Se você gerencia uma organização, é provável que em algum momento precise remover um usuário dos seus sistemas, por exemplo, quando um funcionário deixa a empresa. Com o Read, as organizações que gerenciam as contas dos usuários por meio de um espaço de trabalho têm várias opções para fazer isso.
A maneira geralmente recomendada de remover alguém do seu espaço de trabalho do Read é desativar a conta dessa pessoa e depois transferir os relatórios dela para outro usuário. Isso garantirá que:
- O usuário não terá mais acesso ao Read
- A pessoa não estará usando uma das licenças do seu espaço de trabalho
- Os relatórios dela ainda poderão ser acessados pela pessoa apropriada (por exemplo, o gerente ou administrador de TI)
Como alternativa, os administradores podem simplesmente remover um usuário do espaço de trabalho, mas isso só atenderia ao item (2), e não aos itens (1) ou (3). Descrevemos essa e outras opções mais abaixo.
Desativar usuários
Desativar um usuário no seu espaço de trabalho é rápido e fácil. Depois que um usuário é desativado, a conta dele fica inativa e ele não poderá fazer login no Read com essa conta. Independentemente das configurações anteriores da conta, os usuários desativados não gerarão mais nenhuma atividade, como fazer com que o Assistente do Read participe de uma reunião. E, o mais importante, eles não serão contabilizados no total de licenças usadas, para que você possa adicionar outra pessoa ao espaço de trabalho ou reduzir o total de licenças para o próximo ciclo de cobrança.
Depois de desativar um usuário, você também poderá transferir os relatórios de reuniões dele para outro usuário. Os usuários podem até ser reativados se necessário, mas não é possível desfazer a transferência dos relatórios.
Para desativar um usuário:
- Acesse Configurações do espaço de trabalho > Pessoas
- Encontre o(s) usuário(s) na sua lista de membros pesquisando ou classificando
- Você pode selecionar vários usuários de uma só vez usando as caixas de seleção à esquerda
- Selecione a opção "Desativar"
- Para um único usuário, você encontra essa opção no menu de três pontos à direita
- Se você selecionar um ou mais usuários usando as caixas de seleção, poderá selecionar "Desativar" no menu na parte central inferior da tela e clicar em "Continuar"
- Você verá uma caixa de diálogo de confirmação, que também inclui a opção de transferir os relatórios após a desativação
- Clique para confirmar e, em seguida, se quiser, prossiga para transferir os relatórios
A reativação de usuários pode ser feita praticamente da mesma maneira.
Transferir relatórios
Você só pode transferir relatórios de reuniões de um usuário desativado (consulte acima como desativar usuários). A transferência só se aplica aos relatórios que pertencem ao seu espaço de trabalho, ou seja, se o usuário tinha relatórios na conta antes de entrar no espaço de trabalho e não usou a opção "Migrar dados", esses relatórios não serão transferidos. Mesmo que você não transfira os relatórios imediatamente após desativar um usuário, sempre poderá voltar e fazer isso mais tarde.
Por padrão, a transferência se aplica apenas aos relatórios de propriedade do usuário, mas você também terá a opção de transferir o acesso aos relatórios que foram compartilhados com o usuário. Nesse caso, o destinatário terá o mesmo acesso de visualização ou edição que o usuário desativado tinha em todos os relatórios pertencentes ao seu espaço de trabalho.
Para transferir os relatórios de um usuário desativado:
- Acesse Configurações do espaço de trabalho > Pessoas
- Encontre na sua lista de membros o(s) usuário(s) desativado(s) de quem você deseja transferir os relatórios
- Você pode usar o filtro "Status" no canto superior esquerdo para exibir apenas os usuários desativados
- Você pode selecionar vários usuários de uma só vez usando as caixas de seleção à esquerda
- Selecione a opção "Transferir relatórios"
- Para um único usuário, você encontra essa opção no menu de três pontos à direita
- Se você selecionar um ou mais usuários usando as caixas de seleção, poderá selecionar "Transferir relatórios" no menu na parte central inferior da tela e clicar em "Continuar"
- Você verá uma caixa de diálogo pop-up solicitando que selecione para qual usuário deseja transferir os relatórios.
- Esse usuário se tornará o novo proprietário de todos os relatórios do usuário desativado que estiverem no espaço de trabalho
- Você só pode selecionar um destinatário por vez. Portanto, se tiver vários usuários desativados e quiser transferir os relatórios deles para pessoas diferentes, será necessário fazer essas transferências separadamente
- Se quiser, você também pode selecionar a opção de transferir o acesso aos relatórios compartilhados
- Depois que você clicar em "Transferir relatórios", o processo de transferência será iniciado
-
- Você verá uma barra de progresso no canto inferior direito enquanto as transferências ocorrem
- Após a conclusão da transferência, o usuário desativado terá um ícone "Relatórios transferidos" ao lado do nome
- O usuário que receber os relatórios será notificado por e-mail e poderá encontrar os relatórios transferidos usando tags (uma tag chamada "Transferência" e outra com o nome do usuário original)
A transferência não pode ser desfeita, mas os relatórios transferidos ainda poderão ser transferidos novamente se a conta do novo proprietário for desativada.
Outras opções
Embora o Read facilite remover pessoas do seu espaço de trabalho, os usuários removidos ainda terão acesso à conta e a todos os relatórios anteriores que foram compartilhados diretamente com eles. Portanto, essa opção pode não ser suficiente para as suas necessidades. Dito isso, essa opção pode fazer sentido se a pessoa estivesse usando a conta do Read para fins pessoais fora da sua organização e quisesse continuar usando-a depois de sair.
Se o seu espaço de trabalho estiver usando SSO SAML (recurso disponível apenas no Enterprise+) e você tiver a configuração Aplicar SAML em domínios verificados ativada, também poderá remover usuários rapidamente por meio da sua plataforma SAML:
- Primeiro, revogue o acesso do usuário ao Read por meio da configuração da sua plataforma SAML. As etapas exatas para fazer isso dependerão da plataforma que você está usando; por exemplo, aqui estão as instruções para o Okta.
- Em seguida, desative ou remova o usuário do seu espaço de trabalho.
- O usuário perderá o acesso à conta após a primeira etapa, mas a desativação permitirá que você transfira os relatórios dele.
Observe que, se você não estiver aplicando o SAML como o único método de login para usuários nos seus domínios e simplesmente remover o usuário sem desativá-lo, ele ainda poderá fazer login usando qualquer outro método disponível na conta, como e-mail e senha.