Boas-vindas e obrigado por explorar a plataforma Read! Este guia ajudará você na configuração, nas práticas recomendadas e nas dicas para avaliar os recursos da plataforma. Ele ajudará você a aproveitar ao máximo o período de teste. O Read AI foi desenvolvido para simplificar sua experiência em reuniões com anotações automáticas, uma poderosa pesquisa empresarial, recursos robustos de segurança e integrações perfeitas. Basta seguir estas etapas para começar e descobrir como o Read pode trabalhar para você e sua equipe.

Todos os novos usuários recebem um teste gratuito do Read Enterprise, que é ativado automaticamente quando criam a conta pela primeira vez. Em nenhum momento durante o teste será necessário fornecer um cartão de crédito. Após o término do teste, os usuários são transferidos automaticamente para o plano gratuito, no qual podem continuar usando o Read indefinidamente.

Se você não tem uma conta do Read e quer testar o Read com vários usuários da sua organização, siga as etapas descritas aqui para começar.

OBSERVAÇÃO:

Se você já tem uma conta do Read AI e o seu teste gratuito terminou, não será possível ativá-lo novamente. Nesse caso, entre em contato com a equipe de vendas para solicitar um teste em grupo.

Observe que os testes gratuitos não incluem créditos de upload, que permitem carregar suas próprias gravações de áudio e vídeo para gerar um relatório de reunião do Read referente a uma reunião da qual o Read não participou, como uma reunião presencial ou uma reunião realizada em uma plataforma não compatível. Se quiser testar o recurso de upload de arquivos, você pode comprar créditos de upload por US$ 0,04 por minuto na página Plano e faturamento.

ANTES DE COMEÇAR

Prepare-se para o sucesso

Recomendamos que você siga estas etapas:

Adicione esta página aos favoritos para acessá-la facilmente como referência
Faça uma lista de quem deve testar o Read AI com você. Pense em:
- Colegas que participam de reuniões frequentes que podem envolver várias partes interessadas (por exemplo, operações, vendas e gerenciamento de projetos).
- Uma combinação de gerentes e não gerentes, para que você obtenha feedback de diferentes níveis hierárquicos e perspectivas.
- Usuários que provavelmente fornecerão feedback após o teste.
- Usuários que dependem regularmente de plataformas que podem ser integradas ao Read AI (por exemplo, Salesforce, OneNote, HubSpot, Notion, Confluence etc.).
- Colegas de trabalho que já são usuários do Read.
- Participantes que provavelmente usarão ativamente o produto durante o teste (não tão ocupados a ponto de não se envolverem, mas com reuniões suficientes para se beneficiarem do Read).
- Colegas que estejam prontos para iniciar o teste e testar ativamente o produto, não apenas explorá-lo passivamente (por exemplo, que não estarão de férias nas próximas semanas).
Inicie o teste somente quando estiver pronto para adicionar usuários e testar o produto. Trabalhe com sua equipe e decidam quando faz sentido incorporar um teste ao fluxo de trabalho diário. Criar e configurar um espaço de trabalho levará aproximadamente 10 minutos.

Meça os resultados

Manter as métricas em mente ao começar a usar o Read ajudará você a identificar o valor dele para você e sua equipe com mais eficácia. Para garantir que você aproveite ao máximo o teste, reserve um momento para responder a estas perguntas rápidas.

Quanto tempo e energia você dedica a tarefas administrativas relacionadas a reuniões (preparação, participação e acompanhamento) e e-mails (leitura, priorização e resposta)? Como gostaria que isso mudasse?
Quanto tempo e energia você dedica a tarefas relacionadas ao compartilhamento, à atualização ou à localização de informações entre equipes e plataformas de colaboração (por exemplo, Slack, HubSpot, Salesforce, Jira, Notion, Confluence etc.)? Como gostaria que isso mudasse?
Como você descreveria sua eficiência e produtividade atualmente? (Considere fatores como envolvimento, acompanhamentos, tarefas concluídas, frequência com que as coisas passam despercebidas, carga de trabalho e níveis de esgotamento, entre outros.) Como gostaria que isso mudasse?

