Com os Workspaces, os administradores podem configurar várias definições e permissões para controlar o funcionamento do Read para os utilizadores em toda a organização. Como administrador, pode encontrar estas definições e permissões abrindo a página Definições do Workspace no menu no canto inferior esquerdo:
Existem duas categorias principais de controlos que podem ser configurados (cada uma no seu próprio separador):
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Definições — utilizadas para designar:
- Quais os métodos de início de sessão disponíveis para os utilizadores no seu Workspace
- A que reuniões o Read irá participar e se os convidados externos recebem uma notificação antecipada da gravação
- Se os utilizadores podem gravar utilizando as aplicações para dispositivos móveis e/ou computadores
- O que é apresentado no Read Assistant
- Quais as funcionalidades de relatórios, métricas e integrações de terceiros disponíveis para os utilizadores
- As definições de partilha e distribuição dos relatórios e resumos das reuniões
- Se o Assistente Executivo de IA do Read (Ada) está disponível para o seu Workspace
- Vocabulário personalizado para ajudar na transcrição
- A experiência do Ask Read para os seus utilizadores
- Ações do Workspace, como permitir pedidos de participação, migrar reuniões ou eliminar o Workspace
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Permissões — utilizadas para designar:
- Quais as funções de utilizador que podem adicionar ou remover licenças do Workspace
- Quais as funções de utilizador que podem adicionar pessoas ao Workspace
- Quais as funções de utilizador que podem eliminar relatórios de reuniões
- Quais as funções de utilizador autorizadas a aceder automaticamente aos relatórios dos membros da sua equipa
- Quais as funções de utilizador que podem ver transcrições e reproduzir áudio/vídeo (quando disponível)
- Quais as funções de utilizador que podem aceder a métricas agregadas e tendências da sua equipa e/ou Workspace
- Se os gestores podem editar estas definições para as respetivas equipas
Definições
Em geral, as definições aplicam-se a todos os utilizadores do Workspace, independentemente da equipa ou função. Muitas definições do Workspace correspondem diretamente a uma definição ao nível do utilizador, o que significa que os administradores podem controlar quais são as definições predefinidas e quais as opções disponíveis para os utilizadores nas suas próprias Definições da conta.
- Métodos de início de sessão
- Preferências de participação automática em reuniões
- Gravação através da aplicação
- Read Assistant
- Informações da reunião
- Relatórios e partilha
- Integrações
- Assistente Executivo de IA
- Vocabulário personalizado
- Ask Read
- Avançado (requer o plano Enterprise+)
- Ações do Workspace
Métodos de início de sessão
As definições de Métodos de início de sessão controlam os métodos que os membros do Workspace podem utilizar para aceder às respetivas contas do Read AI. À direita de cada método de início de sessão, verá quantos membros do Workspace o estão a utilizar (tenha em atenção que os utilizadores podem ter mais do que um método de início de sessão, se tal for permitido pelo Workspace).
Se não quiser que os utilizadores utilizem um determinado método de início de sessão, pode desativá-lo. Se desativar um método utilizado por algum utilizador do Workspace, este receberá uma notificação por e-mail a solicitar que utilize outro método para aceder à sua conta do Read.
Preferências de participação automática em reuniões
As definições de Preferências de participação automática em reuniões controlam as reuniões em que o Read irá participar automaticamente depois de um utilizador ligar o respetivo calendário. Estas correspondem diretamente às Preferências de participação automática nas Definições da conta > Gravação de reuniões dos seus utilizadores. Existem três definições de participação:
- Função na reunião: o Read pode participar em todas as reuniões, apenas nas reuniões em que o utilizador é o anfitrião ou apenas nas reuniões que o utilizador seleciona manualmente na respetiva página do calendário.
- Tipos de reunião: o Read pode participar apenas em reuniões internas ou em reuniões internas e externas.
- Participar automaticamente em reuniões não agendadas: o Read pode participar ou não automaticamente em reuniões ad hoc (não agendadas) do Google Meet e do Zoom, assim que um utilizador inicia uma reunião numa dessas plataformas.
