Introdução ao Read

O Read é um assistente de reuniões com tecnologia de IA que se integra perfeitamente ao Zoom, ao Google Meet e ao Microsoft Teams para aprimorar sua experiência em reuniões. Aproveitando a tecnologia de IA de ponta, o Read fornece resumos abrangentes de reuniões, transcrições precisas, reprodução de vídeo e muito mais, tudo desenvolvido para otimizar a eficiência e a eficácia das reuniões em tempo real e de forma assíncrona.

Com o Read, você pode esperar resumos de reuniões refinados e profissionais que capturam os principais pontos, decisões e itens de ação discutidos em cada reunião. As transcrições geradas por IA garantem uma documentação precisa de toda a conversa, permitindo consultar e recuperar facilmente informações importantes. Além disso, o recurso de reprodução de áudio/vídeo permite revisitar seções específicas da reunião sem esforço, economizando seu tempo e eliminando a necessidade de procurar informações em gravações longas.

A integração do Read com videoconferências permite que você tenha um fluxo de trabalho de reuniões mais simples e produtivo. Ao aproveitar os recursos de IA, o Read transforma suas reuniões em sessões bem organizadas e acionáveis, maximizando o valor do seu tempo e promovendo a colaboração.

Estamos felizes em apresentar o Read como uma adição valiosa ao seu conjunto de ferramentas para reuniões e acreditamos que ele contribuirá significativamente para aprimorar a experiência geral de reuniões para todos os participantes.

Vídeo de introdução ao Read: este vídeo de 1,5 minuto é uma introdução simples à IA do Read e a alguns dos recursos da plataforma. Introdução ao Read AI

Para administradores

Se você vai administrar o Read para sua organização, está no lugar certo. As seções abaixo orientarão você pelo processo inicial de criação e configuração do seu Workspace, que é como você gerenciará todos os diferentes usuários da sua organização. Os Workspaces permitem configurar definições e permissões para seus usuários, ativar ou desativar vários recursos e pagar pelas licenças de todos os usuários por meio de uma única assinatura.

Para obter mais detalhes sobre todos os recursos dos Workspaces, consulte:

O que os planos pagos do Read incluem para empresas/grupos em Workspaces?

Configuração inicial e faturamento

Para gerenciar o Read para sua organização, primeiro você precisa criar um Workspace:

Designe um proprietário do Workspace.
- Esse usuário será um "superadministrador" do Workspace, responsável pelo faturamento e com permissões máximas para configurar e gerenciar o Workspace
- O proprietário pode nomear outros usuários como administradores e sempre pode transferir a propriedade para outra pessoa posteriormente
O proprietário já deve ter ou criar uma conta do Read e fazer login no Read.
Em seguida, acesse a página Comparar planos para selecionar e comprar uma assinatura para seu Workspace
- Observação: você precisará comprar uma licença para cada usuário que quiser adicionar, mas elas poderão ser reatribuídas
Após a compra inicial, clique no link "Adicionar pessoas" na barra de navegação à esquerda. Isso criará um Workspace, que é como você adiciona usuários à sua conta.

Para obter mais detalhes, consulte:

Configurações do Workspace

Somente o proprietário e os administradores do Workspace podem configurar suas definições. Os proprietários recebem uma solicitação para revisar várias configurações importantes ao criar o Workspace pela primeira vez, mas todas as configurações podem ser modificadas a qualquer momento na página Configurações do Workspace. Para obter mais detalhes sobre as configurações do Workspace, consulte: Quais são todas as configurações e permissões disponíveis nos Workspaces?

Se você precisar avançar lentamente até que administradores e usuários estejam familiarizados com o conjunto de recursos e funcionalidades, recomendamos uma configuração conservadora. Isso significa que o Read precisa ser adicionado manualmente às reuniões e que nenhum relatório é compartilhado automaticamente. O acesso é limitado.
Se você estiver pronto para usar o Read amplamente e tiver uma abordagem colaborativa em toda a equipe, recomendamos uma configuração colaborativa. Isso significa que o Read entrará nas reuniões e compartilhará relatórios automaticamente, eliminando silos ao compartilhar conhecimento entre as equipes. Essa opção funciona bem se você tiver um ambiente aberto ou já tiver usado ferramentas semelhantes.
Ou encontre um meio-termo e opte por uma configuração intermediária. Algumas coisas serão automatizadas, mas você ainda poderá começar lentamente.

