Todos los informes de reuniones tienen una lista de personas y, posiblemente, de equipos o espacios de trabajo que tienen acceso para ver el informe de la reunión en el sitio web de Read. Algunas personas también pueden tener acceso de editor, lo que les permite gestionar el uso compartido del informe, además de editar el resumen. La lista de acceso siempre incluirá al menos a una persona: el propietario del informe (que también cuenta como editor).
Si tienes acceso de editor al informe (lo cual siempre deberías tener si invitaste correctamente a Read a la reunión), puedes hacer clic en el botón «Compartir» para abrir el cuadro de diálogo Compartir informe:
Si, en cambio, quieres gestionar el uso compartido de informes de reuniones que aún no han tenido lugar, consulta ¿Cómo puedo gestionar el uso compartido de informes de próximas reuniones?
Conceder acceso
El cuadro de diálogo Compartir informe tendrá un aspecto similar a este:
Aquí puedes compartir el acceso a tu informe de reunión escribiendo el nombre o la dirección de correo electrónico de alguien. Solo puedes escribir el nombre de una persona si ya tiene una cuenta de Read; de lo contrario, tendrás que introducir su dirección de correo electrónico y recibirá un mensaje con un enlace al informe. Deberá crear una cuenta de Read mediante el enlace incluido en ese mensaje para obtener acceso, a menos que actives el acceso mediante enlace (más información a continuación).
Si perteneces a un espacio de trabajo, también puedes compartir tus informes con equipos completos o incluso con todo tu espacio de trabajo haciendo clic en el nombre (o escribiéndolo) y seleccionando «Compartir»:
Antes de confirmar el uso compartido, puedes decidir si quieres concederles permisos de lectores o editores del informe. También puedes decidir si quieres notificarles por correo electrónico e incluir un mensaje opcional.
Al seleccionar «Compartir», se enviará un mensaje (si está activado) y el informe estará disponible en la pestaña de informes de reuniones Compartidos conmigo.
Modificar y revocar el acceso
Después de conceder acceso a una persona, equipo o espacio de trabajo, puedes modificar su nivel de acceso o eliminarlo por completo en cualquier momento. Puedes hacerlo independientemente de cómo hayan obtenido el acceso inicialmente, siempre que seas editor y que no sea el propietario.
Solo tienes que hacer clic en Lector o Editor, en «Personas con acceso», para cambiar su nivel de acceso o eliminarlo por completo:
Acceso mediante enlace
En la parte inferior del cuadro de diálogo Compartir informe, verás otra opción para activar el acceso mediante enlace.
De forma predeterminada, esta opción está configurada como Personas con acceso, lo que significa que el informe es privado y no pueden acceder a él las personas que no figuren en el cuadro situado justo encima (excepto posiblemente los administradores de tu espacio de trabajo, según tu configuración).
Si eliges Cualquiera que tenga el enlace, el informe será público para cualquiera que tenga la URL, así que utiliza esta opción con precaución. Esta es la única forma de que alguien pueda ver un informe en Read sin iniciar sesión en una cuenta.
Si estás en un espacio de trabajo, también puedes elegir Miembros del espacio de trabajo para dar acceso mediante enlace a todas las personas de tu espacio de trabajo. Usar esta opción no hará que el informe aparezca en la pestaña «Compartidos conmigo» de todos.
Solicitar acceso de editor
Si intentas hacer clic en el botón Compartir sin tener acceso de editor, verás lo siguiente:
Aunque no puedes realizar cambios en el uso compartido, puedes solicitar acceso al propietario del informe con solo hacer clic en un botón.