¿Cómo traslado usuarios a otro Workspace?

Una cuenta de Read solo puede pertenecer a un Workspace a la vez. Si tu organización va a pasar de un Workspace a otro, el proceso tiene tres partes:

1. El propietario del Workspace antiguo debe eliminar el Workspace antiguo.
2. Un administrador o el propietario del Workspace nuevo invita a los usuarios.
3. Cada usuario acepta la invitación y migra sus reuniones anteriores al Workspace nuevo.

Migración de datos

¿Qué se transfiere? 

• La cuenta de Read de cada usuario y los informes de reuniones que le pertenecen personalmente
  • Una vez que un usuario migra sus datos, esos informes pertenecen al Workspace nuevo, cuentan para sus métricas y los administradores pueden acceder a ellos mediante funciones como Global Report Access.

¿Qué no se transfiere?

• Todo lo relacionado con el Workspace antiguo. Esto incluye equipos, configuraciones y permisos
  • La propiedad de los informes nunca cambiará durante la migración

Aspectos que debes tener en cuenta:

• El propietario del Workspace es el único usuario que puede eliminar un Workspace. Esta acción no se puede deshacer.
• Eliminar un Workspace no eliminará ninguna cuenta de Read. Los miembros pasarán al plan Free hasta que se unan a un Workspace nuevo.
• Migrate Data debe realizarlo cada usuario desde su propia cuenta. Los administradores no pueden hacerlo en nombre de un miembro.

1. Eliminar el Workspace

Completa estos pasos antes de invitar a alguien al Workspace nuevo. Los administradores que no sean propietarios verán Leave Workspace en lugar de Delete Workspace.

Antes de eliminarlo (recomendado)

• Informa a los miembros cuándo se realizará el cambio y que deberán aceptar una nueva invitación y migrar sus reuniones.
• Anota todo lo configurado a nivel del Workspace (equipos, configuraciones, integraciones como Salesforce o HubSpot, vocabulario personalizado, SSO). Nada de esto se transfiere, por lo que el administrador del Workspace nuevo deberá configurar lo que necesite.
• En el caso de cualquier persona que haya dejado tu organización, desactívala y transfiere sus informes a un miembro que permanezca en la organización. De lo contrario, esos informes seguirán asociados a una cuenta que nadie utiliza.
• Si un administrador usa Global Report Access para ver los informes de otras personas, guarda ahora todo lo que necesites. Ese acceso finalizará cuando se elimine el Workspace.
• Asegúrate de que la persona que elimina el Workspace sea el propietario. Si no lo es, utiliza primero Transfer Ownership.

Eliminar el Workspace

1. Haz clic en tu nombre en el menú de la esquina inferior izquierda y selecciona Workspace Settings.

2. Abre la pestaña Settings y expande Workspace Actions en la parte inferior de la página.
3. Haz clic en Delete Workspace. En la ventana de confirmación, escribe DELETE, marca la casilla y haz clic en Delete Workspace.
4. Los miembros permanecen como cuentas individuales y conservan los informes que les pertenecen. Ahora pueden aceptar una invitación al Workspace nuevo.

Nota: La ventana de confirmación indica que todos los datos y estadísticas de las reuniones se eliminarán para este Workspace. Esto se refiere a los datos a nivel del Workspace, como equipos, configuraciones y estadísticas de todo el Workspace. Las cuentas de Read de los miembros y los informes de reuniones que les pertenecen no se eliminan, y los miembros pueden migrar esos informes al Workspace nuevo.

2. Invitar usuarios al Workspace nuevo

Invita a los usuarios solo después de que se haya eliminado el Workspace antiguo. No se puede aceptar una invitación dirigida a alguien que todavía pertenece a otro Workspace.

1. Asegúrate de tener una licencia sin usar para cada usuario al que invites (consulta Plan & Billing).
2. Ve a Workspace Settings > People y haz clic en Add People.
3. Introduce la dirección de correo electrónico de cada usuario (el mismo correo que utiliza su cuenta de Read existente), elige opcionalmente un equipo y un rol y, a continuación, haz clic en Send Invites.

4. Si alguien no encuentra el correo electrónico de invitación, haz clic en el menú de tres puntos junto a su nombre para volver a enviar la invitación o copiar el enlace de invitación.

Los usuarios con el dominio de correo electrónico de tu empresa también pueden solicitar unirse a tu Workspace, y los Workspaces Enterprise+ pueden usar domain capture, SCIM o SAML. Independientemente de cómo se unan los usuarios, deberán migrar sus datos (consulta las secciones 3 y 4).

3. Aceptar y migrar

Usa tu cuenta de Read existente. No crees una nueva.

1. Abre el correo electrónico de Read Support (support@e.read.ai) con el asunto "You have been invited to join a Read Workspace" y haz clic en Join the Workspace. Ábrelo desde la dirección de correo electrónico a la que se envió la invitación; no lo reenvíes a otra cuenta.

2. Inicia sesión con el mismo método que ya utilizas para Read (Google, Microsoft, SSO o correo electrónico). Iniciar sesión con un correo electrónico diferente crea una cuenta separada que no estará en el Workspace.
3. Si ya has iniciado sesión en Read, también puedes hacer clic en Review Invitation en el banner de la parte superior de la aplicación.

4. En la pantalla Join Workspace, haz clic en Accept.

5. Cuando se te pregunte si quieres migrar tus reuniones anteriores al Workspace, acepta. Este es el paso que transfiere tus datos al Workspace nuevo.
6. Vuelve a conectar las integraciones que utilices (calendario, Zoom, Google Meet, Slack, CRM, etc.). Las integraciones del Workspace antiguo no se transfieren y el Workspace nuevo puede permitir otras diferentes.

4. Migrar los datos manualmente

Si cerraste o rechazaste la solicitud de migración, puedes migrar los datos en cualquier momento después de unirte al Workspace:

1. Haz clic en tu nombre en el menú de la esquina inferior izquierda y selecciona Workspace Settings.
2. Abre la pestaña Settings y expande Workspace Actions.
3. Haz clic en Migrate Data y confirma.

Migrate Data solo transfiere las reuniones que te pertenecen. Las reuniones que pertenecen a otra persona permanecerán con esa persona; pídele que comparta o migre esos informes.

Cómo comprobar que todo funcionó

• El usuario aparece como miembro activo en Workspace Settings > People dentro del Workspace nuevo.
• Las reuniones anteriores del usuario siguen apareciendo en Meeting Reports > My meetings.
• Las reuniones anteriores se incluyen en las tendencias y métricas del Workspace nuevo.
• Read se unirá a la próxima reunión del usuario utilizando la configuración del Workspace nuevo.

Solución de problemas

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