Los informes de reuniones de Read están diseñados para compartirse, y la configuración predeterminada (y recomendada) es compartir automáticamente los informes con todas las personas invitadas a la reunión. Sin embargo, hay muchos motivos por los que podrías querer conservar un informe para ti, y ahí es donde entra en juego la opción Hacer privado el informe. Esta opción solo está disponible para el propietario del informe (consulta ¿Cómo funciona la propiedad de los informes de reuniones?).
Para encontrar esta configuración:
- Ve a tu página Calendario.
- Busca una próxima reunión en la que aparezcas como propietario del informe.
- Haz clic en el botón Acceso de esa reunión y activa Hacer privado el informe.
Si la reunión forma parte de una serie recurrente, después de guardar los cambios se te preguntará si quieres aplicarlos a todas las reuniones futuras de la serie o solo a esa reunión.
Cómo funciona
Cuando activas «Hacer privado el informe», Read desactiva todo el acceso de los participantes y establece el acceso de los participantes internos y externos en «Ninguno». También impide que otras personas añadan Read a la reunión, por lo que solo se aplican tus configuraciones para compartir. Aún puedes compartir el informe con personas o equipos específicos desde la pestaña Compartir informe. Esta configuración no impide compartirlo con el equipo si el acceso a los informes del equipo está activado en tu espacio de trabajo (consulta ¿Cómo puedo compartir automáticamente los informes con mi equipo? (Acceso a los informes del equipo)).
Read determina quién será el propietario del informe principalmente en función de quién creó el enlace de videoconferencia. Solo puedes usar esta opción si tu función prevista en la página Calendario es «Propietario del informe». Las demás personas invitadas a la reunión ya no podrán activar el interruptor «¿Añadir Read?» y verán que la reunión está marcada como privada con esta etiqueta:
Alternativas
Si no activaste «Hacer privado el informe» antes de la reunión, puedes abrir el informe después de la reunión y usar el botón Compartir para eliminar el acceso de otras personas (consulta ¿Cómo puedo administrar el acceso a un informe existente?). El propietario del informe es la única persona cuyo acceso no se puede eliminar.
También puedes cambiar tus preferencias para compartir en Configuración de la cuenta > Compartir informes o para reuniones específicas en la página Calendario, de modo que los participantes internos o externos no obtengan acceso automáticamente. Ten en cuenta que estas configuraciones solo se aplican a los informes de los que eres propietario. Las demás personas invitadas a la reunión aún pueden añadir Read por su cuenta, lo que les proporciona automáticamente acceso de edición. La única forma garantizada de impedir que otras personas obtengan acceso a un informe es usar la configuración «Hacer privado el informe».