Esta é a parte 2 do guia da avaliação gratuita do Read. Ela aborda a etapa 4: escolher como seu Workspace será configurado. Escolha a configuração que melhor se adapta à sua equipe.
Este guia da avaliação tem 3 partes:
- Guia da avaliação gratuita do Read, parte 1: prepare-se e crie seu Workspace
- Guia da avaliação gratuita do Read, parte 2: escolha as configurações do seu Workspace (você está aqui)
- Guia da avaliação gratuita do Read, parte 3: adicione sua equipe e comece a usar o Read
4. Configure as configurações e permissões do Workspace
Como proprietário do Workspace, você decide como o Read será configurado para sua organização: preferências de entrada automática, quais integrações são permitidas, acesso dos usuários e várias outras configurações. Você pode alterar a configuração a qualquer momento. Para ver a lista completa de opções, consulte Quais são todas as configurações e permissões disponíveis nos Workspaces?
- Se quiser avançar devagar até que administradores e usuários se sintam confortáveis com os recursos, recomendamos uma configuração conservadora. O Read precisa ser adicionado manualmente às reuniões, nenhum relatório é compartilhado automaticamente e o acesso é limitado.
- Se estiver pronto para usar o Read amplamente em toda a sua equipe, recomendamos uma configuração colaborativa. O Read participa das reuniões e compartilha relatórios automaticamente, eliminando silos ao compartilhar conhecimento entre as equipes. Isso funciona bem se você tem um ambiente aberto ou já usou ferramentas semelhantes.
- Você também pode escolher uma configuração intermediária. Algumas coisas são automatizadas, mas você ainda pode começar devagar.
Reuniões do Zoom: o Read só pode participar de uma reunião do Zoom se você tiver conectado sua conta do Zoom ao Read e estiver na reunião conectado à mesma conta do Zoom. Peça a todos na sua avaliação que usam o Zoom para conectá-lo em Integrações > Zoom. Consulte Próximas alterações nas reuniões do Zoom.
Configuração conservadora
Comece na aba Configurações das configurações do seu Workspace.
Preferências de entrada automática em reuniões
- Selecione Os usuários selecionam manualmente as reuniões das quais o Read participa. O Read não tentará participar das reuniões automaticamente, então você precisará adicionar o Read manualmente às reuniões das quais deseja que ele participe.
- Selecione Participar apenas de reuniões internas. Essa configuração não terá muito efeito, pois a entrada automática está desativada acima.
- Desative Participar automaticamente de reuniões não agendadas para o Workspace.
Relatórios e compartilhamento
- Desative Downloads. Os usuários não poderão baixar o conteúdo dos relatórios.
- Em Compartilhamento automático de relatórios:
- Selecione Sem acesso para Acesso de participantes internos e Acesso de participantes externos. Ninguém além do proprietário do relatório terá acesso automático aos relatórios; o proprietário deverá compartilhá-los manualmente.
- Selecione Não permitir que os usuários atualizem esta preferência no menu suspenso de Acesso de participantes internos e de Acesso de participantes externos.
- Desative Permitir acesso por link público. Isso melhora a privacidade e a segurança ao impedir que visualizadores não intencionais abram um relatório por meio de um link compartilhado.
- Desative Descoberta de domínio e selecione Não permitir que os usuários atualizem esta preferência no menu suspenso. Os membros do Workspace não serão fáceis de encontrar no seu domínio ao compartilhar relatórios. Por exemplo, quando você digitar um nome para compartilhar um relatório, os usuários não aparecerão no preenchimento automático nem como sugestões de compartilhamento.
- Em Distribuição, desative todas as opções e verifique se Não permitir que os usuários atualizem esta preferência está selecionado no menu suspenso em Link do painel da reunião ao vivo. Os relatórios das reuniões não serão compartilhados automaticamente; você poderá compartilhá-los manualmente conforme necessário.
Integrações
- Desative todas as integrações, exceto aquelas às quais você deseja permitir que os usuários do Workspace conectem o Read. Para começar da forma mais conservadora possível, desative tudo, exceto as integrações de calendário (Google Calendar, Outlook Calendar e Zoom Calendar). As configurações de integração do Workspace não conectam nenhuma integração para os usuários; elas apenas controlam quais integrações os usuários podem conectar.
Aba Permissões
As permissões Acesso a relatórios de reuniões e Métricas e tendências agregadas serão importantes quando você começar a usar Equipes no seu Workspace, então você pode ignorá-las por enquanto.
