Uma conta Read pode pertencer a apenas um Workspace por vez. Se sua organização estiver migrando de um Workspace para outro, o processo tem três partes:
- O proprietário do Workspace antigo deve excluir o Workspace antigo.
- Um admin ou o proprietário do novo Workspace convida os usuários.
- Cada usuário aceita o convite e migra suas reuniões anteriores para o novo Workspace.
| Quem | O que faz | Onde |
|---|---|---|
| Proprietário do Workspace antigo | Prepara e exclui o Workspace antigo | Configurações do Workspace > Configurações > Ações do Workspace |
| Admins e/ou proprietários do novo Workspace | Convida os usuários | Configurações do Workspace > Pessoas > Adicionar pessoas |
| Cada usuário | Aceita o convite e migra suas reuniões | E-mail de convite ou banner no aplicativo, ou Ações do Workspace > Migrar dados |
Migração de dados
O que é transferido?
- A conta Read de cada usuário e os relatórios de reuniões dos quais eles são proprietários
- Depois que um usuário migra seus dados, esses relatórios passam a pertencer ao novo Workspace, contam para as métricas dele e podem ser acessados pelos admins por meio de recursos como o Acesso global a relatórios.
O que não é transferido?
- Tudo relacionado ao Workspace antigo. Isso inclui equipes, configurações e permissões
- A propriedade dos relatórios nunca será alterada durante a migração
Observações importantes:
- O proprietário do Workspace é o único usuário que pode excluir um Workspace. Essa ação não pode ser desfeita.
- A exclusão de um Workspace não excluirá nenhuma conta Read. Os membros passarão para o plano Gratuito até entrarem em um novo Workspace.
- Migrar dados é uma ação realizada por cada usuário na própria conta. Os admins não podem fazê-la em nome de um membro.
1. Excluir o Workspace
Conclua estas etapas antes que alguém seja convidado para o novo Workspace. Os admins que não são proprietários verão Sair do Workspace em vez de Excluir Workspace.
Antes de excluir (recomendado)
- Informe aos membros quando a mudança acontecerá e que eles precisarão aceitar um novo convite e migrar suas reuniões.
- Anote tudo o que estiver configurado no nível do Workspace (equipes, configurações, integrações como Salesforce ou HubSpot, vocabulário personalizado, SSO). Nada disso será transferido, portanto, o admin do novo Workspace precisará configurar o que for necessário.
- Para qualquer pessoa que tenha saído da sua organização, desative-a e transfira os relatórios dela para um membro que permaneça. Caso contrário, esses relatórios continuarão associados a uma conta que ninguém está usando.
- Se um admin usa o Acesso global a relatórios para visualizar os relatórios de outras pessoas, salve agora tudo o que for necessário. Esse acesso termina quando o Workspace é excluído.
- Certifique-se de que a pessoa que está excluindo o Workspace seja o proprietário. Caso contrário, use primeiro Transferir propriedade.
Excluir o Workspace
- Clique no seu nome no menu inferior esquerdo e selecione Configurações do Workspace.
- Abra a aba Configurações e expanda Ações do Workspace na parte inferior da página.
- Clique em Excluir Workspace. Na janela de confirmação, digite DELETE, marque a caixa e clique em Excluir Workspace.
- Os membros permanecem como contas individuais e mantêm os relatórios dos quais são proprietários. Agora eles podem aceitar um convite para o novo Workspace.
Observação: A janela de confirmação informa que todos os dados e insights de reuniões serão excluídos deste Workspace. Isso se refere aos dados no nível do Workspace, como equipes, configurações e insights de todo o Workspace. As contas Read dos membros e os relatórios de reuniões dos quais eles são proprietários não serão excluídos, e os membros poderão migrar esses relatórios para o novo Workspace.
2. Convidar usuários para o novo Workspace
Convide os usuários somente depois que o Workspace antigo tiver sido excluído. Um convite para alguém que ainda pertence a outro Workspace não pode ser aceito.
