La forma recomendada de desvincular a alguien de tu espacio de trabajo de Read es desactivar su cuenta y, luego, transferir sus informes a otra persona. Esto garantiza que:

1. Ya no pueda acceder a Read.
2. Ya no utilice una de las licencias de tu espacio de trabajo.
3. Alguien adecuado, como su responsable o administrador de TI, pueda seguir accediendo a sus informes.

También puedes eliminar a alguien de tu espacio de trabajo, pero eso solo libera su licencia (2). No bloquea su acceso a Read (1) ni transfiere sus informes (3). Consulta Otras opciones a continuación.

¿Usas SCIM? En su lugar, desvincula a los usuarios en tu proveedor de identidad (IdP). Consulta Desvinculación con SCIM a continuación.

Desactivación de usuarios

Desactivar a un usuario de tu espacio de trabajo es rápido y sencillo. Una vez que se desactive un usuario, su cuenta quedará inactiva y no podrá iniciar sesión en Read con esa cuenta. Independientemente de la configuración anterior de su cuenta, los usuarios desactivados ya no generarán ninguna actividad, como hacer que el Asistente de Read se una a una reunión. Y, lo que es más importante, no contarán para el total de licencias utilizadas, por lo que podrás añadir a otra persona a tu espacio de trabajo o reducir el total de licencias para tu próximo ciclo de facturación.

Después de desactivar a un usuario, también podrás transferir sus informes de reuniones a otro usuario. Los usuarios incluso se pueden volver a activar si alguna vez fuera necesario; sin embargo, no hay forma de deshacer la transferencia de informes.

Para desactivar a un usuario:

1. Ve a Configuración del espacio de trabajo > Personas
2. Busca al usuario o los usuarios en tu lista de miembros mediante la búsqueda o la ordenación
   • Puedes seleccionar varios usuarios a la vez mediante las casillas de verificación de la izquierda
3. Selecciona la opción «Desactivar»
   • Para un solo usuario, puedes encontrarla en el menú de tres puntos de la derecha
   • Si seleccionas uno o más usuarios mediante las casillas de verificación, puedes seleccionar «Desactivar» en el menú de la parte inferior central de la pantalla y hacer clic en «Continuar»
4. Verás un cuadro de diálogo de confirmación que también incluye una opción para transferir sus informes después de la desactivación
5. Haz clic para confirmar y, luego, si quieres, continúa con la transferencia de sus informes

Los usuarios se pueden volver a activar prácticamente de la misma manera.

Transferencia de informes

Solo puedes transferir informes de reuniones de un usuario desactivado (consulta arriba cómo desactivar usuarios). La transferencia solo se aplicará a los informes que pertenezcan a tu espacio de trabajo, es decir, si el usuario tenía informes en su cuenta antes de unirse a tu espacio de trabajo y no utilizó la opción «Migrar datos», esos informes no se transferirán. Aunque no transfieras los informes inmediatamente después de desactivar a un usuario, siempre puedes volver más tarde y hacerlo.

De forma predeterminada, la transferencia solo se aplica a los informes que el usuario posee; sin embargo, también tendrás la opción de transferir el acceso a los informes que se compartieron con el usuario. En este caso, el destinatario obtendrá el mismo acceso de lector o editor que tenía el usuario desactivado en todos los informes pertenecientes a tu espacio de trabajo.

Para transferir los informes de un usuario desactivado:

1. Ve a Configuración del espacio de trabajo > Personas
2. Busca en tu lista de miembros al usuario o los usuarios desactivados cuyos informes quieras transferir
   • Puedes utilizar el filtro «Estado» de la esquina superior izquierda para mostrar únicamente a los usuarios desactivados
   • Puedes seleccionar varios usuarios a la vez mediante las casillas de verificación de la izquierda
3. Selecciona la opción «Transferir informes»
   • Para un solo usuario, puedes encontrarla en el menú de tres puntos de la derecha
   • Si seleccionas uno o más usuarios mediante las casillas de verificación, puedes seleccionar «Transferir informes» en el menú de la parte inferior central de la pantalla y hacer clic en «Continuar»
4. Verás un cuadro de diálogo emergente que te pedirá que selecciones el usuario al que quieres transferir los informes. 
   • Este usuario se convertirá en el nuevo propietario de todos los informes del usuario desactivado que se encuentren en el espacio de trabajo
   • Solo puedes seleccionar un destinatario a la vez, por lo que, si tienes varios usuarios desactivados y quieres transferir sus informes a distintas personas, tendrás que realizar esas transferencias por separado 
5. Si quieres, puedes seleccionar también la opción de transferir su acceso a los informes compartidos

6. Haz clic en Transferir informes para iniciar la transferencia. Mientras se realiza la transferencia, aparecerá una barra de progreso en la esquina inferior derecha. Cuando termine, aparecerá un icono de Informes transferidos junto al nombre del usuario desactivado.

   

    

7. La persona que recibe los informes recibirá un correo electrónico. Podrá encontrar los informes transferidos en dos carpetas: una llamada Transferencia y otra cuyo nombre será el del usuario original.

8. Las transferencias no se pueden deshacer. Si el nuevo propietario se desactiva posteriormente, los informes se pueden volver a transferir.

Desvinculación con SCIM

Si tu espacio de trabajo gestiona usuarios con SCIM, desvincula a las personas desaprovisionándolas en tu proveedor de identidad (IdP). Cuando lo hagas:

• Se desactivarán automáticamente en Read.
• Su licencia se liberará automáticamente.

No puedes eliminar ni quitar manualmente en Read a los usuarios aprovisionados mediante SCIM. Aun así, puedes transferir sus informes una vez que se hayan desactivado (consulta Transferencia de informes arriba). 

Consulta Gestión de usuarios y equipos con el aprovisionamiento SCIM.

Otras opciones

Aunque Read facilita quitar personas de tu espacio de trabajo, lo que liberará una licencia, los usuarios eliminados aún tendrán acceso a su cuenta y a los informes anteriores que se hayan compartido directamente con ellos, por lo que esta opción podría no ser suficiente para tus necesidades. Dicho esto, esta opción podría tener sentido si la persona utilizaba su cuenta de Read para uso personal fuera de tu organización y quiere seguir utilizándola después de marcharse.

Si tu espacio de trabajo utiliza SAML SSO (función disponible solo en Enterprise+) y tienes activada la configuración Aplicar SAML en dominios verificados, también puedes desvincular rápidamente a los usuarios mediante tu plataforma SAML:

1. Quita el acceso del usuario a Read en tu proveedor de identidad. Los pasos dependen de tu proveedor. Por ejemplo, consulta las instrucciones para Okta, Microsoft Entra ID o Google Workspace.
2. A continuación, desactiva o elimina al usuario de tu espacio de trabajo.
   1. El usuario no podrá acceder a la cuenta después del primer paso, pero la desactivación te permitirá transferir sus informes.

Ten en cuenta que, si no aplicas SAML como el único método de inicio de sesión para los usuarios de tus dominios y simplemente eliminas al usuario sin desactivarlo, este aún podrá iniciar sesión mediante cualquier otro método que tuviera en su cuenta, como el correo electrónico y la contraseña.