As regras de pasta adicionam novas reuniões automaticamente a uma pasta quando elas correspondem às condições definidas por você, para que não seja necessário arquivar reuniões recorrentes ou fluxos de trabalho comuns manualmente. As regras funcionam tanto para pastas pessoais quanto compartilhadas e adicionam apenas relatórios que você possui ou pode editar.
Criar uma regra de pasta
- Acesse a página Pastas.
- Abra as regras da pasta:
- Nova pasta: clique em Nova pasta, preencha a guia Detalhes e selecione a guia Regras.
- Pasta existente: clique no menu ⋯ ao lado da pasta e selecione Gerenciar regras.
- Em SE, defina uma condição:
- Escolha o que deve corresponder: Título da reunião, Participante ou E-mail do participante.
- Escolha como fazer a correspondência: é, não é, contém ou não contém.
- Insira o valor. Por exemplo, Título da reunião contém “Reunião semanal” ou E-mail do participante contém “acme.com”.
- Para adicionar uma segunda condição, clique em Adicionar condição.
- Em ENTÃO, a ação é Adicionar a esta pasta.
- Salve a regra. Para uma nova pasta, clique em Criar pasta.
Cada regra pode ter até duas condições. Se uma regra tiver duas condições, a reunião deverá corresponder a ambas para ser adicionada à pasta.
As regras se aplicam apenas a relatórios de reuniões futuras. Elas não alteram relatórios que já existem.
Editar ou excluir uma regra
- Na página Pastas, clique no menu ⋯ ao lado da pasta e selecione Gerenciar regras.
- Altere as condições da regra e salve ou clique no ícone de exclusão ao lado da regra para removê-la.
A exclusão de uma regra não remove os relatórios que ela já adicionou à pasta.
Regras de pastas compartilhadas
Em uma pasta compartilhada, as regras de cada pessoa se aplicam apenas aos próprios relatórios:
- Quem pode adicionar regras: Proprietários e Colaboradores podem adicionar e editar regras.
- Quais relatórios são adicionados: Suas regras adicionam apenas relatórios que você possui ou pode editar.
- Outros membros não são afetados: Suas regras não arquivam relatórios de outras pessoas. Cada pessoa precisa configurar suas próprias regras.
- Apenas você vê suas regras: você não pode ver as regras adicionadas por outras pessoas, e elas não podem ver as suas.
- Limite: uma pasta pode ter até 100 regras.
Para saber mais sobre as funções em pastas, consulte Pastas compartilhadas.