ETAPAS

OBSERVAÇÃO: o teste será ativado imediatamente depois que você criar sua conta. Você só pode ativar o teste uma vez; portanto, não o inicie até estar pronto para adicionar usuários e testar o produto imediatamente.

1. Decida quem será o proprietário do espaço de trabalho

Os testes têm mais sucesso quando o proprietário do espaço de trabalho está envolvido e pode coordenar a integração inicial, a configuração e os convites de usuários.

Se você for o proprietário do espaço de trabalho: continue para a Etapa 2.
Se você não for o proprietário do espaço de trabalho: compartilhe esta página com o proprietário do espaço de trabalho para que ele possa criar e configurar o espaço de trabalho.

2. Crie sua conta do Read

Read.ai > Criar uma conta. Será solicitado que você conecte seu calendário principal e conceda acesso ao Read. Em seguida, você será direcionado ao painel e verá uma caixa de diálogo explicando por que pedimos que você conecte seu calendário e oferecendo a opção de alterar as configurações de entrada automática. Configuraremos suas definições algumas etapas mais adiante; portanto, feche essa caixa de diálogo. Você verá a próxima janela pop-up, que oferece uma breve visão geral do que o Read faz. Reserve um tempo para analisá-la. Quando estiver pronto, feche essa janela também.

3. Crie um espaço de trabalho

Enquanto estiver conectado, clique no botão “Adicionar pessoas” no menu de navegação à esquerda. Isso iniciará o fluxo de criação do espaço de trabalho.
Adicione um nome para o espaço de trabalho e leia e aceite o Contrato de processamento de dados do Read.
Ignore a criação de equipes por enquanto — um dos principais casos de uso de uma equipe do espaço de trabalho é compartilhar automaticamente todos os relatórios com os membros da equipe ou com os gerentes. Essa deve ser considerada uma configuração avançada, a ser ajustada depois que os casos de uso das equipes forem definidos (por exemplo, organização de vendas e gerentes). Passe para a Etapa 3 para convidar pessoas para o espaço de trabalho.
Ignore o convite de pessoas por enquanto — faremos isso mais tarde.
Clique em “Avançar” na página de configurações; explicaremos como configurá-las em instantes.
Clique em “Concluir” na página de integrações. Também as analisaremos em instantes.

Seu espaço de trabalho foi criado! A página para a qual você será direcionado é onde poderá gerenciar as configurações do espaço de trabalho.

Você poderá acessar essa página novamente no futuro clicando no seu nome, no canto inferior esquerdo do painel, e selecionando Configurações do espaço de trabalho.

4. Configure as permissões de usuários do espaço de trabalho

Como proprietário do espaço de trabalho, você decidirá que tipo de configuração deseja para sua organização. Você determinará as preferências de entrada automática, controlará quais integrações são permitidas, gerenciará o acesso dos usuários e configurará várias outras definições. Você pode alterar a configuração a qualquer momento.

Se precisar avançar lentamente até que administradores e usuários estejam confortáveis com o conjunto de recursos e funcionalidades, recomendamos uma configuração conservadora. Isso significa que o Read precisa ser adicionado manualmente às reuniões e que nenhum relatório é compartilhado automaticamente. O acesso é limitado.

Se você estiver pronto para usar o Read amplamente e adotar uma abordagem colaborativa em toda a equipe, recomendamos uma configuração colaborativa. Isso significa que o Read entrará nas reuniões e compartilhará relatórios automaticamente, eliminando silos ao compartilhar conhecimento entre as equipes. Essa opção funciona bem se você tiver um ambiente aberto ou já tiver usado ferramentas semelhantes.

Você também pode escolher um meio-termo e optar por uma configuração intermediária. Algumas coisas serão automatizadas, mas você ainda poderá começar de maneira gradual.

Configuração conservadora:

Como administrador do espaço de trabalho, você pode ajustar as preferências de entrada automática, controlar quais integrações são permitidas, gerenciar o acesso dos usuários e configurar várias outras definições para sua organização.