Nas definições de Gravação de reuniões dos utilizadores, as opções correspondentes aparecem em Que eventos do calendário (Todos os eventos do calendário / Eventos do calendário que organizo) e Quem foi convidado (Quaisquer participantes / Apenas participantes internos).
O que selecionar aqui irá limitar as opções disponíveis para os utilizadores do Workspace: estes só podem selecionar a opção escolhida ou qualquer opção mais restritiva. Isto significa que, se selecionar “todos os convites do calendário” para a Função na reunião, que é a opção menos restritiva, os utilizadores podem escolher essa opção ou qualquer uma das outras duas. No entanto, se selecionar “Os utilizadores selecionam manualmente as reuniões”, que é a opção mais restritiva, os utilizadores só poderão utilizar essa opção.
Se tiver configurado equipas no Workspace, pode definir opções de participação diferentes para cada equipa. Clique na equipa e, em seguida, em Configurar equipa, no canto superior direito. Verá um menu pendente de Preferências de participação automática em reuniões que permite ajustar as definições predefinidas de participação para essa equipa.
Para obter mais informações sobre o funcionamento das preferências de participação, consulte Em que reuniões participa o Read quando ligo o meu calendário?
Notificação antecipada e exclusão
Esta secção também contém o botão de alternância Notificação antecipada e exclusão. Quando está ativado, qualquer pessoa fora do seu Workspace que seja convidada para uma reunião que um membro do Workspace planeia gravar com o Read AI recebe uma notificação por e-mail antecipadamente, com a opção de não participar. Se um convidado optar por não participar, o Read AI não gravará a reunião para ninguém. Apenas os proprietários e administradores do Workspace podem alterar esta definição, que se aplica a todos os membros do Workspace. Para obter todos os detalhes, consulte Notificação antecipada e exclusão da gravação de reuniões.
Gravação através da aplicação
As definições de Gravação através da aplicação controlam se os utilizadores do Workspace podem gravar utilizando as aplicações móveis e para computador do Read AI. Tenha em atenção que, se desativar estas definições, os utilizadores não poderão iniciar gravações novas, mas continuarão a poder aceder aos relatórios históricos de reuniões gravadas através de qualquer um destes métodos.
Read Assistant
A definição do Read Assistant controla o nome do Read Assistant (o nosso bot de reuniões) quando este participa em chamadas. Corresponde ao menu pendente Nome do Assistant, em Aparência do Assistant, nas Definições da conta > Gravação de reuniões dos seus utilizadores.
Também verá um menu pendente com a opção “Definir predefinição, permitir que os utilizadores atualizem esta preferência” ou “Não permitir que os utilizadores atualizem esta preferência”. Esta opção aparece em todas as definições do Workspace e funciona exatamente como indicado: ao selecionar a segunda opção, força todos os membros do Workspace a utilizar a mesma opção para a definição associada. Caso contrário, a sua opção será a predefinição para os novos utilizadores que entrarem no Workspace, mas estes poderão alterá-la se quiserem.
Nome do Assistant é o local onde pode especificar o nome predefinido (ou impor um determinado nome se selecionar a opção “Não permitir que os utilizadores atualizem”) do Read Assistant. Pode escolher uma das opções predefinidas ou introduzir um nome personalizado. Tenha em atenção que, se permitir que os utilizadores atualizem esta preferência, estes também poderão especificar o seu próprio nome personalizado nas definições da conta.
Para obter mais informações sobre a personalização do Assistant, consulte Como posso personalizar o nome do Read Assistant apresentado durante as reuniões?
Informações da reunião
As definições de Informações da reunião permitem personalizar vários aspetos do relatório da reunião. Por exemplo, a opção Reprodução de áudio e vídeo controla se o Read irá armazenar o vídeo com o relatório e disponibilizá-lo para reprodução.
É importante notar que estas definições só se aplicam daqui em diante, o que significa que não é possível alterá-las retroativamente para um relatório de reunião depois de este ter sido gerado. Por exemplo, se a reprodução de áudio e vídeo estiver desativada, o Read irá eliminar automaticamente a gravação subjacente depois de o relatório ser gerado, por isso utilize esta opção com cuidado.
