- Conceder acceso directo mediante Compartir informe
- Gestionar el acceso de los participantes mediante Acceso y distribución
Puedes modificar tus preferencias para compartir reuniones próximas específicas desde tu página Calendario:
Solo puedes gestionar el uso compartido de las reuniones a las que eliges añadir Read. Si la opción «¿Añadir Read?» está activada para una reunión de tu calendario, significa que tus configuraciones predeterminadas de uso compartido y distribución se aplicarán a la reunión. Puedes cambiar esta configuración para reuniones específicas o para una serie de reuniones recurrentes haciendo clic en los botones «Compartir» y «Acceso» en el lado derecho de tu página Calendario.
Al hacer clic en estos botones, se abre un cuadro de diálogo similar al cuadro de diálogo para compartir de un informe de reunión. Desde aquí, puedes editar dos pestañas diferentes: la pestaña Compartir informe, que te permite añadir personas específicas al informe, y la pestaña Acceso y distribución, que te permite gestionar el acceso de los participantes y las configuraciones de distribución.
En el caso de las reuniones recurrentes, después de guardar un cambio, se te dará la opción de aplicarlo a todas las instancias futuras de la reunión o solo a la que editaste:
Conceder acceso directo a personas o equipos
En la pestaña Compartir informe, puedes añadir personas específicas, equipos o incluso todo tu espacio de trabajo como lectores o editores del próximo informe. Para compartirlo con una persona específica, solo tienes que escribir su dirección de correo electrónico o su nombre (si tiene una cuenta de Read). Para compartirlo con un equipo específico o con tu espacio de trabajo, puedes hacer clic en el nombre de la lista de sugerencias o escribir el nombre en el cuadro de arriba. Esto funciona igual que el botón Compartir de tus informes de reunión, con la diferencia de que lo configuras por adelantado para que el informe se comparta automáticamente en cuanto esté disponible.
Gestionar el acceso y la distribución de los participantes
De forma predeterminada, si añades Read a la reunión, tus configuraciones de uso compartido y distribución se aplicarán automáticamente a la reunión. Si quieres cambiar estas configuraciones para una reunión específica, puedes hacerlo desde la pestaña Acceso y distribución. Aquí puedes elegir el nivel de acceso para los participantes internos y externos entre «Editor», «Lector» y «Ninguno».
Ten en cuenta que si otras personas también añaden Read a la reunión, obtendrán automáticamente acceso de editor y podrán aplicar sus propias configuraciones de uso compartido. Por lo tanto, establecer los participantes internos y externos en «Ninguno» no es suficiente para garantizar que nadie más tendrá acceso a tu informe, ni impedirá que compartas el informe directamente con otras personas mediante la pestaña Compartir informe. Si quieres garantizar que nadie más tenga acceso al informe, puedes hacerlo siempre que seas el propietario de la reunión mediante la opción «Hacer que el informe sea privado».
Hacer que el informe sea privado
Si quieres asegurarte de que un informe de reunión se mantenga privado para ti, debes usar la opción Hacer que el informe sea privado:
Puedes encontrar esta configuración en la página Calendario haciendo clic en el botón Acceso de una reunión próxima de la que seas el propietario:
Si la reunión forma parte de una serie recurrente, después de guardar los cambios también se te preguntará si quieres aplicarlos a todas las reuniones futuras de la serie o solo a esa instancia.
Para obtener más información sobre cómo funciona esta configuración, consulta ¿Cómo hago que mis informes de reunión sean privados?
Nota: Actualmente, esta opción no es compatible con las reuniones de Teams