, puedes escribir el nombre de tu equipo o del espacio de trabajo, o hacer clic en él, para compartir el informe con todo ese grupo

¿Cómo puedo compartir automáticamente informes con mi equipo? (Acceso a informes del equipo)