A maneira recomendada de remover alguém do seu espaço de trabalho do Read é desativar a conta dessa pessoa e, em seguida, transferir os relatórios dela para outra pessoa. Isso garante que:
- A pessoa não poderá mais acessar o Read.
- A pessoa não usará mais uma das licenças do seu espaço de trabalho.
- Alguém apropriado, como o gerente da pessoa ou um administrador de TI, ainda poderá acessar os relatórios dela.
Você também pode remover alguém do seu espaço de trabalho, mas isso apenas libera a licença dessa pessoa (2). Isso não bloqueia o acesso dela ao Read (1) nem transfere os relatórios dela (3). Consulte Outras opções abaixo.
Usa SCIM? Remova os usuários do seu provedor de identidade (IdP). Consulte Remoção de usuários com SCIM abaixo.
Desativar usuários
Desativar um usuário no seu espaço de trabalho é rápido e fácil. Depois que um usuário é desativado, a conta dele fica inativa e ele não poderá fazer login no Read usando essa conta. Independentemente das configurações anteriores da conta, os usuários desativados não acionarão mais nenhuma atividade, como fazer com que o Assistente do Read participe de uma reunião. E, o mais importante, eles não serão contabilizados no total de licenças utilizadas, então você poderá adicionar outra pessoa ao seu espaço de trabalho ou reduzir o total de licenças para o próximo ciclo de cobrança.
Depois de desativar um usuário, você também poderá transferir os relatórios de reuniões dele para outro usuário. Os usuários podem até ser reativados se necessário, mas não há como desfazer a transferência dos relatórios.
Para desativar um usuário:
- Acesse Configurações do espaço de trabalho > Pessoas
- Encontre o(s) usuário(s) na sua lista de membros pesquisando ou classificando
- Você pode selecionar vários usuários de uma só vez usando as caixas de seleção à esquerda
- Selecione a opção "Desativar"
- Para um único usuário, você encontra essa opção no menu de três pontos à direita
- Se você selecionar um ou mais usuários usando as caixas de seleção, poderá selecionar "Desativar" no menu na parte central inferior da tela e clicar em "Continuar"
- Você verá uma caixa de diálogo de confirmação, que também inclui uma opção para transferir os relatórios após a desativação
- Clique para confirmar e, em seguida, opcionalmente, prossiga para transferir os relatórios
A reativação de usuários pode ser feita praticamente da mesma maneira.
Transferir relatórios
Você só pode transferir relatórios de reuniões de um usuário desativado (consulte acima as instruções para desativar usuários). A transferência se aplica apenas aos relatórios que pertencem ao seu espaço de trabalho. Isso significa que, se o usuário tinha relatórios na conta antes de entrar no seu espaço de trabalho e não usou a opção "Migrar dados", esses relatórios não serão transferidos. Mesmo que você não transfira os relatórios imediatamente após desativar um usuário, poderá voltar e fazer isso mais tarde.
Por padrão, a transferência se aplica apenas aos relatórios de propriedade do usuário, mas você também terá a opção de transferir o acesso aos relatórios que foram compartilhados com ele. Nesse caso, o destinatário terá o mesmo acesso de visualização ou edição que o usuário desativado tinha em todos os relatórios pertencentes ao seu espaço de trabalho.
Para transferir os relatórios de um usuário desativado:
- Acesse Configurações do espaço de trabalho > Pessoas
- Encontre na sua lista de membros o(s) usuário(s) desativado(s) de quem você deseja transferir os relatórios
- Você pode usar o filtro "Status" no canto superior esquerdo para exibir apenas usuários desativados
- Você pode selecionar vários usuários de uma só vez usando as caixas de seleção à esquerda
- Selecione a opção "Transferir relatórios"
- Para um único usuário, você encontra essa opção no menu de três pontos à direita
- Se você selecionar um ou mais usuários usando as caixas de seleção, poderá selecionar "Transferir relatórios" no menu na parte central inferior da tela e clicar em "Continuar"
- Você verá uma caixa de diálogo pop-up solicitando que selecione para qual usuário deseja transferir os relatórios.
- Esse usuário se tornará o novo proprietário de todos os relatórios do usuário desativado que estiverem no espaço de trabalho
- Você só pode selecionar um destinatário por vez. Portanto, se tiver vários usuários desativados e quiser transferir os relatórios deles para pessoas diferentes, será necessário fazer essas transferências separadamente
- Opcionalmente, você pode selecionar também a transferência do acesso aos relatórios compartilhados
-
Clique em Transferir relatórios para iniciar a transferência. Uma barra de progresso será exibida no canto inferior direito enquanto a transferência estiver em andamento. Quando terminar, um ícone de Relatórios transferidos será exibido ao lado do nome do usuário desativado.
- A pessoa que receber os relatórios receberá um e-mail. Ela encontrará os relatórios transferidos em duas pastas: uma chamada Transferência e outra com o nome do usuário original.
As transferências não podem ser desfeitas. Se o novo proprietário for desativado posteriormente, os relatórios poderão ser transferidos novamente.
Remoção de usuários com SCIM
Se o seu espaço de trabalho gerencia usuários com SCIM, remova as pessoas desprovisionando-as no seu provedor de identidade (IdP). Quando você fizer isso:
- Elas serão desativadas automaticamente no Read.
- A licença delas será liberada automaticamente.
Você não pode excluir ou remover manualmente no Read usuários provisionados pelo SCIM. Ainda é possível transferir os relatórios deles depois que forem desativados (consulte Transferir relatórios acima).
Consulte Gerenciar usuários e equipes com o provisionamento SCIM.
Outras opções
Embora o Read facilite remover pessoas do seu espaço de trabalho, o que libera uma licença, os usuários removidos ainda têm acesso à conta e a quaisquer relatórios anteriores que tenham sido compartilhados diretamente com eles. Portanto, essa opção pode não ser suficiente para as suas necessidades. Dito isso, essa opção pode fazer sentido se a pessoa usava a conta do Read para fins pessoais fora da sua organização e quiser continuar usando-a depois de sair.
Se o seu espaço de trabalho usa SSO SAML (recurso disponível somente no Enterprise+) e a configuração Aplicar SAML em domínios verificados estiver ativada, você também poderá remover rapidamente os usuários pela sua plataforma SAML:
- Remova o acesso do usuário ao Read no seu provedor de identidade. As etapas dependem do seu provedor. Por exemplo, consulte as instruções para Okta, Microsoft Entra ID ou Google Workspace.
- Em seguida, desative ou remova o usuário do seu espaço de trabalho.
- O usuário perderá o acesso à conta após a primeira etapa, mas a desativação permitirá que você transfira os relatórios dele.
Observe que, se você não estiver aplicando o SAML como o único método de login para usuários nos seus domínios e simplesmente remover o usuário sem desativá-lo, ele ainda poderá fazer login usando qualquer outro método disponível na conta, como e-mail e senha.