A principal diferença entre uma Pasta Pessoal e uma Pasta Compartilhada é que você só pode adicionar relatórios a uma Pasta Compartilhada da qual já seja Proprietário ou Editor. Você não pode adicionar relatórios a uma Pasta Compartilhada se tiver apenas acesso de Visualizador. Isso ocorre porque você precisa de permissões suficientes para poder alterar a distribuição de compartilhamento de um relatório. Portanto, se você tiver uma pasta pessoal existente que deseja compartilhar com outras pessoas, será necessário “converter” essa pasta pessoal em uma pasta compartilhada.

Observação: somente os proprietários da pasta podem converter o tipo de uma pasta entre pessoal e compartilhada.

Como converter

1. Acessar as configurações da pasta: na página da pasta desejada, selecione “Editar pasta” no menu de opções (três pontos).
2. Selecionar o tipo “Pasta Compartilhada”: no menu suspenso “Tipo de pasta”, selecione “Pasta Compartilhada”. Uma caixa de diálogo de confirmação será exibida. 
3. Revisar a elegibilidade dos relatórios: somente os relatórios dos quais você é proprietário ou aos quais tem acesso de editor podem ser incluídos na nova pasta compartilhada. Os relatórios aos quais você tem apenas acesso de visualizador serão excluídos. Uma caixa de diálogo poderá ser exibida explicando quais relatórios não serão movidos para a pasta compartilhada. Você pode visualizar os detalhes de cada relatório. 

5. Selecionar uma opção de conversão: considerando a elegibilidade dos relatórios, você pode optar por converter a pasta existente ou criar uma nova pasta compartilhada. 
   • Converter pasta: se você escolher esta opção, todos os relatórios dos quais você não é proprietário ou aos quais não tem direitos de editor deixarão de estar nesta pasta.
   • Criar nova pasta: esta opção mantém sua pasta pessoal existente como está e cria uma nova pasta compartilhada com todos os relatórios dos quais você é Proprietário ou Editor. Todos os relatórios dos quais você não é proprietário ou aos quais não tem direitos de editor permanecerão na sua pasta pessoal, mas não serão migrados para a nova pasta compartilhada.
6. Adicionar membros e definir permissões: assim como ao criar uma pasta compartilhada, atribua o nível de acesso ao relatório (visualizador ou editor) para todos os membros. Em seguida, use a aba “Membros” para convidar pessoas, equipes ou espaços de trabalho para a pasta e atribuir o nível de permissão da pasta (visualizador ou editor).
7. Salvar alterações: a pasta agora aparecerá como uma pasta compartilhada, e todos os membros convidados terão acesso ao seu conteúdo.