Mantener sus registros de Salesforce actualizados con notas de reuniones es esencial para una colaboración y una gestión de clientes eficaces. Read AI ofrece dos formas de registrar sus notas de reuniones en Salesforce: automática y manualmente. Esta guía le explica ambos métodos.
Requisitos previos
- Conectar la integración de Salesforce
- Tener una reunión con Read AI
- Disponible únicamente en los planes Pro, Enterprise y Enterprise+
Registro automático de notas de reuniones
Read AI puede enviar automáticamente las notas de las reuniones a Salesforce después de sus reuniones, lo que garantiza que su CRM se mantenga actualizado sin esfuerzo adicional.
Cómo funciona el registro automático:
- Una vez habilitada la integración de Salesforce, Read AI detectará las reuniones asociadas con contactos, clientes potenciales, cuentas u oportunidades de Salesforce (según las direcciones de correo electrónico de las personas invitadas a su reunión).
- Cuando finaliza la reunión, Read AI genera un resumen y lo adjunta al registro de Salesforce correspondiente (como un contacto, cliente potencial u oportunidad).
- Las notas se registran como una tarea de tipo "call" y pueden duplicarse
Para habilitar el registro automático:
- Asegúrese de que su integración de Salesforce esté conectada en la configuración de Read AI.
- Asegúrese de que la configuración "Enviar automáticamente las notas de reuniones a Salesforce" esté activada
- Si utiliza la integración de Salesforce del espacio de trabajo, es posible que el administrador de su espacio de trabajo haya habilitado esta configuración de forma predeterminada para todos los usuarios que tengan una cuenta de Salesforce
- Confirme que las invitaciones a sus reuniones incluyan participantes cuyos correos electrónicos coincidan con registros de Salesforce.
- Como alternativa, utilice la configuración "Crear nuevos clientes potenciales de Salesforce" para crear y enviar un nuevo cliente potencial por cada participante externo que no se encuentre en su instancia de Salesforce.
Tenga en cuenta que también puede utilizar el botón "Sincronizar reuniones anteriores" para enviar todas las reuniones que se encuentren actualmente en su cuenta, como una operación única.
Qué se registra:
- Título de la reunión, participantes y enlace al informe de Read AI
- Resumen de la reunión
- Capítulos y temas
- Elementos de acción
- Preguntas clave
Registro manual de notas de reuniones
Si necesita más control o desea registrar las notas de una reunión específica, puede enviarlas manualmente a Salesforce.
Para registrar manualmente las notas de una reunión:
- Después de la reunión, vaya a la página del informe de la reunión en Read AI.
- Haga clic en el botón "Salesforce" en la esquina superior derecha (es posible que deba hacer clic en el botón "+" para encontrarlo)
- Busque el registro de Salesforce correspondiente (contacto, cliente potencial, oportunidad o cuenta).
- Puede buscar y seleccionar varios registros antes de enviarlos.
- Haga clic en "Enviar informe" para registrar las notas. Debería ver esta notificación verde que indica que la operación se realizó correctamente:
Consejos para el registro manual:
- Utilice el registro manual si los participantes de la reunión no coinciden automáticamente con los registros de Salesforce (por ejemplo, si añadió Read manualmente y no desde la incorporación automática de su calendario)
- Puede editar las notas antes de enviarlas para garantizar su precisión y relevancia.
Solución de problemas y preguntas frecuentes
- ¿Por qué no aparecen mis notas en Salesforce?
- Vuelva a comprobar el estado de su integración de Salesforce en Read AI.
- Asegúrese de que los correos electrónicos de los participantes de la reunión (del evento del calendario) coincidan con los registros de Salesforce.
- Póngase en contacto con el administrador de Read AI si el registro automático no funciona como esperaba.
- ¿Puedo personalizar lo que se registra?
- Sí, los administradores pueden configurar qué información se incluye en las notas enviadas a Salesforce.
- ¿Dónde aparecen las notas en Salesforce?
- Normalmente, las notas se adjuntan al contacto, cliente potencial, oportunidad o cuenta correspondiente como una actividad o nota.
Si necesita más ayuda, póngase en contacto con el administrador de Read AI o comuníquese con nuestro equipo de soporte.