Na guia Configurações

Configurações de entrada automática

Selecione “Os usuários selecionam manualmente as reuniões das quais o Read participa”. Isso significa que o Read não tentará entrar automaticamente nas suas reuniões; você terá que adicionar o Read manualmente às reuniões desejadas.
Selecione “Participar somente de reuniões internas”, embora essa configuração não tenha efeito real porque a entrada automática foi desativada acima.
Desative “entrar automaticamente em reuniões não agendadas” para o espaço de trabalho.

Configurações de relatórios e compartilhamento

Desative “Downloads” — isso significa que os usuários não poderão baixar o conteúdo dos relatórios
Em Compartilhamento de relatórios
- Selecione “sem acesso” para Acesso de participantes internos e também para Acesso de participantes externos. Isso significa que ninguém além do proprietário do relatório terá acesso automático aos relatórios; portanto, será necessário conceder acesso manualmente.
- Selecione “Não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso para Acesso de participantes internos e Acesso de participantes externos
- Desative “Permitir acesso por link público”. Isso aumenta a privacidade e a segurança, impedindo que visualizadores não intencionais ou não autorizados acessem o material por meio de um link compartilhado.
- Desative “descoberta de domínio” e selecione “não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso. Isso significa que os membros do espaço de trabalho não poderão ser facilmente encontrados no seu domínio para compartilhamento de relatórios. Por exemplo, quando você digitar um nome para compartilhar um relatório, os usuários não aparecerão no preenchimento automático nem como recomendações de compartilhamento.
Em Distribuição, desative todas as opções e certifique-se de que “Não permitir que os usuários atualizem esta preferência” esteja selecionado no menu suspenso em “Link do painel de reunião ao vivo”. Isso significa que os relatórios de reunião não serão compartilhados automaticamente. Em vez disso, você poderá compartilhá-los manualmente conforme necessário.

Integrações

Desative todas as integrações, exceto aquelas que deseja permitir que os usuários do espaço de trabalho conectem ao Read. Para começar da maneira mais conservadora, você pode desativar todas as integrações, exceto as três integrações de calendário: Google, Outlook e Zoom. Observe que as configurações de integração do espaço de trabalho do Read não conectam automaticamente nenhuma integração para os usuários; elas apenas determinam quais integrações os usuários podem conectar.

Na guia Permissões

O Acesso ao relatório da reunião e as Métricas e tendências agregadas são relevantes quando você começar a usar as equipes no espaço de trabalho; portanto, podem ser ignorados por enquanto.

Em Permissões avançadas, você encontrará “Acesso global aos relatórios”. Os proprietários e administradores do espaço de trabalho podem ativar essa configuração, que permite visualizar qualquer relatório de reunião pertencente aos usuários do espaço de trabalho. O Read recomenda ativá-la somente se for absolutamente necessário, para proteger a privacidade dos usuários.

Pronto!

Seu espaço de trabalho do Read está configurado! A partir daqui, você pode acessar a guia Pessoas e convidar outras pessoas da sua organização para participar. À medida que os usuários se familiarizarem com o Read, você poderá ativar configurações mais flexíveis para que aproveitem melhor os recursos do Read.

OBSERVAÇÃO: você configurou as definições do espaço de trabalho, mas cada membro do espaço de trabalho (incluindo você) terá configurações individuais de conta que poderá personalizar. Essa configuração é bastante restritiva, portanto, não haverá muitas alterações a fazer. Você pode acessar suas configurações individuais clicando no seu nome, no canto inferior esquerdo do painel, e selecionando “Configurações da conta”.

Configuração intermediária:

Na guia Configurações

Configurações de entrada automática

Em Função na reunião, selecione “Permitir que o Read participe dos convites do calendário quando o usuário for o anfitrião”
Em Tipos de reunião, selecione “Permitir que o Read participe somente de reuniões internas”
Desative “entrar automaticamente em reuniões não agendadas” para o espaço de trabalho.

