Se você estiver em um Workspace de leitura, a configuração Acesso a relatórios da equipe poderá compartilhar relatórios de reuniões automaticamente com outros membros da sua equipe. Ela se aplica a todas as pessoas do Workspace que fazem parte de uma equipe, mas pode ser desativada para equipes específicas (veja abaixo).
O Acesso a relatórios da equipe é uma das configurações em Configurações do Workspace > Permissões > Acesso a relatórios de reuniões.
Como funciona
Você pode pensar no Acesso a relatórios da equipe como a criação de um link entre um relatório de reunião específico e uma ou mais equipes. Esses links são criados quando a reunião acontece, com base nas equipes das quais o proprietário do relatório faz parte naquele momento. Os links são criados em segundo plano para todas as reuniões pertencentes a alguém que faça parte de uma equipe. A configuração Acesso a relatórios da equipe apenas determina qual nível de acesso esses links concedem aos membros da equipe.
Equipes gerenciadas por SCIM: se suas equipes forem sincronizadas do seu provedor de identidade (IdP) por meio do SCIM, a associação às equipes virá do IdP. Isso significa que o IdP também determina quem recebe o Acesso a relatórios da equipe. Para alterar os membros de uma equipe, atualize-a no seu IdP.
Os administradores do Workspace podem definir o Acesso a relatórios da equipe em um de três níveis diferentes:
| Nível | Quem pode ver os relatórios de um membro da equipe |
|---|---|
| Administrador (padrão e recomendado) | Somente administradores têm a possibilidade de ver os relatórios de todas as pessoas |
| Gerente | Os gerentes da equipe |
| Usuário | Todas as pessoas da equipe |
Considerando a natureza potencialmente sensível do conteúdo das reuniões, a configuração padrão e recomendada é Administrador, para que os relatórios de reuniões não sejam compartilhados com pessoas de maneira inesperada ou indesejada. No entanto, muitas equipes e organizações valorizam a maior colaboração, transparência e eficiência proporcionadas pelo compartilhamento automático de relatórios e optam por Gerente ou Usuário.
É importante observar que essa configuração não pode ser ativada ou desativada para reuniões específicas com antecedência, mas você pode remover esse compartilhamento de um relatório depois que ele for gerado. Se você tiver muitas reuniões confidenciais ou reuniões individuais gravadas com o Read, talvez não queira alterar essa configuração do padrão. Em vez disso, use outros métodos para compartilhar relatórios com sua equipe (veja Aspectos importantes a considerar).
Como visualizar ou alterar suas configurações
Para o seu Workspace
Se você for um administrador do Workspace, abra Configurações do Workspace no menu no canto inferior esquerdo e acesse Permissões > Acesso a relatórios de reuniões para ver como o Acesso a relatórios da equipe está configurado para o seu Workspace.
Embora essa configuração se aplique a todas as equipes por padrão, se ela estiver definida como Usuário, poderá ser desativada para equipes específicas (veja abaixo). Se estiver definida como Administrador ou Gerente, ela não poderá ser desativada por equipe. O menu suspenso em Quem pode editar esta configuração determina se gerentes e administradores ou apenas administradores podem desativar o Acesso a relatórios da equipe para equipes específicas.
Um ponto importante é que as alterações feitas nessa configuração podem ser aplicadas retroativamente aos relatórios existentes. Lembre-se de que o link entre um relatório e as equipes de seu proprietário é sempre criado, e essa configuração apenas altera o nível de acesso concedido por esses links.
Para uma equipe específica
Se você for um administrador do Workspace ou gerente de uma equipe, abra Configurações do Workspace no menu no canto inferior esquerdo e acesse Equipes > [sua equipe] > Configurar equipe > Relatórios compartilhados para ver se o Acesso a relatórios da equipe está ativado para essa equipe.
Essa configuração só poderá ser alterada se o Acesso a relatórios da equipe estiver definido como Usuário no nível do Workspace. Os gerentes só podem visualizar e alterar essa configuração para as equipes que gerenciam e não poderão alterá-la a menos que um administrador tenha concedido essa permissão a todos os gerentes.
Se o Acesso a relatórios da equipe estiver definido como Usuário no seu Workspace e você o desativar para uma equipe específica, o nível de acesso dessa equipe passará a ser Gerente. Se o Workspace estiver definido como Gerente ou Administrador, a configuração no nível da equipe já aparecerá desativada e bloqueada. Em outras palavras, você não pode ativar equipes específicas; só pode ativá-la para todas as equipes e depois desativá-la para equipes específicas.
Para um relatório específico
A configuração Acesso a relatórios da equipe não pode ser alterada para relatórios de reuniões específicos. No entanto, se estiver definida como Gerente ou Usuário, qualquer pessoa que seja editora do relatório poderá ver quando ela estiver ativa. Basta clicar em Compartilhar no relatório para ver a lista em Quem tem acesso:
Este exemplo mostra um relatório que está sendo compartilhado no nível Gerente. Observe que o Acesso a relatórios da equipe concede apenas a possibilidade de visualizar relatórios, não de editá-los ou compartilhá-los.
Como encontrar relatórios compartilhados
Os relatórios de reuniões compartilhados com o Acesso a relatórios da equipe devem aparecer na sua página de Relatórios. Você também pode filtrá-los usando o menu suspenso na parte superior da página Relatórios:
Você pode visualizar por equipe ou por membro cujos relatórios deseja ver. Isso é especialmente útil para filtrar os resultados quando você tem muitos relatórios compartilhados dessa maneira.
Aspectos importantes a considerar
- Os administradores do Workspace sempre podem ver os relatórios de uma equipe se tiverem ativado o Acesso global a relatórios.
- O Acesso a relatórios da equipe permite apenas que as pessoas visualizem relatórios. Ele não permite editá-los ou compartilhá-los.
- O Acesso a relatórios da equipe é apenas uma maneira de compartilhar relatórios com sua equipe. Você também pode:
- Compartilhar próximas reuniões com antecedência: na sua página Calendário, clique no ícone de compartilhamento ao lado da reunião. Veja Como posso gerenciar o compartilhamento de relatórios de próximas reuniões?
- Compartilhar um relatório após a reunião: se você for editor, clique em Compartilhar no relatório.
- Compartilhar com um grupo inteiro: na caixa de diálogo Compartilhar, digite ou selecione o nome da sua equipe ou do seu Workspace.
- Usar uma pasta compartilhada: adicione relatórios a uma pasta compartilhada com sua equipe. Todas as pessoas na pasta poderão ver os relatórios nela. Veja Pastas compartilhadas.