Configuração conservadora:

Gerenciar Workspace > Configurações > Preferências de entrada automática em reuniões:
- Selecione “Os usuários selecionam manualmente as reuniões às quais o Read entraˮ em Função na reunião. O Read não tentará entrar automaticamente nas suas reuniões, portanto você terá que adicioná-lo manualmente.
- Selecione "Desativado para o Workspace" em Reuniões não agendadas com entrada automática. Isso garante que o Read não tente entrar manualmente; os usuários sempre precisarão adicionar o Read manualmente às suas reuniões.
Gerenciar Workspace > Configurações > Relatórios e compartilhamento:
- Desative “Downloads”
- Em Acesso de participantes internos, selecione “Sem acesso”
- Em Acesso de participantes externos, selecione “Sem acesso”
- Selecione “Não permitir que os usuários atualizem esta preferênciaˮ no menu suspenso de Acesso de participantes internos e externos
- Deixe a configuração de acesso ao link como "Sem acesso ao link" e desative "Permitir acesso público ao link"
- Desative “descoberta de domínio” e selecione “não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso
- Certifique-se de que o Link do painel da reunião ao vivo esteja desativado e que “Não permitir que os usuários atualizem esta preferênciaˮ esteja selecionado no menu suspenso
Gerenciar Workspace > Equipes
- Não crie equipes inicialmente. Um dos principais recursos delas é compartilhar automaticamente todos os relatórios com os membros da equipe ou com os gerentes das equipes.
- Essa deve ser considerada uma configuração avançada, a ser ajustada depois que os casos de uso das equipes forem definidos (por exemplo, organização de vendas, gerentes)
Gerenciar Workspace > Configurações > Integrações:
- Desative todas as integrações, exceto as quatro integrações de calendário: Google, Google Meet, Outlook e Zoom. Observe que as configurações de integração do Workspace do Read não conectam automaticamente nenhuma integração para os usuários; em vez disso, elas determinam quais integrações os usuários podem conectar.

Configuração intermediária:

Gerenciar Workspace > Configurações > Preferências de entrada automática em reuniões:
- Em Função na reunião, selecione "Permitir que o Read entre nos convites do calendário quando o usuário for o anfitrião"
- Em Tipos de reunião, selecione "Permitir que o Read entre apenas em reuniões internas"
- Em Reuniões não agendadas com entrada automática, selecione "Os membros podem permitir"
Gerenciar Workspace > Configurações > Relatórios:
- Em Acesso de participantes internos, selecione “Acesso de visualizador” e selecione “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”
- Em Acesso de participantes externos, selecione “Acesso de visualizador” ou “Sem acesso” e selecione “não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso
- Ative “Permitir acesso público ao link” e selecione “Membros do Workspace”
- Ative “descoberta de domínio” e selecione “não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso
- Ative “Link do painel da reunião ao vivoˮ e selecione “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”
Gerenciar Workspace > Equipes
- Não crie equipes inicialmente. Um dos principais recursos delas é compartilhar automaticamente todos os relatórios com os membros da equipe ou com os gerentes das equipes
- Essa deve ser considerada uma configuração avançada, a ser ajustada depois que os casos de uso das equipes forem definidos (por exemplo, organização de vendas, gerentes)
Gerenciar Workspace > Configurações > Integrações:
- Ative as integrações de calendário
- Ative seu provedor de e-mail preferido em Produtividade
- Ative as integrações de Produtividade, Anotações, Colaboração, Mensagens e CRM usadas pela sua organização. Observe que as configurações de integração do Workspace do Read não conectam automaticamente nenhuma integração para os usuários; em vez disso, elas determinam quais integrações os usuários podem conectar.

Configuração colaborativa:

Gerenciar Workspace > Configurações > Preferências de entrada automática em reuniões:
- Em Função na reunião, selecione "Permitir que o Read entre em todos os convites do calendário"
- Em Tipos de reunião, selecione "Permitir que o Read entre em todos os tipos de reunião"
- Em Reuniões não agendadas com entrada automática, selecione "Os membros podem permitir"
Gerenciar Workspace > Configurações > Relatórios:
- Em Acesso de participantes internos, selecione “Acesso de editor” e selecione “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”
- Em Acesso de participantes externos, selecione “Acesso de visualizador” e selecione “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”
- Ative “Permitir acesso público ao link” e selecione “Membros do Workspace”. Como alternativa, selecionar “Qualquer pessoa com o link” significa que os usuários poderão compartilhar manualmente o link do relatório com quem quiserem, e o destinatário não precisará criar uma conta do Read.
- Ative “descoberta de domínio” e selecione “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso.
- Certifique-se de que “definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferênciaˮ esteja selecionado no menu suspenso em “Link do painel da reunião ao vivoˮ para que eles possam desativá-lo se desejarem.
Gerenciar Workspace > Equipes
- Não crie equipes inicialmente. Um dos principais recursos delas é compartilhar automaticamente todos os relatórios com os membros da equipe ou com os gerentes das equipes
- Essa deve ser considerada uma configuração avançada, a ser ajustada depois que os casos de uso das equipes forem definidos (por exemplo, organização de vendas, gerentes)
Gerenciar Workspace > Configurações > Integrações:
- Ative as integrações de calendário
- Ative as integrações de Produtividade, Anotações, Colaboração, Mensagens e CRM usadas pela sua organização
- Se sua empresa usa uma plataforma que ainda não está integrada ao Read, avise-nos! Enquanto isso, você pode ativar Webhooks e Zapier para que os usuários criem automações na seção Fluxo de trabalho. Observe que as configurações de integração do Workspace do Read não conectam automaticamente nenhuma integração para os usuários; em vez disso, elas determinam quais integrações os usuários podem conectar.