Se quiser permitir que alguns utilizadores (por exemplo, administradores e/ou gestores) vejam transcrições ou reproduzam áudio/vídeo, mas não todos, deve manter estas definições ativadas e modificar as permissões relevantes.
Os utilizadores individuais podem desativar a transcrição nas suas próprias definições através do botão de alternância Transcrição, em Definições da conta > Conteúdo do relatório, se o Workspace lhes permitir atualizar esta preferência.
NOTA: a desativação das métricas afetivas resultará numa deteção menos precisa das mudanças de orador em todas as reuniões. O Read também não conseguirá distinguir os diferentes oradores na transcrição de reuniões em que várias pessoas participaram a partir de uma sala de conferências ou de gravações móveis.
Relatórios e partilha
As definições de Relatórios e partilha correspondem geralmente às Definições da conta > Partilha de relatórios dos seus utilizadores.
Geral
Transferências determina se os utilizadores do Workspace podem transferir artefactos de reuniões (resumo, transcrição e vídeos, se disponíveis). Tenha em atenção que isto não impede as transferências por utilizadores fora do Workspace que tenham acesso aos relatórios dos membros do Workspace.
Partilha automática de relatórios
As definições de Partilha automática de relatórios controlam quem, entre os convidados para a reunião, recebe automaticamente acesso para ver ou editar relatórios de reuniões no site do Read. Tenha em atenção algumas ressalvas importantes:
- Estas definições (tal como praticamente todas as definições do Workspace) aplicam-se apenas a relatórios pertencentes a utilizadores do Workspace.
- Independentemente das opções escolhidas aqui, a menos que o proprietário torne o relatório privado antes da reunião, os outros participantes podem sempre adicionar o Read à reunião e obter acesso de editor ao relatório partilhado.
- Os utilizadores que adicionarem o Read à reunião também podem optar por partilhar manualmente o relatório com outras pessoas que talvez não tenham sido convidadas para a reunião.
Pode escolher definições diferentes para participantes internos e externos, com base no domínio do endereço de e-mail relativamente ao proprietário do relatório da reunião. Os utilizadores com um endereço de e-mail genérico/pessoal (por exemplo, @gmail.com) considerarão todas as pessoas como externas.
As definições de Acesso através de ligação controlam o nível predefinido de acesso através de ligação para os relatórios pertencentes ao Workspace, bem como se os membros do Workspace podem ativar o acesso público através de ligação para cada relatório.
- Pode escolher o acesso predefinido através de ligação para os relatórios pertencentes ao Workspace:
- Sem acesso através de ligação significa que ninguém poderá aceder ao relatório apenas através do URL, a menos que o relatório já tenha sido partilhado explicitamente com essa pessoa.
- Membros do Workspace significa que os membros do Workspace podem aceder aos relatórios através do URL, mesmo que o relatório não tenha sido partilhado explicitamente com eles.
- Qualquer pessoa com a ligação significa que qualquer pessoa poderá aceder ao relatório se tiver o URL, mesmo que este não tenha sido partilhado explicitamente com ela.
- Permitir acesso público através de ligação permite escolher se os utilizadores do Workspace podem selecionar uma definição de partilha que torne determinado relatório acessível a qualquer pessoa na Internet com a ligação para o relatório (não é necessária uma conta Read). Para saber mais sobre o funcionamento desta opção, consulte Como posso gerir o acesso a um relatório existente?
- Descoberta de domínio permite escolher se os membros do Workspace podem ser encontrados por outras pessoas do respetivo domínio quando tentam partilhar um relatório.
Distribuição
As definições de Distribuição controlam as diferentes formas de partilhar relatórios com pessoas fora da plataforma do Read. Os utilizadores têm opções mais detalhadas para a maioria destas definições nas respetivas Definições da conta > Partilha de relatórios (em Distribuição de relatórios > Relatórios de reuniões e Pré-leituras de reuniões), podendo escolher, por exemplo, se pretendem enviar para Apenas eu ou Pessoas com acesso, e se pretendem enviar por e-mail, Slack e/ou Teams. As definições do Workspace são de nível mais geral.
- Se Resumos de reuniões estiver ativado, os utilizadores podem escolher se e como pretendem enviar resumos das reuniões dos seus relatórios. Se estiver desativado, os utilizadores não poderão enviar resumos das reuniões dos seus relatórios.
