- O que são o aviso prévio e a recusa?
- Recebeu um e-mail informando que um participante recusou?
- Como funciona
- Ativar ou desativar o aviso prévio e a recusa
- O que os anfitriões do Read AI veem
- Limitações
- Perguntas frequentes
O que são o aviso prévio e a recusa?
O aviso prévio e a recusa são um recurso que informa as pessoas com antecedência quando uma reunião será gravada com o Read AI e oferece a elas uma forma de recusar antes do início.
Quando um espaço de trabalho ativa esse recurso, qualquer pessoa de fora desse espaço de trabalho que seja convidada para uma reunião que um membro do espaço planeja gravar com o Read AI recebe um aviso por e-mail. Se essa pessoa recusar, o Read AI não gravará a reunião para ninguém, e todos que planejavam gravá-la serão informados.
Use esse recurso para ser transparente com clientes, candidatos, parceiros e outros convidados sobre a gravação e para coletar as preferências deles antes da reunião, em vez de fazer isso durante a reunião.
Esse recurso está disponível apenas para espaços de trabalho e deve ser ativado por um administrador ou proprietário do espaço de trabalho.
Recebeu um e-mail informando que um participante recusou?
Se você usa o Read AI e recebeu um e-mail informando que um participante recusou a gravação, veja o que aconteceu:
- Alguém convidado para a reunião pertence a um espaço de trabalho do Read AI que ativou o aviso prévio e a recusa. Você não precisa estar nesse espaço de trabalho nem ter essa configuração ativada para que ela se aplique.
- Um dos convidados recebeu um aviso e optou por recusar.
- O Read AI não participará nem gravará a reunião para ninguém, inclusive para você, e nenhum relatório da reunião será criado.
Você não precisa fazer nada. Se ainda precisar de um registro da reunião, recomendamos combinar uma abordagem com os participantes. Você pode verificar o status de recusa de uma reunião a qualquer momento na página Calendário. O restante deste artigo explica como o recurso funciona.
Como funciona
Quem recebe o aviso
Os avisos são enviados somente aos convidados que não são membros do espaço de trabalho que ativou a configuração. Os próprios membros desse espaço de trabalho nunca os recebem.
Um aviso é enviado quando um membro desse espaço de trabalho configura o Read AI para participar de uma reunião agendada que inclui convidados externos.
Quando os avisos são enviados
| Quando é enviado | |
|---|---|
| Aviso inicial | Pouco depois de o Read AI ser configurado pela primeira vez para participar da reunião, geralmente dentro de uma hora. Em uma série recorrente, somente a primeira reunião recebe esse e-mail. |
| Lembrete | 24 horas antes de cada reunião, incluindo todas as reuniões de uma série recorrente. Não é enviado se o aviso inicial tiver sido enviado menos de 48 horas antes da reunião ou se alguém já tiver recusado. |
Assim, cada convidado recebe no máximo dois e-mails para a primeira reunião e um e-mail para cada reunião posterior de uma série. Os avisos podem não ser entregues se o Read AI for adicionado menos de uma hora antes do início da reunião.
O e-mail informa ao convidado quem planeja gravar, mostra o título, a data e o horário da reunião e inclui um botão Recusar a gravação. Ele também contém um link para uma página que explica como o Read AI trata os dados da pessoa.
O que acontece quando alguém recusa
- O convidado clica em Recusar a gravação no e-mail e confirma na página de recusa.
- O Read AI não participará nem gravará a reunião.
- Todas as pessoas que planejavam gravar a reunião com o Read AI recebem um e-mail informando-as. Se o convidado voltar a aceitar posteriormente, receberá outro e-mail informando que a reunião será gravada normalmente.
- No aplicativo do Read AI, a reunião é marcada como Recusada e as opções para adicionar o Read AI são desativadas (consulte O que os anfitriões da reunião veem).
Depois que alguém recusa, o Read AI respeita essa escolha mesmo que a pessoa seja removida do convite posteriormente. As pessoas também podem mudar de ideia e voltar a aceitar a qualquer momento antes do início da reunião, usando o mesmo link. Enquanto a reunião estiver em andamento, o link levará a pessoa à página de recusa durante a reunião. Recusar nessa página exclui o áudio e o vídeo dessa reunião, e nenhum Relatório da reunião é criado.
Uma recusa se aplica à reunião inteira. Se várias pessoas planejavam gravá-la com o Read AI, ela não será gravada para nenhuma delas.
Ativar ou desativar o aviso prévio e a recusa
Você precisa ser proprietário ou administrador do espaço de trabalho para alterar essa configuração. Ela se aplica a todos os membros do espaço de trabalho.
- Abra o Read AI e acesse Configurações do espaço de trabalho.
- Expanda a seção Preferências de participação automática em reuniões.
- Ative ou desative a opção Aviso prévio e recusa:
Depois de ativar a opção, os avisos serão enviados para reuniões agendadas posteriormente e para reuniões existentes nas quais os membros do espaço de trabalho configuraram o Read AI para participar.
Se você desativar a opção, nenhum novo aviso será enviado. As recusas já enviadas continuarão válidas. Os convidados ainda poderão recusar ou voltar a aceitar usando os avisos que já receberam, e os anfitriões continuarão sendo informados quando isso acontecer.