Privacidade e segurança

Muitas organizações que usam o Read se preocupam profundamente com a privacidade e a segurança dos dados de seus usuários, e nós também. Como esse pode ser um tema bastante complexo, criamos recursos adicionais para ajudar a responder a muitas perguntas comuns:

Se você tiver alguma dúvida cuja resposta não conseguir encontrar, entre em contato com o suporte do Read para obter ajuda.

Para todos os usuários

Esta seção é para qualquer pessoa cuja assinatura do Read seja fornecida pela empresa ou organização. Para acessar sua assinatura, você precisará ser convidado para o Workspace da sua organização. Na maioria dos casos, você receberá um convite por e-mail com um link para entrar no Workspace.

A exceção ocorre se sua organização tiver configurado as definições do Workspace para permitir que usuários aprovados entrem automaticamente. Nesse caso, desde que você seja aprovado, será adicionado automaticamente ao Workspace na próxima vez que fizer login no Read. Se isso se aplica a você, pule para a Etapa 2 abaixo.

Criar uma conta no Read

Etapa 1: Responder ao e-mail de convite

Verifique sua caixa de entrada em busca de um e-mail do suporte do Read (support@e.read.ai): “Você foi convidado a entrar em um Workspace do Read.”
Clique no botão [Entrar no Workspace]

Não encaminhe este e-mail para outra conta. É essencial que você crie uma conta usando apenas o endereço de e-mail que recebeu o convite; caso contrário, não será adicionado ao Workspace.

Etapa 2: Criar uma conta

O e-mail deverá levar você à página "Criar conta"
Clique no provedor de login preferido da sua empresa
Faça login com suas credenciais da empresa, certificando-se de usar o mesmo e-mail que recebeu o convite

Se você escolher se cadastrar com e-mail em vez de SSO, precisará verificar seu endereço de e-mail antes de entrar no Workspace.

Etapa 3: Entrar no Workspace da sua empresa

A primeira coisa que você deverá ver é a tela "Entrar no Workspace"
Clique no botão [Aceitar]
Depois de ser adicionado, clique em [Continuar]

Se você perder esta etapa, há uma maneira de corrigir isso depois de criar uma conta. Consulte o guia de solução de problemas.

Etapa 4: Conectar seu calendário

Em seguida, serão apresentadas opções para conectar seu calendário
Selecione os calendários que contêm seus convites para reuniões por videoconferência e permita as permissões necessárias para o Read
Você pode conectar uma conta do Google e uma do Outlook

Se você vir um aviso informando que seu calendário já foi conectado a outra conta do Read, provavelmente criou várias contas por engano. Esta página explica o que fazer nesse caso.

Etapa 5: Revisar algumas configurações importantes

Depois de conectar seus calendários, será solicitado que você revise algumas configurações importantes
Confirme se deseja que o Read entre em todas as suas reuniões, apenas nas reuniões que você organiza ou somente naquelas para as quais você convidar especificamente o Read
Confirme para quem você deseja que os resumos por e-mail sejam enviados após a reunião
Você também pode clicar em "Configurações avançadas" para visualizar outras configurações que talvez queira revisar.

Você sempre poderá alterar essas configurações e outras posteriormente em Configurações da conta. Observe que algumas opções podem ser restritas com base nas configurações do seu Workspace.

Etapa 6: Conectar integrações adicionais

Aqui você pode conectar outras ferramentas que usa ao Read. Esta etapa é opcional, e algumas ou todas essas integrações podem estar desativadas pelo seu Workspace. Você também poderá revisar as integrações disponíveis posteriormente, depois que sua conta for criada.

OBSERVAÇÃO: Se você tiver reuniões no Google Meet ou no Zoom, mesmo que não seja o anfitrião das reuniões, o Read recomenda fortemente que você conecte essas integrações. Se você não conectar essas integrações, talvez o Read não consiga gerar relatórios completos de reuniões do Google Meet ou do Zoom.

Etapa 7: Concluir

Aqui você pode baixar o aplicativo para computador e a extensão do navegador do Read. Recomendamos ambas as ferramentas para todos os usuários.

