Esta es la parte 2 de la guía de prueba gratuita de Read. En ella se explica el paso 4: elegir cómo se configura tu espacio de trabajo. Elige la configuración que mejor se adapte a tu equipo.
Esta guía de prueba tiene 3 partes:
- Guía de prueba gratuita de Read, parte 1: Prepárate y crea tu espacio de trabajo
- Guía de prueba gratuita de Read, parte 2: Elige la configuración de tu espacio de trabajo (estás aquí)
- Guía de prueba gratuita de Read, parte 3: Añade a tu equipo y empieza a usar Read
4. Configura los ajustes y permisos del espacio de trabajo
Como propietario del espacio de trabajo, decides cómo se configura Read para tu organización: preferencias de incorporación automática, integraciones permitidas, acceso de los usuarios y muchos otros ajustes. Puedes cambiar la configuración en cualquier momento. Para consultar la lista completa de opciones, consulta ¿Cuáles son todos los ajustes y permisos disponibles con los espacios de trabajo?
- Si quieres avanzar poco a poco hasta que los administradores y usuarios se familiaricen con las funciones, recomendamos una configuración conservadora. Read debe añadirse manualmente a las reuniones, los informes no se comparten automáticamente y el acceso es limitado.
- Si estás listo para usar Read ampliamente en todo tu equipo, recomendamos una configuración colaborativa. Read se incorpora a las reuniones y comparte los informes automáticamente, eliminando los silos al compartir conocimientos entre equipos. Esto funciona bien si tienes un entorno abierto o ya has usado herramientas similares.
- También puedes elegir un punto intermedio con una configuración intermedia. Algunas cosas se automatizan, pero aún puedes empezar poco a poco.
Reuniones de Zoom: Read solo puede incorporarse a una reunión de Zoom si has conectado tu cuenta de Zoom a Read y estás en la reunión con la sesión iniciada en esa misma cuenta de Zoom. Pide a todos los participantes de la prueba que usen Zoom que lo conecten desde Integraciones > Zoom. Consulta Próximos cambios en las reuniones de Zoom.
Configuración conservadora
Empieza en la pestaña Ajustes de los ajustes de tu espacio de trabajo.
Preferencias de incorporación automática a reuniones
- Selecciona Los usuarios seleccionan manualmente las reuniones a las que se incorpora Read. Read no intentará incorporarse automáticamente a las reuniones, por lo que tendrás que añadir Read manualmente a las reuniones en las que quieras que participe.
- Selecciona Incorporarse solo a reuniones internas. Este ajuste no tendrá mucho efecto porque la incorporación automática está desactivada arriba.
- Desactiva Incorporación automática a reuniones no programadas para el espacio de trabajo.
Informes y uso compartido
- Desactiva Descargas. Los usuarios no podrán descargar el contenido de los informes.
- En Uso compartido automático de informes:
- Selecciona Sin acceso tanto para Acceso de participantes internos como para Acceso de participantes externos. Nadie que no sea el propietario del informe obtendrá acceso automático a los informes; el propietario tendrá que compartirlos manualmente.
- Selecciona No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia en el menú desplegable tanto para Acceso de participantes internos como para Acceso de participantes externos.
- Desactiva Permitir el acceso mediante enlaces públicos. Esto mejora la privacidad y la seguridad al impedir que personas no deseadas abran un informe mediante un enlace compartido.
- Desactiva Detección de dominio y selecciona No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia en el menú desplegable. A los miembros del espacio de trabajo no les resultará fácil encontrarte dentro de tu dominio al compartir informes. Por ejemplo, cuando escribas un nombre para compartir un informe, los usuarios no aparecerán en el autocompletado ni como sugerencias para compartir.
- En Distribución, desactiva todas las opciones y asegúrate de que No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia esté seleccionado en el menú desplegable de Enlace al panel de la reunión en directo. Los informes de las reuniones no se compartirán automáticamente; puedes compartirlos manualmente según sea necesario.
Integraciones
- Desactiva todas las integraciones excepto aquellas que quieras que los usuarios del espacio de trabajo puedan conectar a Read. Para empezar de la forma más conservadora posible, desactiva todo excepto las integraciones de calendario (Google Calendar, Outlook Calendar y Zoom Calendar). Los ajustes de integración del espacio de trabajo no conectan ninguna integración para los usuarios; solo controlan qué integraciones pueden conectar los usuarios.
Pestaña Permisos
Los permisos Acceso a informes de reuniones y Métricas y tendencias agregadas son importantes cuando empieces a usar Teams en tu espacio de trabajo, así que puedes omitirlos por ahora.
En Permisos avanzados, encontrarás Acceso global a informes. Esto permite a los propietarios y administradores del espacio de trabajo ver cualquier informe de reunión cuyo propietario sea un usuario del espacio de trabajo. Para proteger la privacidad de los usuarios, Read recomienda activar esta opción solo si es absolutamente necesario.
