Las solicitudes para unirse al espacio de trabajo permiten que los compañeros de equipo del dominio de correo electrónico de tu organización encuentren y soliciten acceso a tu espacio de trabajo, lo que brinda a los administradores control total sobre quién se une.
En este artículo se explica qué hace esta función, quién puede usarla y cómo gestionar las solicitudes como administrador del espacio de trabajo.
¿Qué son las solicitudes para unirse al espacio de trabajo?
Cuando las solicitudes para unirse al espacio de trabajo están habilitadas, las personas que se registren en Read AI con un correo electrónico que coincida con el dominio de tu espacio de trabajo verán tu espacio de trabajo durante la incorporación. Luego podrán enviar una solicitud para unirse, que tú, como administrador del espacio de trabajo, podrás aprobar o rechazar.
Las solicitudes son asíncronas: el solicitante no tiene que esperar una decisión para comenzar a usar Read AI de forma individual. Recibirá una notificación cuando hayas respondido.
¿Quién puede ver un espacio de trabajo y solicitar unirse?
No todos los espacios de trabajo aparecen como opción para todos los usuarios. Para que un espacio de trabajo sea detectable, debe cumplir todos los siguientes requisitos:
- El propietario tiene un correo electrónico verificado. Los espacios de trabajo cuyos propietarios tengan correos electrónicos no verificados no se muestran.
- Más de un miembro activo. Los espacios de trabajo con un solo miembro se ocultan para evitar mostrar espacios de trabajo abandonados o destinados únicamente a pruebas.
- Un plan de facturación activo. Los espacios de trabajo sin una suscripción activa o dentro del período de gracia de pago se ocultan.
- Un dominio de correo electrónico no público. Los dominios públicos, como gmail.com u outlook.com, se excluyen porque no representan a una única organización.
- La opción "Permitir solicitudes para unirse al espacio de trabajo" está activada (consulta más abajo).
Si el dominio de correo electrónico de un usuario tiene más de tres espacios de trabajo aptos, no mostramos ninguna recomendación.
Experiencia del solicitante
Los usuarios pueden solicitar unirse a un espacio de trabajo desde dos lugares:
- Durante la incorporación. Los usuarios nuevos ven hasta 3 espacios de trabajo aptos y pueden solicitar unirse a uno directamente desde el paso de descubrimiento.
- Después de la incorporación, desde la opción de navegación "Unirte a tu equipo". Los usuarios existentes que omitieron unirse a un espacio de trabajo pueden encontrar espacios de trabajo aptos en cualquier momento.
Una vez enviada la solicitud, verán una confirmación y podrán seguir usando Read AI con su cuenta individual mientras esperan.
Cómo reciben las notificaciones los administradores
Cuando un compañero de equipo solicita unirse a tu espacio de trabajo, recibirás:
- Un correo electrónico dirigido al propietario del espacio de trabajo y a todos los administradores, con un enlace para revisar las solicitudes.
- Una notificación en la aplicación: aparecerá una opción "Solicitudes pendientes" en la navegación superior izquierda con una insignia roja con el número de solicitudes. Al hacer clic en ella, se abrirá la pestaña Solicitudes.
Si ningún administrador responde en un plazo de tres días, enviaremos un correo electrónico recordatorio.
Gestión de solicitudes
Para revisar las solicitudes pendientes, ve a Gestionar espacio de trabajo → Solicitudes. Verás a todas las personas que esperan una decisión, ordenadas de la más antigua a la más reciente.
Tienes dos formas de actuar:
- Acciones por fila. Aprueba o rechaza cualquier solicitud individual mediante los botones de esa fila.
- Acciones masivas. Selecciona varias solicitudes con las casillas de verificación y usa la barra de acciones flotante situada en la parte inferior de la página para aprobarlas o rechazarlas todas a la vez.
Aprobar una solicitud
Cuando apruebas una solicitud, la persona se añade a tu espacio de trabajo y se consume una licencia. Recibirá un correo electrónico que confirma su nuevo acceso y verá un mensaje de bienvenida la próxima vez que inicie sesión.
Si tu espacio de trabajo está al límite de su capacidad (todas las licencias están en uso), los botones Aprobar estarán desactivados. Compra licencias adicionales para aprobar más solicitudes.
Rechazar una solicitud
Cuando rechazas una solicitud, puedes proporcionar un motivo opcionalmente. Si lo incluyes, el motivo se compartirá con el solicitante en su correo electrónico de notificación.
Rechazar una solicitud permite al solicitante explorar otras opciones: puede solicitar unirse a otro espacio de trabajo de su dominio o crear su propio espacio de trabajo.
Nota sobre la captura de dominios: Si tu espacio de trabajo utiliza la captura de dominios para restringir el acceso, rechazar una solicitud no restablece la posibilidad del usuario de usar Read AI. El usuario seguirá bloqueado hasta que un administrador lo invite o apruebe, o hasta que elimine su cuenta.
Activar o desactivar las solicitudes para unirse al espacio de trabajo
Puedes activar o desactivar esta función en cualquier momento desde Gestionar espacio de trabajo → Configuración → Acciones del espacio de trabajo → Permitir solicitudes para unirse al espacio de trabajo.
- Cuando está activada: tu espacio de trabajo aparece en los flujos de descubrimiento de los usuarios cuyo dominio coincide y se pueden enviar nuevas solicitudes.
- Cuando está desactivada: tu espacio de trabajo se excluye del descubrimiento, no se pueden enviar nuevas solicitudes y todas las solicitudes pendientes actuales se rechazan automáticamente.
Esta opción se activará de forma predeterminada en los espacios de trabajo existentes a partir del 13 de agosto de 2026. Si la desactivaste antes de esa fecha, permanecerá desactivada a menos que decidas activarla.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia esto de Descubrimiento de dominios?
Descubrimiento de dominios es una opción independiente que controla si los usuarios de un dominio de correo electrónico compartido se ven entre sí en las sugerencias para compartir informes de reuniones. Las solicitudes para unirse al espacio de trabajo controlan específicamente si tus compañeros pueden detectar tu espacio de trabajo durante el registro y la incorporación. Ambas opciones son independientes.
¿Puedo invitar directamente a las personas en lugar de esperar a que envíen una solicitud?
Sí, las invitaciones funcionan exactamente como antes. Si envías una invitación directa, esta tiene prioridad sobre cualquier solicitud pendiente para unirse que la persona invitada haya enviado.
¿Puede alguien volver a enviar una solicitud después de que se haya rechazado?
No, las solicitudes rechazadas no se pueden volver a enviar. Si el rechazo fue un error, invita directamente a la persona desde la pestaña Personas.
¿Qué ocurre con las solicitudes pendientes si desactivo la función?
Todas las solicitudes pendientes se rechazan automáticamente. Antes de que esto ocurra, verás un cuadro de diálogo de confirmación con la cantidad de solicitudes.