- Certifique-se de ter uma licença não utilizada para cada usuário que está convidando (consulte Plano e cobrança).
- Acesse Configurações do Workspace > Pessoas e clique em Adicionar pessoas.
- Digite o endereço de e-mail de cada usuário (o mesmo e-mail da conta Read existente), escolha opcionalmente uma equipe e uma função e clique em Enviar convites.
- Se alguém não encontrar o e-mail de convite, clique no menu de três pontos ao lado do nome da pessoa para reenviar o convite ou copiar o link do convite.
Usuários com o domínio de e-mail da sua empresa também podem solicitar para entrar no seu Workspace, e os Workspaces Enterprise+ podem usar captura de domínio, SCIM ou SAML. Independentemente de como os usuários entrarem, eles ainda precisarão migrar os dados (consulte as seções 3 e 4).
3. Aceitar e migrar
Use sua conta Read existente. Não crie uma nova.
- Abra o e-mail do Read Support (support@e.read.ai) com o assunto "You have been invited to join a Read Workspace" e clique em Entrar no Workspace. Abra-o pelo endereço de e-mail que recebeu o convite; não o encaminhe para outra conta.
- Faça login usando o mesmo método que você já usa para o Read (Google, Microsoft, SSO ou e-mail). Fazer login com um e-mail diferente cria uma conta separada que não estará no Workspace.
- Se você já estiver conectado ao Read, poderá clicar em Revisar convite no banner na parte superior do aplicativo.
- Na tela Entrar no Workspace, clique em Aceitar.
- Quando for perguntado se deseja migrar suas reuniões anteriores para o Workspace, aceite. Essa é a etapa que transfere seus dados para o novo Workspace.
- Reconecte todas as integrações que você usa (calendário, Zoom, Google Meet, Slack, CRM etc.). As integrações do Workspace antigo não são transferidas, e o novo Workspace pode permitir integrações diferentes.
4. Migrar seus dados manualmente
Se você fechou ou recusou a solicitação de migração, poderá migrar os dados a qualquer momento depois de entrar no Workspace:
- Clique no seu nome no menu inferior esquerdo e selecione Configurações do Workspace.
- Abra a aba Configurações e expanda Ações do Workspace.
- Clique em Migrar dados e confirme.
Migrar dados move somente as reuniões das quais você é proprietário. As reuniões pertencentes a outra pessoa permanecem com ela; peça que essa pessoa compartilhe ou migre esses relatórios.
Como verificar se tudo funcionou
- O usuário aparece como membro ativo em Configurações do Workspace > Pessoas no novo Workspace.
- As reuniões antigas do usuário continuam aparecendo em Relatórios de reuniões > Minhas reuniões.
- As reuniões antigas são incluídas nas tendências e métricas do novo Workspace.
- O Read entra na próxima reunião do usuário usando as configurações do novo Workspace.
Solução de problemas
| Problema | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Não é possível aceitar o convite | O usuário ainda pertence ao Workspace antigo | O proprietário do Workspace antigo exclui o Workspace antigo (ou o usuário sai dele) e, em seguida, o novo admin reenvia o convite |
| O usuário entrou, mas as reuniões antigas não estão no Workspace | A solicitação de migração foi ignorada | Siga a seção 4 para usar a opção Migrar dados |
| A conta do usuário parece vazia | Ele fez login com um e-mail ou método de login diferente | Faça login na conta original. Consulte este artigo se você tiver mais de uma conta |
| Algumas reuniões antigas estão ausentes | Esses relatórios pertencem a outra pessoa ou foram compartilhados apenas por meio de uma equipe ou Workspace antigo | Peça ao proprietário do relatório que o compartilhe diretamente com você |
| O admin não consegue enviar convites | Não há licenças não utilizadas | Adicione licenças em Plano e cobrança |
Ainda precisa de ajuda? Entre em contato com o Read Support