¡Listo!
Tu espacio de trabajo de Read está configurado. A continuación, puedes invitar a otras personas de tu organización (consulta el paso 6 (parte 3 de esta guía)). A medida que los usuarios se familiaricen con Read, puedes flexibilizar estos ajustes para que aprovechen mejor las capacidades de Read.
Nota: Estos son ajustes del espacio de trabajo. Cada miembro del espacio de trabajo (incluido tú) también tiene ajustes individuales de la cuenta que puede personalizar. Esta configuración es bastante restrictiva, por lo que no habrá mucho que cambiar allí. Para abrir tus propios ajustes, haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda de la pantalla y selecciona Ajustes de la cuenta.
Configuración intermedia
Empieza en la pestaña Ajustes de los ajustes de tu espacio de trabajo.
Preferencias de incorporación automática a reuniones
- En Rol en la reunión, selecciona Permitir que Read se incorpore a las invitaciones del calendario cuando el usuario sea el anfitrión.
- En Tipos de reuniones, selecciona Permitir que Read se incorpore solo a reuniones internas.
- Desactiva Incorporación automática a reuniones no programadas para el espacio de trabajo.
Informes y uso compartido
- En Uso compartido automático de informes:
- Para Acceso de participantes internos, selecciona Acceso de lector y Establecer como predeterminado y permitir que los usuarios actualicen esta preferencia. Las personas de tu organización que reciban un informe podrán verlo, pero no editarlo, a menos que el propietario del informe les conceda más acceso.
- Para Acceso de participantes externos, selecciona Acceso de lector o Sin acceso, y selecciona No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia en el menú desplegable.
- Activa Permitir el acceso mediante enlaces públicos y selecciona Miembros del espacio de trabajo. Cualquier persona de tu espacio de trabajo podrá abrir un informe si se comparte el enlace con ella.
- Activa Detección de dominio y selecciona No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia. A los miembros del espacio de trabajo les resultará fácil encontrarte dentro de tu dominio al compartir informes. Por ejemplo, cuando escribas un nombre para compartir un informe, los usuarios aparecerán en el autocompletado o como sugerencias para compartir.
- En Distribución:
- Activa solo Resúmenes de reuniones. Los informes se compartirán automáticamente con los participantes de la reunión según el acceso que hayas elegido arriba.
- Activa Enlace al panel de la reunión en directo y selecciona Establecer como predeterminado y permitir que los usuarios actualicen esta preferencia. Los usuarios pueden compartir un enlace al panel de la reunión en directo en el chat de la reunión y desactivar esta opción si lo prefieren.
Integraciones
Desactiva todas las integraciones excepto aquellas que quieras que los usuarios del espacio de trabajo puedan conectar a Read. Los ajustes de integración del espacio de trabajo no conectan ninguna integración para los usuarios; solo controlan qué integraciones pueden conectar los usuarios.
- Activa las integraciones de calendario. Esto permite que Read sepa a qué reuniones debe incorporarse.
- Activa tu proveedor de correo electrónico preferido en Productividad. Esto permite que Read cree resúmenes por temas de tu bandeja de entrada para mostrar las conversaciones importantes.
- Activa las integraciones de Colaboración y CRM que use tu organización. Estas permiten enviar automáticamente elementos de acción e informes a esas plataformas, para que Read pueda ayudarte donde ya trabajas.
- Activa tu integración de mensajería preferida para que Read pueda compartir allí los informes de las reuniones en lugar de hacerlo por correo electrónico (o además de hacerlo por correo electrónico).
Pestaña Permisos
Los permisos Acceso a informes de reuniones y Métricas y tendencias agregadas son importantes cuando empieces a usar Teams en tu espacio de trabajo, así que puedes omitirlos por ahora.
En Permisos avanzados, encontrarás Acceso global a informes. Esto permite a los propietarios y administradores del espacio de trabajo ver cualquier informe de reunión cuyo propietario sea un usuario del espacio de trabajo. Para proteger la privacidad de los usuarios, Read recomienda activar esta opción solo si es absolutamente necesario.
¡Listo!
Tu espacio de trabajo de Read está configurado. A continuación, puedes invitar a otras personas de tu organización (consulta el paso 6 (parte 3 de esta guía)). A medida que los usuarios se familiaricen con Read, puedes flexibilizar estos ajustes para que aprovechen mejor las capacidades de Read.
Nota: Estos son ajustes del espacio de trabajo. Cada miembro del espacio de trabajo (incluido tú) también tiene ajustes individuales de la cuenta que puede personalizar. Con esta configuración, los usuarios pueden cambiar cualquier ajuste en el que hayas seleccionado Establecer como predeterminado y permitir que los usuarios actualicen esta preferencia. Para abrir tus propios ajustes, haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda de la pantalla y selecciona Ajustes de la cuenta.