- Pré-leituras de reuniões funciona da mesma forma que os resumos. Os utilizadores configuram as pré-leituras em Distribuição de relatórios > Pré-leituras de reuniões, em Definições da conta > Partilha de relatórios. Dependendo das definições de Distribuição, a opção poderá não aparecer. As pré-leituras só podem ser enviadas para eventos de calendário recorrentes.
- Resumos de tópicos controla as atualizações dos Readouts. Corresponde às definições de Readouts de tópicos em Definições da conta > Notificações dos seus utilizadores. Se estiver desativado, os utilizadores não poderão receber atualizações dos respetivos Readouts por e-mail, Slack ou Teams. O botão de alternância Readouts de tópicos fica desativado e apresenta Imposto pelo seu Workspace.
- Se Ligação para o painel da reunião em direto estiver ativado, os utilizadores podem escolher se o Read envia uma ligação para o painel da reunião no chat da reunião (o botão de alternância Partilhar automaticamente o painel da reunião em direto nas respetivas Definições da conta > Partilha de relatórios), permitindo aos participantes ver métricas em tempo real, notas em direto e a transcrição. (Tenha em atenção que os participantes externos também poderiam utilizar esta ligação; por isso, se tiver selecionado “Sem acesso” em Acesso de participantes externos, deverá também desativar esta definição.)
Integrações
Em Integrações, pode ativar ou desativar qualquer uma das diferentes integrações disponibilizadas pelo Read. Tenha em atenção que ativar uma integração aqui não a ativa para nenhum utilizador; apenas lhes dá a opção de a configurar, caso pretendam.
Assistente Executivo de IA
Em Assistente Executivo de IA, pode ativar ou desativar a utilização do Assistente Executivo de IA do Read, Ada, pelos utilizadores do Workspace. Para saber mais sobre a Ada, consulte Começar a utilizar a Ada: o Assistente Executivo do Read AI.
Vocabulário personalizado
A secção Vocabulário personalizado permite gerir uma lista de palavras ou termos que pretende garantir que são transcritos corretamente pelo Read. O vocabulário personalizado é partilhado por todos os membros do Workspace e todos os utilizadores também podem modificá-lo nas respetivas definições da conta. Não existe qualquer diferença entre modificá-lo nas definições do Workspace ou nas definições da conta. Consulte Como melhorar a precisão da transcrição com um vocabulário personalizado.
Ask Read
A secção Ask Read permite ativar ou desativar a utilização do Ask Read no Workspace. Também pode ativar ou desativar o histórico do Ask Read, bem como os modos LLM adicionais disponibilizados juntamente com o Ask Read.
Avançado (requer Enterprise+)
Esta secção destina-se a definições avançadas, como a configuração de SAML SSO, captura de domínio, registos de auditoria do Workspace e aprovisionamento SCIM. Estas opções só estão disponíveis para clientes com o plano Enterprise+. Consulte os artigos associados para obter mais informações sobre a configuração destas opções e contacte a Equipa de suporte do Read se precisar de assistência.
Os administradores de Workspaces Enterprise+ também podem configurar uma política personalizada de retenção de dados nesta secção. Isto permite eliminar automaticamente relatórios de reuniões e o histórico do Ask Read após o número de dias definido. Pode até configurar períodos de retenção diferentes para diferentes tipos de dados. Tenha em atenção que esta política de retenção se aplica a todos os relatórios do Workspace, passados e futuros.
Ações do Workspace
As Ações do Workspace são principalmente ações que pode executar enquanto administrador do Workspace.
- Pode ativar ou desativar a possibilidade de os utilizadores saírem do Workspace ou eliminarem as respetivas contas. Se estiver desativada, apenas os administradores podem remover utilizadores do Workspace.
- Permitir pedidos de participação no Workspace permite que as pessoas que se registam no Read AI com um e-mail do domínio da sua organização encontrem o Workspace e solicitem a participação. Os administradores podem aprovar ou recusar cada pedido no separador Pedidos da página Gerir Workspace. Consulte Pedidos de participação no Workspace.
