Com os Workspaces, os administradores podem configurar várias definições e permissões para controlar como o Read funciona para os utilizadores em toda a sua organização. Como administrador, pode encontrar estas definições e permissões abrindo a página Definições do Workspace no menu no canto inferior esquerdo:
Existem duas categorias principais de controlos que podem ser configurados (cada uma no seu próprio separador):
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Definições - Estas são utilizadas para designar:
- Quais os métodos de início de sessão disponíveis para os utilizadores no seu Workspace
- A que reuniões o Read irá entrar e se os convidados externos recebem um aviso prévio da gravação
- Se os utilizadores podem gravar através das aplicações para dispositivos móveis e/ou computadores
- O que é apresentado no Read Assistant
- Quais as funcionalidades de relatórios, métricas e integrações de terceiros disponíveis para os utilizadores
- As definições de partilha e distribuição dos relatórios e resumos de reuniões
- Se o Assistente Executivo de IA do Read (Ada) está disponível para o seu Workspace
- Vocabulário personalizado para ajudar na transcrição
- A experiência do Ask Read para os seus utilizadores
- Ações do Workspace, como permitir pedidos de entrada, migrar reuniões ou eliminar o Workspace
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Permissões - Estas são utilizadas para designar:
- Quais as funções de utilizador que podem adicionar ou remover licenças do Workspace
- Quais as funções de utilizador que podem adicionar pessoas ao Workspace
- Quais as funções de utilizador que podem eliminar relatórios de reuniões
- Quais as funções de utilizador que têm permissão para aceder automaticamente aos relatórios dos membros da sua equipa
- Quais as funções de utilizador que podem ver transcrições e reproduzir áudio/vídeo (se disponível)
- Quais as funções de utilizador que podem aceder a métricas agregadas e tendências da sua equipa e/ou Workspace
- Se os gestores podem editar estas definições para as suas equipas
Definições
Em geral, as definições são elementos que se aplicam a todos os utilizadores no Workspace, independentemente da sua equipa ou função. Muitas definições do Workspace são equivalentes diretas a uma definição ao nível do utilizador, o que significa que os administradores podem controlar quais são as definições predefinidas e quais as opções disponíveis para os utilizadores nas suas próprias Definições da conta.
- Métodos de início de sessão
- Preferências de entrada automática em reuniões
- Gravação através da aplicação
- Read Assistant
- Insights das reuniões
- Relatórios e partilha
- Integrações
- Assistente Executivo de IA
- Vocabulário personalizado
- Ask Read
- Avançado (requer o plano Enterprise+)
- Ações do Workspace
Métodos de início de sessão
As definições de Métodos de início de sessão controlam quais os métodos de início de sessão que os membros do seu Workspace podem utilizar para aceder às suas contas do Read AI. À direita de cada método de início de sessão, verá quantos membros do Workspace o estão a utilizar (tenha em atenção que os utilizadores podem ter mais do que um método de início de sessão, se tal for permitido pelo seu Workspace).
Se não quiser que os utilizadores utilizem um método de início de sessão específico, pode desativá-lo através do botão de alternância. Se desativar um método de início de sessão que esteja a ser utilizado por algum utilizador do Workspace, este receberá uma notificação por e-mail a pedir-lhe que utilize um método diferente para aceder à sua conta do Read.
Preferências de entrada automática em reuniões
As definições de Preferências de entrada automática em reuniões controlam em que reuniões o Read entrará automaticamente depois de um utilizador ligar o seu calendário. Estas correspondem diretamente às Preferências de entrada automática nas Definições da conta > Gravação de reuniões dos seus utilizadores. Existem três definições de entrada:
- Função na reunião: o Read pode entrar em todas as reuniões, apenas nas reuniões em que o utilizador é o anfitrião ou apenas nas reuniões que o utilizador seleciona manualmente na sua página do calendário.
- Tipos de reunião: o Read pode entrar apenas em reuniões internas ou em reuniões internas e externas.
- Entrada automática em reuniões não agendadas: o Read pode entrar ou não automaticamente em reuniões ad hoc (não agendadas) do Google Meet e do Zoom, assim que um utilizador inicia uma reunião numa dessas plataformas.
