Saltar al contenido principal

¿Cómo comienzo la incorporación a Workspace? (Guía integral)

Actualización

Introducción a Read

Read es un asistente de reuniones basado en IA que funciona con Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Read te proporciona resúmenes de reuniones, transcripciones, reproducción de audio y video (planes Enterprise y Enterprise+) y mucho más, para que sea más fácil organizar, revisar y dar seguimiento a tus reuniones.

Los resúmenes de reuniones de Read capturan los puntos clave, las decisiones y las tareas de cada reunión. Las transcripciones te ofrecen un registro completo de la conversación, por lo que es fácil volver atrás y encontrar información importante. Con la reproducción de audio y video, puedes ir directamente a una parte específica de la reunión en lugar de buscar en una grabación larga.

  • Video introductorio de Read: Este video de 1,5 minutos ofrece una breve introducción a Read AI y a algunas de sus funciones: Introducción a Read AI

Para administradores

Si vas a administrar Read para tu organización, estás en el lugar correcto. Las siguientes secciones te guían en la creación y configuración de tu Workspace (consulta ¿Qué es un Workspace?), que es la forma de administrar a todos los usuarios de tu organización. Con un Workspace, puedes configurar ajustes y permisos para tus usuarios, activar o desactivar funciones y pagar las licencias de todos los usuarios mediante una sola suscripción.

Para obtener más información sobre lo que incluyen los Workspaces, consulta:

Configuración inicial y facturación

Para administrar Read para tu organización, primero debes crear un Workspace:

  1. Elige un propietario para el Workspace.
  2. El propietario debe tener una cuenta de Read e iniciar sesión en Read. Si todavía no tiene una, consulta ¿Cómo creo una cuenta de Read?
  3. Ve a la página Comparar planes para seleccionar y comprar un plan para tu Workspace.
    • Necesitas una licencia para cada usuario que quieras agregar. Las licencias se pueden reasignar más adelante y puedes agregar más desde Plan y facturación > Uso de licencias > Agregar licencias.
  4. Después de realizar la compra, haz clic en Unir a tu equipo en la parte superior de la navegación izquierda o en Crear un Workspace en la página Plan y facturación, y sigue los cinco pasos de configuración (nombre y Acuerdo de procesamiento de datos, equipos, invitaciones, configuración predeterminada e integraciones). Esto crea tu Workspace, que es la forma de agregar usuarios a tu cuenta (consulta ¿Cómo agrego personas a mi Workspace?).

Para obtener más información, consulta:

Configuración de Workspace

Solo el propietario y los administradores del Workspace pueden configurar sus ajustes. Cuando crean el Workspace por primera vez, se les pide que revisen varios ajustes clave, y todos los ajustes se pueden cambiar en cualquier momento desde la página Configuración de Workspace (haz clic en tu nombre en el menú de la esquina inferior izquierda y selecciona Configuración de Workspace; la página se titula Administrar Workspace y tiene las pestañas Equipos, Personas, Configuración, Permisos y Solicitudes). Para obtener información sobre cada ajuste, consulta ¿Cuáles son todos los ajustes y permisos disponibles con Workspaces?

Elige la configuración inicial que mejor se adapte a tu organización:

  • Configuración conservadora: Es la mejor opción si quieres avanzar lentamente hasta que los administradores y usuarios se sientan cómodos con Read. Read debe agregarse manualmente a las reuniones y no se comparte ningún informe automáticamente. El acceso es limitado.
  • Configuración intermedia: Es un punto medio. Algunas cosas están automatizadas, pero aún puedes comenzar lentamente.
  • Configuración colaborativa: Es la mejor opción si estás listo para usar Read ampliamente en tu equipo. Read se une a las reuniones y comparte informes automáticamente, lo que ayuda a compartir conocimientos entre equipos. Funciona bien si tienes un entorno abierto o si ya has utilizado herramientas similares.

Puedes cambiar la configuración en cualquier momento.

