Ada pode gerenciar seu calendário para você e evitar a troca interminável de mensagens, até mesmo entre diferentes fusos horários. Informe à Ada suas preferências de agendamento e ela cuidará do resto.
Antes de começar
Para agendar com a Ada, você precisa de:
- Uma conta do Read AI
- Um calendário conectado
- Read Smart Scheduler ativado, para que a Ada possa visualizar e editar seu calendário. Você pode ativá-lo em Configurações da conta > Smart Scheduler. Consulte Como funcionam os links do Smart Scheduler?
Se você ainda não conectou um calendário, a Ada pedirá que você conecte um na primeira vez que fizer uma solicitação de agendamento. Para saber mais sobre a configuração, consulte Comece a usar a Ada: a assistente executiva do Read AI.
Como funciona o agendamento com a Ada?
Este é o fluxo típico:
- Você (ou alguém que esteja enviando um e-mail para você) coloca a Ada (ada@read.ai) em cópia em uma solicitação de agendamento ou pede que ela agende uma reunião.
- A Ada verifica a disponibilidade no seu calendário.
- A Ada propõe horários disponíveis aos outros participantes da conversa.
- Quando um horário é confirmado, a Ada cria o evento no calendário e envia o convite.
Quais padrões de agendamento a Ada usa?
Por padrão, a Ada considera o horário comercial, os dias úteis e um prazo razoável. Especificamente:
- A Ada prefere um prazo de 24 a 48 horas.
- Não agenda reuniões nos fins de semana, a menos que você peça explicitamente.
- Na maioria dos casos, a Ada agenda reuniões de 30 minutos, a menos que você especifique uma duração diferente.
- A Ada escolhe um aplicativo de reunião padrão com base na integração com seu calendário e envia um link de videoconferência.
Esses padrões protegem você de agendamentos excessivamente agressivos. Você pode substituir qualquer um deles enviando suas preferências à Ada por e-mail em linguagem natural (por exemplo, "Prefiro reuniões pela manhã"). A Ada usa suas preferências personalizadas quando é você quem inicia a solicitação de agendamento. Se outra pessoa iniciou a solicitação e você está na conversa, a Ada segue suas configurações do Smart Scheduler.
Perguntas frequentes
A Ada consegue gerenciar agendamentos com várias pessoas de diferentes organizações?
Sim. A Ada permite agendamentos entre domínios com três grupos de participantes: usuários internos do seu domínio, contatos externos conhecidos e contatos externos desconhecidos. Ao verificar a disponibilidade, a Ada consulta todos os calendários aos quais tem acesso. Se não houver um horário que funcione para todos, a Ada considera grupos menores de participantes, priorizando os horários que funcionam para o proprietário do calendário principal.
A Ada consegue gerenciar reuniões recorrentes?
A Ada oferece suporte básico para reuniões recorrentes, mas algumas situações podem não funcionar conforme o esperado.
A Ada pode reagendar ou cancelar reuniões?
Sim. A Ada pode reagendar e cancelar reuniões.
O que acontece se houver um conflito de agendamento?
A Ada detecta conflitos no calendário, avisa você e pergunta o que gostaria de fazer. Se um horário proposto não estiver disponível, a Ada verifica quem tem o conflito e pode oferecer a opção de marcar outra reunião no mesmo horário de determinadas reuniões. Primeiro, ela considera o tipo de reunião; por exemplo, reuniões internas recorrentes podem ser mais flexíveis.