Nas definições de Gravação de reuniões dos utilizadores, as opções correspondentes aparecem em Quais eventos do calendário (Todos os eventos do calendário / Eventos do calendário que estou a organizar) e Quem foi convidado (Quaisquer participantes / Apenas participantes internos).
Qualquer opção que escolha aqui irá limitar as opções disponíveis para os utilizadores no seu Workspace: estes só poderão escolher a opção selecionada por si ou qualquer opção mais restritiva. Isto significa que, se selecionar "todos os convites do calendário" para a Função na reunião, que é a opção menos restritiva, os utilizadores poderão escolher esta opção ou qualquer uma das outras duas. No entanto, se escolher a opção "Os utilizadores selecionam manualmente as reuniões", que é a mais restritiva, os utilizadores só poderão utilizar essa opção.
Se tiver configurado equipas no Workspace, pode definir diferentes opções de entrada por equipa. Clique na equipa e, em seguida, em Configurar equipa no canto superior direito. Aí, verá um menu pendente de Preferências de entrada automática em reuniões que permite ajustar as definições de entrada predefinidas para essa equipa.
Para obter mais informações sobre o funcionamento das preferências de entrada, consulte Em que reuniões entra o Read quando ligo o meu calendário?
Aviso prévio e exclusão
Esta secção também contém o botão de alternância Aviso prévio e exclusão. Quando está ativado, qualquer pessoa fora do seu Workspace que seja convidada para uma reunião que um membro do Workspace planeie gravar com o Read AI receberá antecipadamente uma notificação por e-mail, com a opção de recusar. Se um convidado recusar, o Read AI não gravará a reunião para ninguém. Apenas os proprietários e administradores do Workspace podem alterar esta definição, que se aplica a todos os membros do Workspace. Para obter todos os detalhes, consulte Aviso prévio e exclusão da gravação de reuniões.
Gravação através da aplicação
As definições de Gravação através da aplicação controlam se os utilizadores do seu Workspace podem gravar através das aplicações móveis e para computadores do Read AI. Tenha em atenção que, se desativar estas definições, os utilizadores não poderão iniciar gravações novas, mas continuarão a poder aceder aos relatórios históricos de reuniões gravadas através de qualquer um destes métodos.
Read Assistant
A definição do Read Assistant controla o nome do Read Assistant (o nosso bot de reuniões) quando este entra em chamadas. Corresponde ao menu pendente Nome do assistente, em Aparência do assistente, nas Definições da conta > Gravação de reuniões dos seus utilizadores.
Também verá um menu pendente com a opção "Definir predefinição, permitir que os utilizadores atualizem esta preferência" ou "Não permitir que os utilizadores atualizem esta preferência". Este menu aparece em todas as definições do Workspace e funciona exatamente como indicado: ao escolher a segunda opção, irá obrigar todos os membros do Workspace a utilizar a mesma opção para a definição associada. Caso contrário, a sua opção será a predefinição para os novos utilizadores que entrarem no Workspace, mas estes poderão alterá-la se quiserem.
Nome do assistente é o campo onde pode especificar o nome predefinido (ou impor um determinado nome, se escolher a opção "Não permitir que os utilizadores atualizem") para o Read Assistant. Pode escolher uma das opções predefinidas ou introduzir um nome personalizado. Tenha em atenção que, se permitir que os utilizadores atualizem esta preferência, estes também poderão especificar o seu próprio nome personalizado nas definições da conta.
Para obter mais informações sobre a personalização do Assistente, consulte Como posso personalizar o nome do Read Assistant apresentado durante as reuniões?
Insights das reuniões
As definições de Insights das reuniões permitem personalizar vários aspetos do relatório da reunião. Por exemplo, a opção Reprodução de áudio e vídeo controla se o Read irá armazenar o vídeo com o relatório e disponibilizá-lo para reprodução.
É importante salientar que estas definições só se aplicam a partir desse momento, o que significa que não é possível alterá-las retroativamente num relatório de reunião depois de este ter sido gerado. Por exemplo, se a reprodução de áudio e vídeo estiver desativada, o Read eliminará automaticamente a gravação subjacente depois de o relatório ser gerado, por isso, utilize esta opção com cuidado.