O que os anfitriões do Read AI veem
Aqui, “anfitriões” significa qualquer pessoa que planejou gravar a reunião com o Read AI. Isso inclui usuários do Read AI que não estão no espaço de trabalho que ativou o recurso. Quando um convidado recusa, os anfitriões ficam sabendo de duas formas.
Notificações por e-mail. Os anfitriões recebem um e-mail quando o primeiro participante recusa, informando que o Read AI não participará nem gravará automaticamente a reunião e que nenhum relatório da reunião será criado. O e-mail não informa quem recusou.
Se esse participante voltar a aceitar e não houver mais ninguém com a gravação recusada, os anfitriões receberão um segundo e-mail informando que o Read AI participará e gravará a reunião conforme agendado.
Para evitar o excesso de e-mails, o Read AI deixa de enviar essas mensagens se um participante recusar e voltar a aceitar muitas vezes. O último e-mail informa que é o aviso final para aquela reunião. Você ainda pode verificar o status atual de recusa da reunião na página Calendário.
No aplicativo do Read AI. A reunião é marcada com o rótulo Recusada, e as opções para adicionar o Read AI são desativadas. Você pode ver isso na página Calendário no aplicativo web e para computador, bem como em “Reuniões de hoje” no aplicativo para computador. Isso se aplica a todas as pessoas convidadas para a reunião que usam o Read AI, não apenas ao anfitrião; portanto, ninguém pode adicionar o Read AI a uma reunião que alguém recusou.
Limitações
- Somente reuniões agendadas. Os avisos dependem do convite do calendário. Reuniões não agendadas ou ad hoc sem um evento no calendário não recebem avisos.
- Adições de última hora. Se o Read AI for adicionado a uma reunião menos de uma hora antes do início, o aviso poderá não ser enviado.
- Gravações que o Read AI não consegue associar a um convite. Se uma reunião for gravada de uma forma que o Read AI não consiga vincular ao evento do calendário, por exemplo, quando um usuário inicia manualmente uma gravação pelo aplicativo para computador, a recusa não impedirá a gravação. Os anfitriões ainda devem respeitar quaisquer objeções levantadas pelos participantes.
- Anfitriões ocultos pelas configurações de privacidade do calendário. Se o convidado não conseguir ver o(s) anfitrião(ões) do Read AI na sua cópia do evento do calendário, por exemplo, porque o organizador do evento ocultou a lista de convidados, o Read AI não enviará a ele um e-mail de aviso prévio e recusa. Isso serve para preservar o anonimato desejado dos convidados.
- Alguns anfitriões podem não ser identificados no aviso. O Read AI divulgará apenas os primeiros nomes dos anfitriões que estão no espaço de trabalho com esse recurso ativado. Pode haver outros usuários do Read AI fora do espaço de trabalho que também gravem a reunião, e eles podem até se tornar os proprietários do relatório.
- Espaços de trabalho HIPAA. Os avisos enviados em nome de um espaço de trabalho HIPAA não incluem o título da reunião. Se um membro de outro espaço de trabalho que tenha esse recurso ativado e não seja HIPAA também planejar gravar a reunião, os convidados poderão receber desse espaço de trabalho um aviso que inclui o título.
- Quem é considerado externo. “Externo” é definido com base na associação ao espaço de trabalho, não no domínio do e-mail. Um colega da sua empresa que não seja membro do seu espaço de trabalho do Read AI receberá um aviso.
Os participantes também podem recusar durante uma reunião. Consulte Como interromper ou recusar uma gravação do Read AI para saber como isso funciona.
Perguntas frequentes
Posso optar por enviar avisos também para pessoas dentro do meu espaço de trabalho?
Não, os avisos são enviados somente para convidados de fora do seu espaço de trabalho. No entanto, você pode enviar feedback para solicitar essa opção.
Os membros individuais podem ativar esse recurso apenas para as próprias reuniões?
Não. Essa é uma configuração válida para todo o espaço de trabalho, que somente proprietários e administradores podem alterar.
Um convidado pode recusar apenas parte da gravação, como o vídeo?
Não. Recusar significa que o Read AI não gravará nem fará anotações dessa reunião.
Os convidados precisam ter uma conta do Read AI para recusar?
Não. O link no e-mail funciona para qualquer pessoa para quem ele tenha sido enviado.
Os anfitriões serão informados se um aviso não puder ser entregue?
Não. O Read AI tentará reenviar os e-mails se parecer que houve um problema temporário na entrega, mas não pode garantir que todos os convidados receberão ou verão o e-mail na caixa de entrada.
Não faço parte de um espaço de trabalho com esse recurso ativado. Por que minha reunião foi afetada?
Se algum usuário do Read AI que planejava gravar a reunião pertencer a um espaço de trabalho com o aviso prévio e a recusa ativados, os convidados de fora desse espaço de trabalho receberão um aviso. Se um deles recusar, o Read AI não gravará a reunião para ninguém.
As recusas impedem que alguém grave uma reunião manualmente?
As recusas impedem que o Read AI grave automaticamente uma reunião agendada. No entanto, os usuários ainda podem optar por adicionar manualmente o Read AI a uma reunião depois que ela começar. Isso é permitido para garantir que as reuniões possam ser capturadas caso a recusa tenha sido um erro ou a pessoa tenha mudado de ideia (não é possível revogar uma recusa depois que a reunião começou). Os usuários do Read AI devem sempre confirmar com os participantes se eles concordam com a gravação, e os participantes podem sempre recusar durante a reunião, se necessário.