Em Permissões avançadas, você encontrará Acesso global aos relatórios. Isso permite que proprietários e administradores do Workspace visualizem qualquer relatório de reunião pertencente a usuários do Workspace. Para proteger a privacidade dos usuários, o Read recomenda ativar essa opção somente se for absolutamente necessário.
Pronto!
Seu Workspace do Read está configurado. Em seguida, você poderá convidar outras pessoas da sua organização (consulte a etapa 6 (parte 3 deste guia)). À medida que os usuários se familiarizarem com o Read, você poderá flexibilizar essas configurações para que aproveitem melhor os recursos do Read.
Observação: estas são configurações do Workspace. Cada membro do Workspace (incluindo você) também tem configurações individuais da conta que pode personalizar. Esta configuração é bastante restritiva, portanto não haverá muito a alterar nessa área. Para abrir suas próprias configurações, clique no seu nome no canto inferior esquerdo da tela e selecione Configurações da conta.
Configuração intermediária
Comece na aba Configurações das configurações do seu Workspace.
Preferências de entrada automática em reuniões
- Em Função na reunião, selecione Permitir que o Read participe de convites do calendário quando o usuário for o anfitrião.
- Em Tipos de reunião, selecione Permitir que o Read participe apenas de reuniões internas.
- Desative Participar automaticamente de reuniões não agendadas para o Workspace.
Relatórios e compartilhamento
- Em Compartilhamento automático de relatórios:
- Em Acesso de participantes internos, selecione Acesso de visualização e Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência. As pessoas da sua organização que receberem um relatório poderão visualizá-lo, mas não editá-lo, a menos que o proprietário do relatório lhes conceda mais acesso.
- Em Acesso de participantes externos, selecione Acesso de visualização ou Sem acesso e selecione Não permitir que os usuários atualizem esta preferência no menu suspenso.
- Ative Permitir acesso por link público e selecione Membros do Workspace. Qualquer pessoa no seu Workspace poderá abrir um relatório se o link for compartilhado com ela.
- Ative Descoberta de domínio e selecione Não permitir que os usuários atualizem esta preferência. Os membros do Workspace serão fáceis de encontrar no seu domínio ao compartilhar relatórios. Por exemplo, quando você digitar um nome para compartilhar um relatório, os usuários aparecerão no preenchimento automático ou como sugestões de compartilhamento.
- Em Distribuição:
- Ative apenas Resumos de reuniões. Os relatórios serão compartilhados automaticamente com os participantes da reunião com base no acesso escolhido acima.
- Ative Link do painel da reunião ao vivo e selecione Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência. Os usuários poderão compartilhar um link para o painel da reunião ao vivo no chat da reunião e desativar essa opção se preferirem.
Integrações
Desative todas as integrações, exceto aquelas às quais você deseja permitir que os usuários do Workspace conectem o Read. As configurações de integração do Workspace não conectam nenhuma integração para os usuários; elas apenas controlam quais integrações os usuários podem conectar.
- Ative as integrações de calendário. Isso permite que o Read saiba de quais reuniões participar.
- Ative seu provedor de e-mail preferido em Produtividade. Isso permite que o Read crie resumos por tópico da sua caixa de entrada para destacar conversas importantes.
- Ative as integrações de colaboração e CRM usadas pela sua organização. Elas permitem enviar automaticamente itens de ação e relatórios para essas plataformas, para que o Read possa ajudar você onde já trabalha.
- Ative sua integração de mensagens preferida para que o Read possa compartilhar relatórios de reuniões nela, em vez de (ou além de) compartilhá-los por e-mail.
Aba Permissões
As permissões Acesso a relatórios de reuniões e Métricas e tendências agregadas serão importantes quando você começar a usar Equipes no seu Workspace, então você pode ignorá-las por enquanto.
Em Permissões avançadas, você encontrará Acesso global aos relatórios. Isso permite que proprietários e administradores do Workspace visualizem qualquer relatório de reunião pertencente a usuários do Workspace. Para proteger a privacidade dos usuários, o Read recomenda ativar essa opção somente se for absolutamente necessário.
Pronto!
Seu Workspace do Read está configurado. Em seguida, você poderá convidar outras pessoas da sua organização (consulte a etapa 6 (parte 3 deste guia)). À medida que os usuários se familiarizarem com o Read, você poderá flexibilizar essas configurações para que aproveitem melhor os recursos do Read.
