Usar Pastas compartilhadas facilita a colaboração com colegas, equipes ou todo o seu workspace, oferecendo uma forma controlada de organizar e compartilhar coleções de relatórios de reunião. Elas simplificam o gerenciamento de acesso, dão suporte a equipes dinâmicas e ajudam a garantir que todos tenham o contexto necessário.

O que é uma Pasta compartilhada?

Uma Pasta compartilhada é uma coleção de relatórios de reunião acessível a vários usuários. Ao criar uma pasta compartilhada, você pode convidar pessoas, equipes ou seu workspace como membros. Todos os membros recebem acesso a todos os relatórios da pasta no nível de permissão especificado por você (Visualizador ou Editor).

A principal diferença entre uma Pasta pessoal e uma Pasta compartilhada é que você só pode adicionar a uma Pasta compartilhada relatórios dos quais já é Proprietário ou Editor. Você não pode adicionar relatórios a uma Pasta compartilhada se for apenas Visualizador. Isso ocorre porque você precisa de permissões suficientes para poder alterar a distribuição de compartilhamento de um relatório.

Como criar uma Pasta compartilhada

Criar uma pasta: você pode criar uma nova pasta na página Pastas, na página Relatórios, na navegação lateral ou na página Configurações da pasta (saiba mais). Selecione “Criar pasta" em qualquer uma dessas opções.
Escolher o tipo de pasta: por padrão, as pastas são pessoais. Você deve escolher explicitamente “Pasta compartilhada” como tipo de pasta.
Definir os detalhes da pasta: assim como em uma pasta pessoal, você pode selecionar um nome, ícone, cor e descrição.
Escolher o acesso aos relatórios: escolha se os membros terão acesso de “Visualizador” ou “Editor” aos relatórios desta pasta (consulte os detalhes abaixo). Em caso de dúvida, recomendamos escolher o nível mais baixo de permissão, "Visualizador".
Adicionar membros à pasta: convide pessoas, equipes ou todo o seu workspace para a pasta.
Escolher o nível de permissão da pasta: os usuários não têm apenas uma relação com os relatórios da pasta ("Acesso aos relatórios"), mas também têm uma permissão relativa à pasta. Você deve escolher se esses usuários são Editores ou Visualizadores da pasta.
Adicionar relatórios: selecione os relatórios que deseja incluir na pasta. Somente relatórios dos quais você é proprietário ou aos quais já tem direitos de Proprietário ou Editor podem ser adicionados a uma pasta compartilhada.
Criar pasta: clique em “Criar” para finalizar. Todos os membros convidados terão acesso imediato à pasta e ao seu conteúdo.

O que são as permissões de "Acesso aos relatórios"?

Ao configurar uma pasta compartilhada, você atribui um nível de acesso padrão para todos os membros da pasta usando a configuração "Acesso aos relatórios":

Visualizador: os membros podem visualizar todos os relatórios da pasta, mas não podem editá-los ou removê-los.
Editor: os membros podem visualizar, editar e remover relatórios da pasta.

O nível de acesso se aplica a todos os relatórios da pasta para todos os membros. Se um membro já tiver um nível de acesso maior a um relatório fora da pasta (por exemplo, acesso direto de editor), ele manterá o nível de acesso mais alto. Por exemplo, se um usuário já tiver acesso de Editor a um relatório e depois for adicionado a uma Pasta compartilhada que contenha o relatório e tenha o Acesso aos relatórios definido como Visualizador, esse usuário manterá o acesso original de Editor.

O que são as permissões da pasta?

Os membros da pasta são pessoas, equipes ou todo o seu workspace que você convida para uma pasta compartilhada. Cada membro recebe uma função que determina o que pode fazer especificamente na pasta:

Proprietário: o usuário que criou a pasta. Os proprietários podem gerenciar todos os aspectos da pasta, incluindo associação, configurações e conversão entre pastas pessoais e compartilhadas. Há apenas um proprietário por pasta, mas você pode transferir sua propriedade para outra pessoa.
Colaborador: os colaboradores podem adicionar ou remover relatórios, gerenciar a associação (adicionar/remover colaboradores e membros) e atualizar as configurações da pasta.
Membro: os membros podem ver todos os relatórios da pasta, mas não podem adicionar, remover ou gerenciar relatórios ou membros (no entanto, podem remover da pasta os relatórios de que são proprietários). Os membros podem ver quem é o proprietário da pasta e a quantidade total de membros, mas não podem ver quem são os outros membros.

Você pode atualizar as funções dos membros a qualquer momento na página de edição da pasta. Somente o proprietário pode transferir a propriedade ou converter o tipo de pasta.

Gerenciamento de Pastas compartilhadas

Adicionar ou remover membros: os proprietários e colaboradores da pasta podem adicionar ou remover membros a qualquer momento. Os novos membros recebem imediatamente acesso a todos os relatórios da pasta.
Alterar os níveis de acesso aos relatórios: os proprietários e colaboradores da pasta podem editar a configuração "Acesso aos relatórios" para alterar se esta pasta concederá aos membros acesso de editor ou visualizador aos relatórios contidos.
Alterar as funções dos membros: os proprietários e colaboradores da pasta podem alterar a função de um membro (colaborador/membro) conforme necessário. Os colaboradores não podem alterar a função do proprietário; somente o proprietário pode tornar outra pessoa proprietária da pasta.
Remover relatórios: somente proprietários e colaboradores podem remover relatórios de uma pasta compartilhada (exceto os visualizadores, que podem remover relatórios de que são proprietários). Remover um relatório não o exclui; apenas o remove do contexto compartilhado.
Sair de uma pasta: qualquer membro pode sair de uma pasta compartilhada a qualquer momento. Os relatórios adicionados por ele permanecem na pasta, a menos que sejam removidos por outro editor ou pelo proprietário.

Práticas recomendadas

Use pastas compartilhadas para equipes de projeto, integração de novos funcionários ou reuniões recorrentes entre áreas, para manter todos alinhados.
Configure cuidadosamente a definição de Acesso aos relatórios e as funções dos membros para garantir que somente usuários confiáveis possam modificar o conteúdo e os membros da pasta.
Revise regularmente os membros da pasta para manter o acesso apropriado.

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