Personalizar as configurações da conta

Configurações gerais

No canto inferior esquerdo da tela, você verá seu nome e e-mail. Selecione-o para abrir outro menu que direcionará você para “Configurações da conta”.

Se alguma configuração estiver esmaecida ou não puder ser alterada, isso ocorrerá devido à configuração do seu Workspace (entre em contato com um administrador do Workspace se quiser alterá-la). Recomendamos navegar por todas as configurações para se familiarizar com as opções e os recursos do Read.

Configurar o Read para as próximas reuniões

Você também pode personalizar antecipadamente quais reuniões deseja que o Read participe e como deseja compartilhar essas reuniões acessando “Calendário” e ativando ou desativando “Adicionar o Read?”. Essas configurações padrão são baseadas nas suas Configurações da conta, mas podem ser modificadas para reuniões específicas a qualquer momento:

Flexível?: o Read reagendará automaticamente para o melhor horário conforme seu calendário mudar, levando também em consideração seu período de foco.
Adicionar o Read?: esta opção convida ou remove seu próprio Assistente do Read da reunião. Outros usuários do Read presentes nas reuniões também podem convidar seus próprios Assistentes do Read.

Perguntas frequentes

Abaixo estão algumas perguntas frequentes sobre o uso do Read AI. Se não encontrar a resposta para sua pergunta, entre em contato com o suporte do Read (tempo médio de resposta inferior a 1 dia útil).

Como entro em contato com o suporte?

Você pode enviar um chamado de suporte usando este formulário: https://support.read.ai/hc/en-us/requests/new

O central de ajuda do Read contém muitas informações úteis que podem ajudar as pessoas a encontrar respostas rapidamente. Você também pode usar a ferramenta Pergunte ao Read para encontrar respostas sobre como usar o Read.

O que é um Workspace e por que recebi um convite?

Os Workspaces são usados para gerenciar o serviço Read AI em uma organização. Isso inclui estabelecer configurações recomendadas em toda a organização. Você verá o termo Workspace mencionado de duas formas:

Você ainda não tem uma conta, mas recebeu um convite por e-mail para entrar em um Workspace. Aceite o convite clicando no link do e-mail e seguindo as etapas de integração.
Você já criou uma conta e recebeu um convite para entrar no Workspace. Ao clicar no link desse e-mail, verá uma solicitação para entrar no Workspace e migrar suas reuniões anteriores; aceite ambas.

O que esperar da minha primeira reunião?

Quando o Read entra, é semelhante à entrada de qualquer participante na reunião:

O anfitrião da reunião ou outra pessoa na chamada talvez precise permitir que o Read entre (isso depende das configurações da plataforma de videoconferência)
Especificamente no Zoom, o Read solicitará ao anfitrião permissão para gravar e não começará a gravar sem aprovação.
Dependendo de como o Read entra e das configurações da plataforma da reunião, o Read poderá enviar uma mensagem no chat da reunião informando aos participantes que está entrando para fazer anotações e destacando os controles do chat.
Após o término da reunião, você receberá um e-mail com o resumo da reunião (se ativado) e poderá revisar o relatório da reunião, que inclui um resumo, destaques, transcrições e reprodução de áudio/vídeo (somente nos planos Enterprise ou Enterprise+) em https://app.read.ai/analytics/reports

Como devo me comunicar com os participantes da reunião quando o Read estiver ativado?

Comece explicando o que é: implementamos o Read AI, um assistente de reuniões com tecnologia de IA que se integra perfeitamente às nossas reuniões.

E o motivo: o objetivo do Read é aprimorar e melhorar a experiência atual de reuniões na nossa organização. Essa tecnologia de IA fornecerá resumos abrangentes de reuniões, transcrições precisas, funcionalidade de reprodução e destaques, tudo desenvolvido para otimizar a eficiência e a eficácia das reuniões. Esperamos que, ao usar essa ferramenta, possamos economizar tempo e esforço ao fazer anotações e obter insights mais bem documentados das nossas conversas.

Segurança e privacidade: fique tranquilo, pois o Read é uma ferramenta segura que está em conformidade com nossas políticas de privacidade. No entanto, se você não se sentir confortável com essa configuração, avise-nos e desativaremos o Read se todos concordarem ou forneceremos uma cópia separada das anotações da reunião caso você opte por sair dela.

E se eu usar vários calendários?

Se sua conta de calendário incluir vários calendários diferentes, selecione aqueles nos quais deseja permitir que o Read entre.

Talvez você tenha alguns calendários conectados ao Google ou ao Microsoft Calendar. Na sua página de integrações, selecione os calendários nos quais deseja que o Read entre nas suas reuniões e desmarque aqueles que não deseja que o Read considere (por exemplo, treinamentos da empresa).