Se quiser permitir que alguns utilizadores (por exemplo, administradores e/ou gestores) vejam transcrições ou reproduzam áudio/vídeo, mas não todos, deve manter estas definições ativadas e, em vez disso, modificar as permissões relevantes.
Os utilizadores individuais podem desativar a transcrição nas suas próprias definições através do botão de alternância Transcrição, em Definições da conta > Conteúdo do relatório, se o Workspace lhes permitir atualizar esta preferência.
NOTA: Desativar as métricas afetivas resultará numa deteção menos precisa das mudanças de orador em todas as reuniões. O Read também não conseguirá separar diferentes oradores na transcrição em reuniões nas quais várias pessoas entraram a partir de uma sala de conferências ou em gravações móveis.
Relatórios e partilha
As definições de Relatórios e partilha correspondem geralmente às Definições da conta > Partilha de relatórios dos seus utilizadores.
Geral
Transferências determina se os utilizadores do seu Workspace podem transferir artefactos de reuniões (resumo, transcrição e vídeos, se disponíveis). Tenha em atenção que isto não impede a transferência por utilizadores que estejam fora do seu Workspace, mas tenham acesso aos relatórios dos membros do seu Workspace.
Partilha automática de relatórios
As definições de Partilha automática de relatórios controlam quem, entre os convidados para a reunião, terá automaticamente acesso para ver ou editar os relatórios de reuniões no site do Read. Tenha em atenção algumas ressalvas importantes:
- Estas definições (tal como praticamente todas as definições do Workspace) só se aplicam a relatórios propriedade de utilizadores do seu Workspace.
- Independentemente das suas escolhas aqui, a menos que o proprietário torne o relatório privado antes da reunião, os outros participantes podem sempre adicionar o Read à reunião e obter acesso de edição ao relatório partilhado.
- Os utilizadores que adicionarem o Read à reunião também podem optar por partilhar manualmente o relatório com outras pessoas, que podem não ter sido convidadas para a reunião.
Pode escolher definições diferentes para participantes internos e externos, com base no domínio do endereço de e-mail em relação ao proprietário do relatório da reunião. Os utilizadores com um endereço de e-mail genérico/pessoal (por exemplo, @gmail.com) considerarão todas as pessoas como externas.
As definições de Acesso através de ligação controlam o nível predefinido de acesso através de ligação para os relatórios pertencentes ao seu Workspace, bem como se permitirá ou não que os membros do Workspace ativem o acesso público através de ligação para cada relatório individualmente.
- Pode escolher o acesso através de ligação predefinido para os relatórios pertencentes ao seu Workspace:
- Sem acesso através de ligação significa que ninguém poderá aceder ao relatório apenas através do URL do relatório, a menos que este já tenha sido explicitamente partilhado com essa pessoa.
- Membros do Workspace significa que os membros do Workspace podem aceder aos relatórios através do URL, mesmo que o relatório não tenha sido explicitamente partilhado com eles.
- Qualquer pessoa com a ligação significa que qualquer pessoa poderá aceder ao relatório se tiver o URL, mesmo que o relatório não tenha sido explicitamente partilhado com ela.
- Permitir acesso público através de ligação permite escolher se os utilizadores do Workspace podem selecionar uma definição de partilha de relatório que torne um determinado relatório acessível a qualquer pessoa na Internet com a ligação para o relatório (não é necessária uma conta do Read). Para saber mais sobre o funcionamento desta opção, consulte Como posso gerir o acesso a um relatório existente?
- Deteção de domínio permite escolher se os membros do Workspace podem tornar-se detetáveis por outras pessoas do seu domínio quando partilham um relatório.
Distribuição
As definições de Distribuição controlam as diferentes formas de partilhar relatórios com pessoas fora da plataforma do Read. Os utilizadores têm opções mais detalhadas para a maioria destas definições nas suas Definições da conta > Partilha de relatórios (em Distribuição de relatórios > Relatórios de reuniões e Pré-leituras de reuniões), onde podem escolher, por exemplo, se pretendem enviar para Apenas eu ou Pessoas com acesso, e se pretendem enviar por e-mail, Slack e/ou Teams. As definições do Workspace são mais gerais.
- Se Resumos de reuniões estiver ativado, os utilizadores podem escolher se e como pretendem enviar resumos das reuniões dos seus relatórios. Se estiver desativado, os utilizadores não poderão enviar resumos das reuniões dos seus relatórios.
