Si administras una organización, es probable que en algún momento necesites retirar a un usuario de tus sistemas, por ejemplo, cuando un empleado deja la empresa. Con Read, las organizaciones que administran las cuentas de sus usuarios mediante un espacio de trabajo tienen varias opciones para retirarlos.

La forma generalmente recomendada de retirar a alguien de tu espacio de trabajo de Read es desactivar su cuenta y luego transferir sus informes a otro usuario. Esto garantizará que:

1. El usuario ya no tenga acceso a Read
2. No utilice una de las licencias de tu espacio de trabajo
3. Sus informes sigan siendo accesibles para la persona adecuada (por ejemplo, su gerente o el administrador de TI)

Como alternativa, los administradores pueden simplemente eliminar a un usuario de su espacio de trabajo, pero esto solo lograría (2), y no (1) ni (3). Describimos esta opción y algunas otras más adelante. 

Desactivar usuarios

Desactivar a un usuario en tu espacio de trabajo es rápido y sencillo. Una vez que se desactive un usuario, su cuenta quedará inactiva y no podrá iniciar sesión en Read con esa cuenta. Independientemente de la configuración anterior de su cuenta, los usuarios desactivados ya no activarán ninguna actividad, como hacer que el Asistente de Read se una a una reunión. Y, lo que es importante, no se contabilizarán en el total de licencias utilizadas, por lo que podrás añadir a otra persona a tu espacio de trabajo o reducir el total de licencias para tu próximo ciclo de facturación.

Después de desactivar a un usuario, también tendrás la posibilidad de transferir sus informes de reuniones a otro usuario. Los usuarios incluso pueden reactivarse si alguna vez surge la necesidad; sin embargo, no hay forma de deshacer la transferencia de informes.

Para desactivar a un usuario:

1. Ve a Configuración del espacio de trabajo > Personas
2. Busca al usuario o usuarios en tu lista de miembros mediante la búsqueda o la clasificación
   • Puedes seleccionar varios usuarios a la vez mediante las casillas de verificación de la izquierda
3. Selecciona la opción «Desactivar»
   • Para un solo usuario, puedes encontrarla en el menú de tres puntos de la derecha
   • Si seleccionas uno o más usuarios mediante las casillas de verificación, puedes seleccionar «Desactivar» en el menú situado en la parte central inferior de la pantalla y hacer clic en «Continuar»
4. Verás un cuadro de diálogo de confirmación, que también incluye una opción para transferir sus informes después de la desactivación
5. Haz clic para confirmar y, luego, procede opcionalmente a transferir sus informes

La reactivación de usuarios se puede realizar prácticamente de la misma manera.

Transferir informes

Solo puedes transferir informes de reuniones de un usuario desactivado (consulta arriba cómo desactivar usuarios). La transferencia solo se aplicará a los informes que pertenezcan a tu espacio de trabajo; es decir, si el usuario tenía informes en su cuenta antes de unirse a tu espacio de trabajo y no utilizó la opción «Migrar datos», esos informes no se transferirán. Aunque no transfieras los informes inmediatamente después de desactivar a un usuario, siempre puedes volver atrás y hacerlo más adelante.

De forma predeterminada, la transferencia solo se aplica a los informes que el usuario posee; sin embargo, también tendrás la opción de transferir el acceso a los informes que se compartieron con el usuario. En este caso, el destinatario obtendría el mismo acceso de lector o editor que tenía el usuario desactivado en todos los informes pertenecientes a tu espacio de trabajo.

Para transferir los informes de un usuario desactivado:

1. Ve a Configuración del espacio de trabajo > Personas
2. Busca en tu lista de miembros al usuario o usuarios desactivados desde los que deseas transferir informes
   • Puedes utilizar el filtro «Estado» situado en la parte superior izquierda para mostrar solo los usuarios desactivados
   • Puedes seleccionar varios usuarios a la vez mediante las casillas de verificación de la izquierda
3. Selecciona la opción «Transferir informes»
   • Para un solo usuario, puedes encontrarla en el menú de tres puntos de la derecha
   • Si seleccionas uno o más usuarios mediante las casillas de verificación, puedes seleccionar «Transferir informes» en el menú situado en la parte central inferior de la pantalla y hacer clic en «Continuar»
4. Verás un cuadro de diálogo emergente que te pedirá seleccionar a qué usuario deseas transferir los informes. 
   • Este usuario se convertirá en el nuevo propietario de todos los informes del usuario desactivado que se encuentren en el espacio de trabajo
   • Solo puedes seleccionar un destinatario a la vez, por lo que, si tienes varios usuarios desactivados y quieres transferir sus informes a distintas personas, deberás realizar esas transferencias por separado 
5. Opcionalmente, puedes seleccionar también transferir su acceso a los informes compartidos
6. Una vez que hagas clic en «Transferir informes», comenzará el proceso de transferencia

1.  
   • Verás una barra de progreso en la parte inferior derecha mientras se realizan las transferencias
   • Una vez completada la transferencia, junto al nombre del usuario desactivado aparecerá un icono de «Informes transferidos»
2. El usuario receptor recibirá una notificación por correo electrónico y podrá encontrar sus informes transferidos mediante etiquetas (una etiqueta llamada «Transferencia» y otra con el nombre del usuario original)

La transferencia no se puede deshacer, pero los informes transferidos se pueden volver a transferir si la cuenta del nuevo propietario se desactiva.

Otras opciones

Aunque Read facilita eliminar personas de tu espacio de trabajo, lo que liberará una licencia, los usuarios eliminados aún tienen acceso a su cuenta y a cualquier informe anterior que se haya compartido directamente con ellos, por lo que esta opción puede no ser suficiente para tus necesidades. Dicho esto, esta opción podría tener sentido si la persona utilizaba su cuenta de Read para uso personal fuera de tu organización y quiere seguir utilizándola después de irse.

Si tu espacio de trabajo utiliza SSO de SAML (función disponible únicamente en Enterprise+) y tienes activada la configuración Aplicar SAML en dominios verificados, también puedes retirar rápidamente a los usuarios mediante tu plataforma SAML:

1. Primero, revoca el acceso del usuario a Read mediante la configuración de tu plataforma SAML. Los pasos exactos para hacerlo dependerán de la plataforma que utilices; por ejemplo, aquí encontrarás instrucciones para Okta.
2. Después, desactiva o elimina al usuario de tu espacio de trabajo.
   1. El usuario quedará bloqueado y no podrá acceder a la cuenta después del primer paso, pero la desactivación te permitirá transferir sus informes.

Ten en cuenta que, si no aplicas SAML como único método de inicio de sesión para los usuarios de tus dominios y simplemente eliminas al usuario sin desactivarlo, este aún podrá iniciar sesión mediante cualquier otro método que tuviera en su cuenta, como el correo electrónico y la contraseña.