Configuración colaborativa
Empieza en la pestaña Ajustes de los ajustes de tu espacio de trabajo.
Preferencias de incorporación automática a reuniones
- En Rol en la reunión, selecciona Permitir que Read se incorpore a todas las invitaciones del calendario.
- En Tipos de reuniones, selecciona Permitir que Read se incorpore a todos los tipos de reuniones.
- Deja activada la opción Incorporación automática a reuniones no programadas para el espacio de trabajo.
Informes y uso compartido
- En Uso compartido automático de informes:
- Para Acceso de participantes internos, selecciona Acceso de editor y Establecer como predeterminado y permitir que los usuarios actualicen esta preferencia. Las personas de tu organización que reciban un informe podrán editarlo, y los propietarios de los informes podrán reducir el nivel de acceso según sea necesario.
- Para Acceso de participantes externos, selecciona Acceso de lector y Establecer como predeterminado y permitir que los usuarios actualicen esta preferencia. Las personas ajenas a tu organización que reciban un informe podrán verlo, pero no editarlo, a menos que el propietario del informe les conceda más acceso.
- Activa Permitir el acceso mediante enlaces públicos y selecciona Miembros del espacio de trabajo. Como alternativa, seleccionar Cualquiera que tenga el enlace significa que los usuarios pueden compartir el enlace del informe con cualquier persona, y el destinatario no necesitará una cuenta de Read. Esto puede ser útil al compartir informes con nuevos clientes o socios, pero ten en cuenta que, con este ajuste, Read no tiene forma de saber exactamente quién tiene acceso al informe.
- Activa Detección de dominio y selecciona Establecer como predeterminado y permitir que los usuarios actualicen esta preferencia en el menú desplegable. A los miembros del espacio de trabajo les resultará fácil encontrarte dentro de tu dominio al compartir informes, pero podrán optar por cambiar esta opción. Por ejemplo, cuando escribas un nombre para compartir un informe, los usuarios aparecerán en el autocompletado o como sugerencias para compartir.
- En Distribución:
- Activa todo. Los informes se compartirán automáticamente con los participantes de la reunión según el acceso que hayas elegido arriba.
- Asegúrate de que Establecer como predeterminado y permitir que los usuarios actualicen esta preferencia esté seleccionado en el menú desplegable de Enlace al panel de la reunión en directo, para que los usuarios puedan desactivarlo si lo desean.
Integraciones
Activa todas las integraciones que quieras que los usuarios del espacio de trabajo puedan conectar a Read. Los ajustes de integración del espacio de trabajo no conectan ninguna integración para los usuarios; solo controlan qué integraciones pueden conectar los usuarios.
- Activa las integraciones de calendario. Esto permite que Read sepa a qué reuniones debe incorporarse.
- Activa tu proveedor de correo electrónico preferido en Productividad. Esto permite que Read cree resúmenes por temas de tu bandeja de entrada para mostrar las conversaciones importantes.
- Activa las integraciones de Toma de notas, Colaboración y CRM que use tu organización. Estas permiten enviar automáticamente elementos de acción e informes a esas plataformas, para que Read pueda ayudarte donde ya trabajas.
- Activa tu integración de mensajería preferida para que Read pueda compartir allí los informes de las reuniones en lugar de hacerlo por correo electrónico (o además de hacerlo por correo electrónico).
- Si tu empresa usa una plataforma con la que Read todavía no se integra, ¡háznoslo saber! Mientras tanto, puedes activar Webhooks y Zapier para que los usuarios creen sus propias automatizaciones.
Pestaña Permisos
Los permisos Acceso a informes de reuniones y Métricas y tendencias agregadas son importantes cuando empieces a usar Teams en tu espacio de trabajo, así que puedes omitirlos por ahora.
En Permisos avanzados, encontrarás Acceso global a informes. Esto permite a los propietarios y administradores del espacio de trabajo ver cualquier informe de reunión cuyo propietario sea un usuario del espacio de trabajo. Para proteger la privacidad de los usuarios, Read recomienda activar esta opción solo si es necesario.
¡Listo!
¡Tu espacio de trabajo de Read está configurado para que tu empresa pueda aprovechar mejor las capacidades de Read!
Nota: Estos son ajustes del espacio de trabajo. Cada miembro del espacio de trabajo (incluido tú) también tiene ajustes individuales de la cuenta, que se rigen por la configuración del espacio de trabajo. Para abrir tus propios ajustes, haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda de la pantalla y selecciona Ajustes de la cuenta. Cada usuario que invites tendrá ajustes similares, que podrá personalizar según cómo hayas configurado el espacio de trabajo.
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