- Pré-leituras de reuniões funciona da mesma forma que os resumos. Os utilizadores configuram as pré-leituras em Distribuição de relatórios > Pré-leituras de reuniões, nas suas Definições da conta > Partilha de relatórios e, dependendo das suas definições de Distribuição, a opção pode não aparecer. As pré-leituras só podem ser enviadas para eventos recorrentes do calendário.
- Resumos de tópicos controla as atualizações dos Readouts. Corresponde às definições de Readouts de tópicos em Definições da conta > Notificações dos seus utilizadores. Se estiver desativado, os utilizadores não poderão receber atualizações sobre os seus Readouts por e-mail, Slack ou Teams. O botão de alternância Readouts de tópicos fica desativado e apresenta a indicação Imposto pelo seu Workspace.
- Se Ligação para o painel de controlo da reunião em direto estiver ativado, os utilizadores podem escolher se o Read envia uma ligação para o painel de controlo da reunião no chat da reunião (o botão de alternância Partilhar automaticamente o painel de controlo da reunião em direto nas suas Definições da conta > Partilha de relatórios), o que permite aos participantes da reunião ver métricas em tempo real, notas em direto e a transcrição. (Tenha em atenção que os participantes externos da reunião também poderiam utilizar esta ligação; por isso, se tiver selecionado "Sem acesso" em Acesso de participantes externos, também deverá desativar esta definição.)
Integrações
Integrações é o local onde pode ativar ou desativar qualquer uma das diferentes integrações disponibilizadas pelo Read. Tenha em atenção que ativar uma integração aqui não a ativa para nenhum utilizador; simplesmente dá-lhes a opção de a configurar, caso pretendam.
Assistente Executivo de IA
Assistente Executivo de IA é o local onde pode ativar ou desativar a utilização do Assistente Executivo de IA do Read, Ada, pelos utilizadores do seu Workspace. Para saber mais sobre a Ada, consulte Começar a utilizar a Ada: o Assistente Executivo do Read AI.
Vocabulário personalizado
A secção Vocabulário personalizado permite gerir uma lista de palavras ou termos que pretende garantir que são transcritos corretamente pelo Read. O vocabulário personalizado é partilhado por todos os membros do seu Workspace e todos os utilizadores também podem modificá-lo nas suas definições da conta. Não existe diferença entre modificá-lo nas definições do Workspace ou nas definições da conta. Consulte Como melhorar a precisão da transcrição com um vocabulário personalizado.
Ask Read
A secção Ask Read permite ativar ou desativar a utilização do Ask Read no seu Workspace. Também pode ativar ou desativar o histórico do Ask Read, bem como os modos LLM adicionais disponibilizados juntamente com o Ask Read.
Avançado (requer Enterprise+)
Esta secção destina-se a definições avançadas, como a configuração de SAML SSO, captura de domínio, registos de auditoria do workspace e aprovisionamento SCIM. Estas opções só estão disponíveis para clientes com o plano Enterprise+. Consulte os artigos associados para obter mais informações sobre a configuração destas opções e contacte a equipa de Suporte do Read se precisar de assistência.
Os administradores do Workspace Enterprise+ também podem configurar uma política personalizada de retenção de dados nesta secção. Isto permite eliminar automaticamente relatórios de reuniões e o histórico do Ask Read após o número de dias definido. Pode até configurar períodos de retenção diferentes para diferentes tipos de dados. Tenha em atenção que esta política de retenção se aplicará a todos os dados passados, atuais e futuros do seu Workspace.
Ações do Workspace
As Ações do Workspace são principalmente ações que pode realizar como administrador do Workspace.
- Pode ativar ou desativar a possibilidade de os utilizadores saírem do Workspace ou eliminarem as suas contas. Se estiver desativada, apenas os administradores podem remover utilizadores do Workspace.
- Permitir pedidos de entrada no workspace permite que as pessoas que se inscrevam no Read AI com um endereço de e-mail do domínio da sua organização encontrem o seu Workspace e peçam para entrar. Os administradores podem aprovar ou recusar cada pedido no separador Pedidos da página Gerir Workspace. Consulte Pedidos de entrada no Workspace.
