Descripción general
Read ofrece dos formas de conectar HubSpot: a nivel de usuario individual y a nivel de espacio de trabajo (para toda la organización). La versión para espacios de trabajo permite a los administradores conectar HubSpot una sola vez para todo el equipo, lo que garantiza un acceso coherente, una configuración simplificada y una gestión unificada de los datos en toda la organización.
Diferencias clave: integración a nivel de espacio de trabajo frente a nivel de usuario
| Función | Integración a nivel de usuario | Integración del espacio de trabajo |
|---|---|---|
| ¿Quién conecta HubSpot? | Cada usuario se conecta individualmente | El administrador se conecta una vez para todos los usuarios |
| Acceso a los datos de HubSpot | Solo para el usuario que se conecta | Todos los miembros del espacio de trabajo |
| Coherencia | Varía según la configuración elegida por los usuarios | Coherente en todo el espacio de trabajo |
| Gestión centralizada | No | Sí |
| Ideal para | Equipos pequeños, flujos de trabajo individuales | Equipos grandes, implementaciones para toda la organización |
Beneficios de la integración del espacio de trabajo
- Control centralizado: los administradores gestionan la integración y la configuración de todos los usuarios.
- Incorporación más rápida: los nuevos usuarios obtienen automáticamente acceso a los datos de HubSpot, sin necesidad de realizar una configuración individual.
- Experiencia coherente: garantiza que todos tengan el mismo acceso a las funciones y los datos del CRM.
- Menos duplicación: ayuda a evitar que varios usuarios sincronicen las mismas reuniones o contactos de forma redundante.
Cómo habilitar la integración de HubSpot para el espacio de trabajo
- Se requiere acceso de administrador: solo los administradores del espacio de trabajo de Read pueden habilitar la integración a nivel de espacio de trabajo.
- En Read, ve a Integrations > Workspace > HubSpot.
- Haz clic en el botón "Connect". Se te notificará si algunos usuarios ya conectaron HubSpot a nivel individual, ya que la integración del espacio de trabajo tendrá prioridad sobre esas conexiones.
- Autoriza HubSpot: sigue las indicaciones para iniciar sesión en HubSpot y conceder acceso. Deberás ser Superadministrador o tener el permiso "App Marketplace Access" en HubSpot.
- Configura los ajustes: establece las preferencias para la sincronización de datos y decide si se deben crear nuevos contactos o incluir las transcripciones de las reuniones al enviar notas a HubSpot.
- Nota: de forma predeterminada, solo los miembros del espacio de trabajo que sean usuarios de tu cuenta de HubSpot (según su dirección de correo electrónico) tendrán habilitado el envío automático de notas de reuniones, pero cualquier usuario puede elegir activar o desactivar esta opción.
- Todos los demás ajustes solo pueden ser modificados por un administrador del espacio de trabajo.
- Guarda y confirma: una vez habilitada, todos los usuarios de tu espacio de trabajo tendrán acceso a las funciones de HubSpot según las preferencias que hayas establecido.
Experiencia de los usuarios
- Los usuarios verán los datos y las funciones de HubSpot en Read sin necesidad de conectarse individualmente.
- Todas las reuniones sincronizadas, los elementos de acción y las recomendaciones del CRM se gestionan de forma centralizada.
- Todos los miembros del espacio de trabajo podrán buscar y hacer consultas sobre todos los registros del CRM en HubSpot; los permisos de acceso a nivel de usuario no se reflejan en esta integración.
Cambiar de la integración a nivel de usuario a la integración del espacio de trabajo
- Si tu equipo utilizaba anteriormente conexiones a nivel de usuario, habilitar la integración del espacio de trabajo anulará las configuraciones individuales para ofrecer una experiencia unificada.
- Las conexiones existentes a nivel de usuario se anularán y desconectarán para evitar duplicaciones.
Solución de problemas y consejos
- Solo los administradores del espacio de trabajo pueden habilitar o modificar la integración del espacio de trabajo.
- Asegúrate de tener los permisos necesarios en HubSpot (normalmente, de Superadministrador) para autorizar la conexión.
- Por seguridad, revisa qué usuarios tienen acceso a datos confidenciales del CRM a través de Read.
- Si encuentras problemas, intenta desconectar y volver a conectar la integración, o ponte en contacto con el equipo de asistencia de Read.