Configurações de relatórios e compartilhamento

Em Compartilhamento de relatórios
- Para Acesso de participantes internos, selecione “acesso de visualizador” e “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”. Isso significa que as pessoas da sua organização que receberem um relatório poderão visualizá-lo, mas não editá-lo, a menos que o proprietário do relatório escolha aumentar o nível de acesso.
- Para Acesso de participantes externos, selecione “acesso de visualizador” ou “sem acesso” e selecione “não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso.
- Ative “Permitir acesso por link público” e selecione “Membros do espaço de trabalho”. Isso fará com que qualquer pessoa do seu espaço de trabalho possa acessar qualquer relatório se o link for compartilhado com ela.
- Ative “descoberta de domínio” e selecione “não permitir que os usuários atualizem esta preferência”. Isso significa que os membros do espaço de trabalho poderão ser facilmente encontrados no seu domínio para compartilhamento de relatórios. Por exemplo, quando você digitar um nome para compartilhar um relatório, os usuários aparecerão no preenchimento automático ou como recomendações de compartilhamento.
Em Distribuição
- Ative somente “Resumos de reunião”. Isso significa que os relatórios serão compartilhados automaticamente com os participantes da reunião com base no acesso determinado acima.
- Ative “Link do painel de reunião ao vivo” e selecione “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”. Isso significa que os usuários poderão acessar suas métricas ao vivo durante as reuniões.

Integrações

Desative todas as integrações, exceto aquelas que deseja permitir que os usuários do espaço de trabalho conectem ao Read. Observe que as configurações de integração do espaço de trabalho do Read não conectam automaticamente nenhuma integração para os usuários; elas apenas determinam quais integrações os usuários podem conectar.
- Ative as integrações de calendário. Isso permitirá que o Read saiba de quais reuniões deve participar.
- Ative seu provedor de e-mail preferido em Produtividade. Isso permitirá que o Read gere resumos dos tópicos da sua caixa de entrada para destacar conversas importantes.
- Ative as integrações de colaboração e CRM usadas pela sua organização. Elas permitem enviar automaticamente itens de ação e relatórios para essas plataformas, para que o Read possa ajudar você onde já trabalha.
- Ative sua integração de mensagens preferida para que o Read possa compartilhar relatórios de reunião nesses canais, em vez do e-mail ou além dele.

Na guia Permissões

Pronto!

OBSERVAÇÃO: você configurou as definições do espaço de trabalho, mas cada membro do espaço de trabalho (incluindo você) terá configurações individuais de conta que poderá personalizar. Essa configuração permite alguma personalização onde você selecionou “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”. Essas serão as seções que os usuários individuais poderão alterar nas próprias configurações. Você pode acessar suas configurações individuais clicando no seu nome, no canto inferior esquerdo do painel, e selecionando “Configurações da conta”.

Configuração colaborativa:

Na guia Configurações

Preferências de entrada automática

Em Função na reunião, selecione “Permitir que o Read participe de todos os convites do calendário”
Em Tipos de reunião, selecione “Permitir que o Read participe de todos os tipos de reunião”
Mantenha “Entrar automaticamente em reuniões não agendadas” ativado para o espaço de trabalho.

Configurações de relatórios e compartilhamento

Em Compartilhamento de relatórios
- Para Acesso de participantes internos, selecione “acesso de editor” e “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”. Isso significa que as pessoas da sua organização que receberem um relatório poderão editá-lo, mas os proprietários dos relatórios poderão reduzir o nível de acesso conforme necessário.
- Para Acesso de participantes externos, selecione “acesso de visualizador” e “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”. Isso significa que as pessoas de fora da sua organização que receberem um relatório poderão visualizá-lo, mas não editá-lo, a menos que os proprietários dos relatórios escolham aumentar o nível de acesso conforme necessário.
- Ative “Permitir acesso por link público” e selecione “Membros do espaço de trabalho”. Como alternativa, selecionar “Qualquer pessoa com o link” significa que os usuários poderão compartilhar manualmente o link do relatório com qualquer pessoa, e o destinatário não precisará criar uma conta do Read. Isso pode ser desejável ao compartilhar relatórios com novos clientes ou parceiros; apenas tenha em mente que, com essa configuração, o Read não terá como saber exatamente quem tem acesso ao relatório.
- Ative “descoberta de domínio” e selecione “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso. Isso significa que os membros do espaço de trabalho poderão ser facilmente encontrados no seu domínio para compartilhamento de relatórios, mas poderão optar por alterar essa configuração. Por exemplo, quando você digitar um nome para compartilhar um relatório, os usuários aparecerão no preenchimento automático ou como recomendações de compartilhamento.
Em Distribuição
- Ative tudo. Isso significa que os relatórios serão compartilhados automaticamente com os participantes da reunião com base no acesso determinado acima.
- Certifique-se de que “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência” esteja selecionado no menu suspenso em “Link do painel de reunião ao vivo”, para que eles possam desativá-lo se desejarem.