- Se tinha reuniões na sua conta antes de participar no Workspace, pode utilizar a funcionalidade Migrar dados para mover essas reuniões (das quais é proprietário) para o Workspace. Isto significa que contribuirão para as métricas agregadas e os relatórios do Workspace. Também significa que, se eliminar a sua conta, estes relatórios não serão eliminados, pois continuarão associados ao Workspace.
- Se for o proprietário do Workspace, terá a opção de Transferir propriedade do Workspace para outro utilizador do Workspace. Embora não possa anular esta operação sozinho, pode pedir ao novo proprietário que a transfira novamente para si, se necessário. Os administradores do Workspace têm praticamente as mesmas capacidades que os proprietários, exceto que os proprietários gerem a faturação e são os únicos que podem eliminar o Workspace. Consulte Como transfiro a propriedade de um Workspace?
- Os proprietários do Workspace também têm a opção de Eliminar Workspace. Esta operação não pode ser anulada, por isso utilize-a com cuidado. Os não proprietários verão, em alternativa, a opção Sair do Workspace.
Permissões
Em geral, as permissões permitem configurar quais as funcionalidades e capacidades disponíveis para os utilizadores do Workspace, com base na respetiva função no Workspace ou na equipa.
Acesso aos relatórios de reuniões
- Transcrições: partindo do princípio de que tem relatórios com a transcrição ativada, esta permissão permite decidir quem, dentro do Workspace, pode ver as transcrições nos respetivos relatórios de reuniões. Pode permitir que apenas os administradores, apenas administradores e gestores ou todos vejam as transcrições. Também pode decidir se os gestores podem desativar esta opção para os membros não gestores das respetivas equipas.
- Reprodução de áudio e vídeo: de forma semelhante à permissão de Transcrições, permite decidir quem no Workspace pode reproduzir o áudio/vídeo de um relatório de reunião (desde que o áudio/vídeo tenha sido ativado no relatório).
- Acesso aos relatórios da equipa: esta definição controla quem, dentro de uma equipa, pode ver os relatórios de reuniões dos outros membros da equipa. Tenha em atenção que a definição mais baixa (e predefinida) é “Administrador”, o que significa que os administradores podem sempre ver os relatórios de qualquer pessoa que esteja numa equipa com eles. Esta definição pode ser complexa; se estiver a considerar utilizá-la, consulte Como posso partilhar automaticamente relatórios com a minha equipa? (Acesso aos relatórios da equipa) para obter mais informações.
Métricas agregadas e tendências
- Tendências do Workspace permite decidir quem pode ver as métricas agregadas e as tendências do Workspace.
- Tendências da equipa permite fazer o mesmo para as métricas e tendências ao nível da equipa.
Permissões avançadas
- Gerir licenças permite configurar quais as funções que podem adicionar ou remover licenças do Workspace. Pode ser apenas o proprietário do Workspace ou o proprietário e os administradores do Workspace. (Tenha em atenção que, independentemente da seleção feita aqui, o proprietário do Workspace é a única pessoa que pode executar outras ações relacionadas com a faturação, como atualizar ou cancelar planos.)
- Gerir membros permite configurar quais as funções que podem convidar utilizadores para um Workspace. Pode ser apenas os administradores ou os administradores e gestores. Esta definição não altera quem pode remover pessoas: os proprietários e administradores do Workspace podem remover pessoas do Workspace, enquanto os gestores de equipas só podem remover pessoas da sua própria equipa. Os utilizadores também podem sair por iniciativa própria, se tal for permitido em Ações do Workspace. Consulte Como removo pessoas do meu Workspace?
- Eliminar relatórios de reuniões permite configurar quem pode eliminar relatórios de reuniões no Workspace (qualquer utilizador ou ninguém — a eliminação de dados não é permitida).
- Permissões para várias equipas permite decidir como tratar situações em que os utilizadores pertencem a várias equipas com definições diferentes; pode escolher respeitar as definições menos ou mais restritivas.
- Acesso global aos relatórios permite conceder a administradores específicos a capacidade de ver todos os relatórios do Workspace. Consulte Como acedo a todos os relatórios no meu Workspace? (Acesso global aos relatórios) para obter mais informações.