Observação: estas são configurações do Workspace. Cada membro do Workspace (incluindo você) também tem configurações individuais da conta que pode personalizar. Com essa configuração, os usuários podem alterar qualquer configuração em que você tenha selecionado Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência. Para abrir suas próprias configurações, clique no seu nome no canto inferior esquerdo da tela e selecione Configurações da conta.
Configuração colaborativa
Comece na aba Configurações das configurações do seu Workspace.
Preferências de entrada automática em reuniões
- Em Função na reunião, selecione Permitir que o Read participe de todos os convites do calendário.
- Em Tipos de reunião, selecione Permitir que o Read participe de todos os tipos de reunião.
- Mantenha Participar automaticamente de reuniões não agendadas ativado para o Workspace.
Relatórios e compartilhamento
- Em Compartilhamento automático de relatórios:
- Em Acesso de participantes internos, selecione Acesso de edição e Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência. As pessoas da sua organização que receberem um relatório poderão editá-lo, e os proprietários dos relatórios poderão reduzir o nível de acesso conforme necessário.
- Em Acesso de participantes externos, selecione Acesso de visualização e Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência. As pessoas de fora da sua organização que receberem um relatório poderão visualizá-lo, mas não editá-lo, a menos que o proprietário do relatório lhes conceda mais acesso.
- Ative Permitir acesso por link público e selecione Membros do Workspace. Como alternativa, selecionar Qualquer pessoa com o link significa que os usuários poderão compartilhar o link do relatório com qualquer pessoa, e o destinatário não precisará ter uma conta do Read. Isso pode ser útil ao compartilhar relatórios com novos clientes ou parceiros, mas lembre-se de que, com essa configuração, o Read não tem como saber exatamente quem tem acesso ao relatório.
- Ative Descoberta de domínio e selecione Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência no menu suspenso. Os membros do Workspace serão fáceis de encontrar no seu domínio ao compartilhar relatórios, mas poderão optar por alterar essa configuração. Por exemplo, quando você digitar um nome para compartilhar um relatório, os usuários aparecerão no preenchimento automático ou como sugestões de compartilhamento.
- Em Distribuição:
- Ative tudo. Os relatórios serão compartilhados automaticamente com os participantes da reunião com base no acesso escolhido acima.
- Verifique se Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência está selecionado no menu suspenso em Link do painel da reunião ao vivo, para que os usuários possam desativar essa opção se quiserem.
Integrações
Ative todas as integrações às quais você deseja permitir que os usuários do Workspace conectem o Read. As configurações de integração do Workspace não conectam nenhuma integração para os usuários; elas apenas controlam quais integrações os usuários podem conectar.
- Ative as integrações de calendário. Isso permite que o Read saiba de quais reuniões participar.
- Ative seu provedor de e-mail preferido em Produtividade. Isso permite que o Read crie resumos por tópico da sua caixa de entrada para destacar conversas importantes.
- Ative as integrações de anotações, colaboração e CRM usadas pela sua organização. Elas permitem enviar automaticamente itens de ação e relatórios para essas plataformas, para que o Read possa ajudar você onde já trabalha.
- Ative sua integração de mensagens preferida para que o Read possa compartilhar relatórios de reuniões nela, em vez de (ou além de) compartilhá-los por e-mail.
- Se sua empresa usa uma plataforma com a qual o Read ainda não tem integração, avise-nos! Enquanto isso, você pode ativar Webhooks e Zapier para que os usuários criem suas próprias automações.
Aba Permissões
As permissões Acesso a relatórios de reuniões e Métricas e tendências agregadas serão importantes quando você começar a usar Equipes no seu Workspace, então você pode ignorá-las por enquanto.
Em Permissões avançadas, você encontrará Acesso global aos relatórios. Isso permite que proprietários e administradores do Workspace visualizem qualquer relatório de reunião pertencente a usuários do Workspace. Para proteger a privacidade dos usuários, o Read recomenda ativar essa opção somente se necessário.
Pronto!
Seu Workspace do Read está configurado para que sua empresa aproveite melhor os recursos do Read!
Observação: estas são configurações do Workspace. Cada membro do Workspace (incluindo você) também tem configurações individuais da conta, que são regidas pela configuração do Workspace. Para abrir suas próprias configurações, clique no seu nome no canto inferior esquerdo da tela e selecione Configurações da conta. Cada usuário que você convidar terá configurações semelhantes, que poderá personalizar dependendo de como você configurou o Workspace.
Próximo: Guia da avaliação gratuita do Read, parte 3: adicione sua equipe e comece a usar o Read
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