- Se tinha reuniões na sua conta antes de entrar no Workspace, pode utilizar a funcionalidade Migrar dados para mover essas reuniões (das quais é proprietário) para o Workspace. Isto significa que contribuirão para as métricas agregadas e os relatórios do seu Workspace. Significa também que, se alguma vez eliminar a sua conta, estes relatórios não serão eliminados, pois continuarão associados ao seu Workspace.
- Se for o proprietário do Workspace, terá a opção de Transferir a propriedade do seu Workspace para outro utilizador do Workspace. Embora não possa anular esta operação sozinho, pode sempre pedir ao novo proprietário que a transfira de volta para si, se necessário. Os administradores do Workspace têm praticamente todas as mesmas capacidades que os proprietários, exceto que os proprietários gerem a faturação e são os únicos que podem eliminar o Workspace. Consulte Como transfiro a propriedade de um Workspace?
- Os proprietários do Workspace também têm a opção de Eliminar o Workspace. Esta operação não pode ser anulada, por isso, utilize-a com cuidado. Os não proprietários verão, em vez disso, a opção Sair do Workspace.
Permissões
Em geral, as permissões permitem configurar quais as funcionalidades e capacidades disponíveis para os utilizadores do seu Workspace, com base na sua função no Workspace ou na equipa.
Acesso aos relatórios de reuniões
- Transcrições: partindo do princípio de que tem relatórios com a transcrição ativada, esta permissão permite decidir quem no seu Workspace pode ver as transcrições nos seus relatórios de reuniões. Pode definir que apenas os administradores, apenas os administradores e gestores ou todos podem ver as transcrições. Também pode decidir se os gestores podem desativar esta opção para os membros não gestores das suas equipas.
- Reprodução de áudio e vídeo: à semelhança da permissão Transcrições, esta opção permite decidir quem no seu Workspace pode reproduzir o áudio/vídeo num relatório de reunião (partindo do princípio de que o relatório tinha o áudio/vídeo ativado).
- Acesso aos relatórios da equipa: esta definição controla quem numa equipa pode ver os relatórios de reuniões dos outros membros da equipa. Tenha em atenção que a definição mais baixa (e predefinida) é "Administrador", o que significa que os administradores podem sempre ver os relatórios de qualquer pessoa que esteja numa equipa com eles. Esta pode ser uma definição complexa, por isso, se estiver a considerar utilizá-la, consulte Como posso partilhar automaticamente relatórios com a minha equipa? (Acesso aos relatórios da equipa) para obter mais informações.
Métricas agregadas e tendências
- Tendências do Workspace permite decidir quem pode ver as métricas agregadas e as tendências do Workspace.
- Tendências da equipa permite fazer o mesmo para as métricas e tendências ao nível da equipa.
Permissões avançadas
- Gerir licenças permite configurar quais as funções que podem adicionar ou remover licenças do Workspace. Pode ser apenas o Proprietário do Workspace ou o Proprietário do Workspace e os Administradores do Workspace. (Tenha em atenção que, independentemente da seleção feita aqui, o Proprietário do Workspace é a única pessoa que pode realizar outras ações relacionadas com a faturação, como atualizar ou cancelar planos.)
- Gerir membros permite configurar quais as funções que podem convidar utilizadores para um Workspace. Podem ser apenas os administradores ou os administradores e gestores. Esta definição não altera quem pode remover pessoas: os proprietários e administradores do Workspace podem remover pessoas do Workspace, enquanto os gestores de equipa só podem remover pessoas da sua própria equipa. Os utilizadores também podem sair por iniciativa própria, se tal for permitido em Ações do Workspace. Consulte Como removo pessoas do meu Workspace?
- Eliminar relatórios de reuniões permite configurar quem pode eliminar relatórios de reuniões no seu Workspace (qualquer utilizador ou ninguém — a eliminação de dados não é permitida).
- Permissões para várias equipas permite decidir como lidar com situações em que os utilizadores pertencem a várias equipas com definições diferentes; pode escolher respeitar as definições menos ou mais restritivas.
- Acesso global aos relatórios permite dar a administradores específicos a capacidade de ver todos os relatórios do Workspace. Consulte Como acedo a todos os relatórios no meu workspace? (Acesso global aos relatórios) para obter mais informações.