El uso de carpetas compartidas facilita la colaboración con colegas, equipos o todo el espacio de trabajo, ya que ofrece una forma controlada de organizar y compartir colecciones de informes de reuniones. Simplifican la gestión del acceso, admiten equipos dinámicos y ayudan a garantizar que todos tengan el contexto que necesitan.

¿Qué es una carpeta compartida?

Una carpeta compartida es una colección de informes de reuniones accesible para varios usuarios. Al crear una carpeta compartida, puedes invitar a personas, equipos o a todo tu espacio de trabajo como miembros. Todos los miembros obtienen acceso a cada informe de la carpeta con el nivel de permisos que especifiques (lector o editor).

La diferencia principal entre una carpeta personal y una carpeta compartida es que solo puedes agregar a una carpeta compartida informes de los que ya eres propietario o editor. No puedes agregar informes a una carpeta compartida si solo eres lector. Esto se debe a que necesitas permisos suficientes para poder cambiar la distribución del uso compartido de un informe. 

Cómo crear una carpeta compartida

1. Crear una carpeta: Puedes crear una carpeta nueva desde la página Carpetas, la página Informes, la navegación lateral o la página Configuración de la carpeta (obtén más información). Selecciona “Crear carpeta” en cualquiera de esas opciones. 
2. Elegir el tipo de carpeta: De forma predeterminada, las carpetas son personales. Debes elegir explícitamente “Carpeta compartida” como tipo de carpeta.
3. Establecer los detalles de la carpeta: Al igual que con una carpeta personal, puedes seleccionar un nombre, un ícono, un color y una descripción.
4. Elegir el acceso a los informes: Elige si los miembros tendrán acceso de “Lector” o “Editor” a los informes de esta carpeta (consulta los detalles a continuación). Si tienes dudas, recomendamos elegir el nivel de permisos más bajo, “Lector”. 
5. Agregar miembros a la carpeta: Invita a personas, equipos o a todo tu espacio de trabajo a la carpeta. 
6. Elegir el nivel de permisos de la carpeta: Los usuarios no solo tienen una relación con los informes de la carpeta (“Acceso a los informes”), sino que también tienen permisos específicos con respecto a la carpeta. Debes elegir si estos usuarios son editores o lectores de la carpeta.
7. Agregar informes: Selecciona los informes que quieres incluir en la carpeta. Solo se pueden agregar a una carpeta compartida los informes de los que eres propietario o para los que ya tienes derechos de propietario o editor.
8. Crear carpeta: Haz clic en “Crear” para finalizar. Todos los miembros invitados obtendrán inmediatamente acceso a la carpeta y a su contenido.

¿Qué son los permisos de “Acceso a los informes”?

Al configurar una carpeta compartida, asignas un nivel de acceso predeterminado para todos los miembros de la carpeta mediante la configuración “Acceso a los informes”:

• Lector: Los miembros pueden ver todos los informes de la carpeta, pero no pueden editarlos ni eliminarlos.
• Editor: Los miembros pueden ver, editar y eliminar informes de la carpeta.

El nivel de acceso se aplica a todos los informes de la carpeta para todos los miembros. Si un miembro ya tiene un nivel de acceso superior a un informe fuera de la carpeta (por ejemplo, acceso directo de editor), conserva el nivel de acceso más alto. Por ejemplo, si un usuario ya tiene acceso de editor a un informe y luego se agrega a una carpeta compartida que contiene el informe y cuyo acceso a los informes está configurado como Lector, ese usuario conservará su acceso de editor original. 

¿Qué son los permisos de carpeta?

Los miembros de una carpeta son usuarios, equipos o todo tu espacio de trabajo a los que invitas a una carpeta compartida. A cada miembro se le asigna un rol que determina lo que puede hacer específicamente con la carpeta:

• Propietario: El usuario que creó la carpeta. Los propietarios pueden gestionar todos los aspectos de la carpeta, incluidos los miembros, la configuración y la conversión entre carpetas personales y compartidas. Solo hay un propietario por carpeta, pero puedes transferir tu propiedad a otra persona.
• Colaborador: Los colaboradores pueden agregar o eliminar informes, gestionar la membresía (agregar o eliminar colaboradores y miembros) y actualizar la configuración de la carpeta.
• Miembro: Los miembros pueden ver todos los informes de la carpeta, pero no pueden agregar, eliminar ni gestionar informes o miembros (sin embargo, pueden eliminar de la carpeta los informes que les pertenecen). Los miembros pueden ver quién es el propietario de la carpeta y el número total de miembros, pero no pueden ver quiénes son los demás miembros.

Puedes actualizar los roles de los miembros en cualquier momento desde la página de edición de la carpeta. Solo el propietario puede transferir la propiedad o convertir el tipo de carpeta.

Gestión de carpetas compartidas

• Agregar o eliminar miembros: Los propietarios y colaboradores de la carpeta pueden agregar o eliminar miembros en cualquier momento. Los nuevos miembros obtienen inmediatamente acceso a todos los informes de la carpeta.
• Cambiar los niveles de acceso a los informes: Los propietarios y colaboradores de la carpeta pueden editar la configuración “Acceso a los informes” para cambiar si esta carpeta concederá a los miembros acceso de editor o de lector a los informes que contiene.
• Cambiar los roles de los miembros: Los propietarios y colaboradores de la carpeta pueden cambiar el rol de un miembro (colaborador/miembro) según sea necesario. Los colaboradores no pueden cambiar el rol del propietario; solo el propietario puede convertir a otra persona en el propietario de su carpeta.
• Eliminar informes: Solo los propietarios y colaboradores pueden eliminar informes de una carpeta compartida (excepto los lectores, que pueden eliminar los informes que les pertenecen). Eliminar un informe no lo borra; simplemente lo quita del contexto compartido.
• Salir de una carpeta: Cualquier miembro puede salir de una carpeta compartida en cualquier momento. Los informes que haya agregado permanecerán en la carpeta, a menos que otro editor o el propietario los elimine.

Prácticas recomendadas

• Usa carpetas compartidas para equipos de proyectos, incorporación o reuniones interfuncionales recurrentes, para mantener a todos alineados.
• Configura cuidadosamente el ajuste Acceso a los informes y los roles de los miembros para garantizar que solo los usuarios de confianza puedan modificar el contenido y los miembros de la carpeta.
• Revisa periódicamente los miembros de la carpeta para mantener un acceso adecuado.