Integrações

Ative todas as integrações que deseja permitir que os usuários do espaço de trabalho conectem ao Read. Observe que as configurações de integração do espaço de trabalho do Read não conectam automaticamente nenhuma integração para os usuários; elas apenas determinam quais integrações os usuários podem conectar.
- Ative as integrações de calendário. Isso permitirá que o Read saiba de quais reuniões deve participar.
- Ative seu provedor de e-mail preferido em Produtividade. Isso permitirá que o Read gere resumos dos tópicos da sua caixa de entrada para destacar conversas importantes.
- Ative as integrações de anotações, colaboração e CRM usadas pela sua organização. Elas permitem enviar automaticamente itens de ação e relatórios para essas plataformas, para que o Read possa ajudar você onde já trabalha.
- Ative sua integração de mensagens preferida para que o Read possa compartilhar relatórios de reunião nesses canais, em vez do e-mail ou além dele.
- Se sua empresa usa uma plataforma que ainda não está integrada ao Read, avise-nos! Enquanto isso, você pode ativar Webhooks e Zapier para que os usuários criem automações.

Na guia Permissões

Em Permissões avançadas, você encontrará “Acesso global aos relatórios”. Os proprietários e administradores do espaço de trabalho podem ativar essa configuração, que permite visualizar qualquer relatório de reunião pertencente aos usuários do espaço de trabalho. Para proteger a privacidade dos usuários, o Read recomenda ativá-la somente quando necessário.

Pronto!

Seu espaço de trabalho do Read agora está configurado para que sua empresa possa aproveitar melhor os recursos do Read!

OBSERVAÇÃO: você configurou as definições do espaço de trabalho, mas cada membro do espaço de trabalho (incluindo você) terá configurações individuais de conta regidas pela configuração do espaço de trabalho. Você pode acessá-las clicando no seu nome, no canto inferior esquerdo do painel, e selecionando “Configurações da conta”. Cada usuário convidado para o teste terá configurações semelhantes e poderá personalizá-las dependendo de como você configurou o espaço de trabalho.

5. Adicione licenças ao seu espaço de trabalho

Como você é a única pessoa no teste até o momento, será necessário adicionar o número de licenças necessário para cobrir todos os usuários da lista criada. Clique no seu e-mail, no canto inferior esquerdo do painel, e selecione Plano e faturamento".

Na página Plano e faturamento, em Uso de licenças, no canto superior direito, selecione “Adicionar licenças”. Isso abrirá uma janela na qual você poderá adicionar as licenças necessárias (1 licença por usuário). Não será necessário fornecer um cartão de crédito. Você retornará à página Plano e faturamento, onde verá o número total de licenças disponíveis. Exemplo: se você for testar o Read com mais 5 colegas, deverá adicionar mais 5 licenças, totalizando 6.

6. Adicione usuários ao espaço de trabalho

Agora você pode adicionar usuários ao espaço de trabalho enviando convites a todos os colegas identificados na sua lista. Na guia Pessoas, selecione o botão “Adicionar pessoas” à direita.

Na janela exibida, digite os endereços de e-mail dos usuários que deseja convidar. Clique em “adicionar outro” quantas vezes forem necessárias até adicionar todas as pessoas que deseja incluir no teste. Quando estiver pronto, clique em “Enviar convites”.

Os convites serão enviados para as caixas de entrada dos usuários e, depois de aceitá-los, eles deverão criar uma conta do Read para entrar no seu espaço de trabalho. Recomendamos adicionar os usuários no início para que possam aproveitar plenamente o Read AI durante o período de teste.

