Las reglas de carpeta se aplican tanto a las carpetas personales como a las compartidas. Puedes crear reglas que coloquen automáticamente en una carpeta los informes a los que tienes acceso de editor cuando una reunión cumpla los criterios que definas. Esto te ayuda a organizar y encontrar reuniones recurrentes y flujos de trabajo comunes sin tener que archivarlos uno por uno.
Crear una regla de carpeta
Las reglas de carpeta permiten a los usuarios definir qué carpeta debe usar Read para las reuniones futuras en función del título de la reunión y de los criterios de los participantes.
- Ve a la página Carpetas.
- Selecciona «Nueva carpeta» para crear una carpeta nueva o «Editar carpeta» en una carpeta existente.
- Selecciona Reglas.
- Añade condiciones basadas en el título de la reunión o en los participantes.
- Guarda la regla.
Puedes añadir hasta dos condiciones a cada regla. Cuando una regla tiene varias condiciones, la reunión debe cumplirlas todas para que se coloque en la carpeta.
Las reglas se aplican a los informes de reuniones futuras. No modifican los informes que ya se han generado.
Reglas de carpetas compartidas
La creación de reglas para carpetas compartidas depende de tus permisos para informes de reuniones específicos. Cualquier colaborador de la carpeta puede añadir o editar reglas en una carpeta compartida para sí mismo:
- Tus reglas solo se aplican a los informes a los que tienes acceso como propietario o editor.
- Tus reglas no afectan a otros miembros de una carpeta (no puedes configurar una regla que organice informes para otros miembros de la carpeta; ellos deben configurar sus propias reglas).
- Las únicas reglas que verás en una carpeta son las tuyas; no puedes ver las reglas que otros colaboradores de la carpeta hayan añadido para sí mismos.
- Hay un límite de 100 reglas por carpeta.