- Conceder acceso directo a personas o equipos
- Gestionar el acceso y la distribución de los participantes
Puedes cambiar las preferencias de uso compartido de reuniones próximas específicas desde tu página Calendario:
Solo puedes gestionar el uso compartido de las reuniones a las que añadas Read. Si la opción ¿Añadir Read? está activada para una reunión de tu calendario, se aplican a ella tus ajustes predeterminados de uso compartido y distribución (consulta ¿Cómo controlo el uso compartido y la distribución de los informes de reuniones?). Puedes cambiar esta configuración para una sola reunión o para una serie de reuniones recurrentes mediante el icono de uso compartido situado junto a la reunión en la pestaña Próximas de tu página Calendario.
El icono de uso compartido abre un cuadro de diálogo Compartir informe: <nombre de la reunión> similar al cuadro de diálogo para compartir de un informe de reunión (consulta ¿Cómo puedo gestionar el acceso a un informe existente?). El cuadro de diálogo tiene dos pestañas:
- Compartir informe: añade personas por nombre o correo electrónico; aparecen en la sección «Personas con las que compartirás».
- Acceso y distribución: gestiona el acceso y los ajustes de distribución de los participantes.
En el caso de las reuniones recurrentes, después de guardar un cambio puedes elegir aplicarlo solo a la reunión que editaste o a todas las reuniones futuras de la serie:
Conceder acceso directo a personas o equipos
En la pestaña Compartir informe, puedes añadir personas específicas, equipos o todo tu espacio de trabajo como lectores o editores del informe de la próxima reunión (consulta ¿Qué es un espacio de trabajo?).
- Una persona específica: escribe su dirección de correo electrónico o su nombre si tiene una cuenta de Read.
- Un equipo o tu espacio de trabajo: haz clic en el nombre de la lista de sugerencias o escríbelo en el cuadro de arriba.
Esto funciona igual que el botón Compartir de tus informes de reuniones, con la diferencia de que lo configuras de antemano, por lo que el informe se comparte automáticamente en cuanto está disponible.
Gestionar el acceso y la distribución de los participantes
De forma predeterminada, cuando añades Read a una reunión, se aplican a ella tus ajustes de uso compartido y distribución de Configuración de la cuenta. Para cambiarlos para una reunión específica, usa la pestaña Acceso y distribución. Esta muestra tu función prevista para el informe (por ejemplo, Editor). Como editor, tus preferencias se combinan con las de otros editores y el propietario del informe puede anularlas. Aquí puedes establecer el nivel de acceso de los participantes internos y externos como Editor, Lector o Ninguno (se muestra como «Sin acceso» en Configuración de la cuenta).
Importante: si otras personas también añaden Read a la reunión, obtienen automáticamente acceso de editor y pueden aplicar sus propios ajustes de uso compartido. Establecer los participantes internos y externos en Ninguno no basta para garantizar que nadie más obtenga acceso a tu informe, y no te impide compartir el informe directamente con personas en la pestaña Compartir informe. Si eres el propietario de la reunión y quieres asegurarte de que nadie más tenga acceso, usa Hacer privado el informe.
Hacer privado el informe
Para mantener un informe de reunión privado para ti, usa la opción Hacer privado el informe:
- Ve a tu página Calendario.
- Busca una próxima reunión de la que seas propietario (consulta ¿Cómo funciona la propiedad de los informes de reuniones?).
- Haz clic en el icono de uso compartido de esa reunión y abre la pestaña Acceso y distribución.
- Activa Hacer privado el informe y guarda los cambios.
Si la reunión forma parte de una serie recurrente, después de guardar se te preguntará si quieres aplicar el cambio a todas las reuniones futuras de la serie o solo a esa reunión.
Para obtener más información sobre cómo funciona este ajuste, consulta ¿Cómo hago privados mis informes de reuniones?