RECOMENDAÇÃO:

Este artigo contém informações úteis que orientarão seus colegas na criação das contas do Read e na entrada no espaço de trabalho; portanto, é uma boa ideia compartilhá-lo com eles.

7. Comece a trabalhar de forma mais inteligente com o Read AI!

Está tudo pronto! Espere ver um relatório de reunião sempre que o Read participar de uma reunião. Se algo não estiver funcionando como esperado, consulte a seção Solução de problemas abaixo.

É uma boa ideia conhecer seu painel; portanto, explore-o para descobrir onde está cada coisa. Estas são algumas páginas úteis:

Na sua página Calendário, você verá suas próximas reuniões e se a opção “Adicionar Read?” está ativada para suas reuniões com base nas preferências de participação. Você pode ativar ou desativar o Read para qualquer reunião específica ajustando essa opção.
Sua página Relatórios inclui os relatórios de sua propriedade e os relatórios compartilhados com você. Se houver algum problema para gravar uma reunião, você também poderá encontrar os relatórios na guia Incompletos, junto com uma explicação do ocorrido. Os relatórios contêm muitos insights valiosos, não apenas na forma de itens de ação e resumos, mas também como orientações para ajudar você a se tornar um orador melhor e métricas para realizar reuniões melhores.
Acesse Configurações da conta > Compartilhamento de relatórios > Distribuição de relatórios. Aqui você pode determinar como será notificado quando um novo relatório estiver pronto para você (por e-mail ou chat).
Em Configurações da conta > Perfil, você pode adicionar uma senha à sua conta, o que é altamente recomendado para proteger seu acesso.
Configure a disponibilidade do Smart Scheduler em Configurações da conta > Smart Scheduler para facilitar o agendamento de reuniões com outras pessoas.

OBSERVAÇÃO:

A página Para você e a página Política de reuniões contêm dados agregados referentes a um período de 2 semanas; portanto, provavelmente você não verá conteúdo nelas até depois do término do teste.

REUNIÕES+

O Read AI permite transformar conversas em ações; portanto, experimente o Ask Read para encontrar insights em reuniões, e-mails, documentos e chats em segundos. É como ter uma memória perfeita de todas as conversas que você já teve — e ir além dos resultados de pesquisa: gerar relatórios de status, rascunhos de e-mail e agendas. Novos funcionários podem se atualizar rapidamente sobre projetos em andamento sem longas reuniões de introdução. Precisa de algo enquanto um colega está ausente? Obtenha respostas a partir de informações compartilhadas sem interromper o período de folga dessa pessoa. E quando alguém sair da empresa, o conhecimento dessa pessoa continuará com a equipe, integrado ao seu espaço de trabalho.

O Ask Read fica melhor com o trabalho em equipe. Quando sua equipe compartilha relatórios de reuniões e recursos, sua base de conhecimento cresce, oferecendo respostas mais completas e relevantes. Mas você sempre controla o que é compartilhado e o que permanece privado, garantindo que somente as informações escolhidas por você fiquem acessíveis a outras pessoas.

Experimente na página Ask Read!

Boas-vindas à comunidade de usuários do Read AI! Você está entre boas companhias.

ACOMPANHAMENTO APÓS 3 DIAS

O teste terminará antes que você perceba; por isso, recomendamos que você responda a estas perguntas depois de três semanas para garantir que está realmente aproveitando o teste.

Você adicionou o Read a uma reunião?
Você revisou e compartilhou um relatório?
Você enviou um relatório ou item de ação diretamente para seu CRM ou outra integração?
Você baixou a extensão do Read AI para Chrome ou adicionou o aplicativo Read à sua plataforma de reuniões para facilitar o acesso?
Você usou o Ask Read para
- Encontrar um detalhe discutido durante uma reunião ou por chat?
- Criar materiais de treinamento?
- Gerar uma nova agenda ou um e-mail de acompanhamento de dentro de um relatório?

Se você responder “não” a alguma dessas perguntas, ainda há tempo! Faça login na sua conta do Read AI e comece a trabalhar de forma mais inteligente.

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