Configuración conservadora

  • Configuración de Workspace > Configuración > Preferencias de unión automática a reuniones
    • En Rol en la reunión, selecciona «Los usuarios seleccionan manualmente las reuniones a las que se une Read». Read no se unirá automáticamente a las reuniones, por lo que los usuarios deberán agregar Read a las reuniones en las que quieran utilizarlo.
    • Desactiva Unirse automáticamente a reuniones no programadas para el Workspace. Esto garantiza que Read no intente unirse automáticamente a reuniones no programadas.
  • Configuración de Workspace > Configuración > Informes y uso compartido
    • Desactiva «Descargas».
    • En Acceso de participantes internos y Acceso de participantes externos, selecciona «Sin acceso» y, en el menú desplegable de ambos, selecciona «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
    • Deja el acceso mediante enlace configurado como «Sin acceso mediante enlace» y desactiva «Permitir el acceso mediante enlace público».
    • Desactiva «Detección de dominio» y selecciona «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
    • En Distribución, desactiva todas las opciones y asegúrate de que «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» esté seleccionado en el menú desplegable de «Enlace al panel de la reunión en directo».
  • Configuración de Workspace > Equipos
    • No crees ningún equipo todavía. Una de sus funciones principales es compartir automáticamente todos los informes con los miembros o administradores del equipo.
    • Considera los equipos como una configuración avanzada que debes establecer una vez que hayas definido cómo los utilizarás (por ejemplo, para una organización de ventas o para administradores).
  • Configuración de Workspace > Configuración > Integraciones
    • Desactiva todas las integraciones excepto las que quieras permitir que conecten los usuarios. Para comenzar de la forma más conservadora, deja activas únicamente las integraciones de calendario (Google Calendar y Outlook Calendar) y las integraciones de plataformas de reuniones que necesiten tus usuarios (por ejemplo, Zoom Calendar o Google Meet). La configuración de integraciones de Workspace de Read no conecta ninguna integración para los usuarios; solo controla qué integraciones pueden conectar los usuarios.
  • Configuración de Workspace > Permisos
    • En Permisos avanzados encontrarás «Acceso global a informes», que permite a los propietarios y administradores del Workspace ver cualquier informe de reunión propiedad de los usuarios del Workspace. Para proteger la privacidad de los usuarios, Read recomienda activarlo solo si es absolutamente necesario (consulta ¿Cómo accedo a todos los informes de mi Workspace? (Acceso global a informes)).

Configuración intermedia

  • Configuración de Workspace > Configuración > Preferencias de unión automática a reuniones
    • En Rol en la reunión, selecciona «Permitir que Read se una a las invitaciones del calendario cuando el usuario sea el anfitrión».
    • En Tipos de reunión, selecciona «Permitir que Read se una únicamente a reuniones internas».
    • Desactiva Unirse automáticamente a reuniones no programadas para el Workspace.
  • Configuración de Workspace > Configuración > Informes y uso compartido
    • En Acceso de participantes internos, selecciona «Acceso de lector» y selecciona «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
    • En Acceso de participantes externos, selecciona «Acceso de lector» o «Sin acceso» y selecciona «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
    • Activa «Permitir el acceso mediante enlace público» y selecciona «Miembros del Workspace».
    • Activa «Detección de dominio» y selecciona «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
    • En Distribución, activa «Resúmenes de reuniones». Activa «Enlace al panel de la reunión en directo» y selecciona «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
  • Configuración de Workspace > Equipos
    • No crees ningún equipo todavía. Una de sus funciones principales es compartir automáticamente todos los informes con los miembros o administradores del equipo.
    • Considera los equipos como una configuración avanzada que debes establecer una vez que hayas definido cómo los utilizarás (por ejemplo, para una organización de ventas o para administradores).
  • Configuración de Workspace > Configuración > Integraciones
    • Activa las integraciones de calendario.
    • Activa tu proveedor de correo electrónico preferido en Productividad.
    • Activa las integraciones de Productividad, Toma de notas, Colaboración, Mensajería y CRM que utilice tu organización. La configuración de integraciones de Workspace de Read no conecta ninguna integración para los usuarios; solo controla qué integraciones pueden conectar los usuarios.
  • Configuración de Workspace > Permisos
    • Al igual que con la configuración conservadora, Read recomienda activar «Acceso global a informes» solo si es absolutamente necesario.

Configuración colaborativa

  • Configuración de Workspace > Configuración > Preferencias de unión automática a reuniones
    • En Rol en la reunión, selecciona «Permitir que Read se una a todas las invitaciones del calendario».
    • En Tipos de reunión, selecciona «Permitir que Read se una a todos los tipos de reunión».
    • Deja activada la opción Unirse automáticamente a reuniones no programadas para el Workspace.
  • Configuración de Workspace > Configuración > Informes y uso compartido
    • En Acceso de participantes internos, selecciona «Acceso de editor» y selecciona «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
    • En Acceso de participantes externos, selecciona «Acceso de lector» y selecciona «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
    • Activa «Permitir el acceso mediante enlace público» y selecciona «Miembros del Workspace». Como alternativa, seleccionar «Cualquier persona con el enlace» significa que los usuarios pueden compartir el enlace del informe con quien quieran y el destinatario no tendrá que crear una cuenta de Read. Ten en cuenta que, con esta configuración, Read no tiene forma de saber exactamente quién tiene acceso al informe.
    • Activa «Detección de dominio» y selecciona «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
    • En Distribución, activa todas las opciones. Asegúrate de que «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» esté seleccionado en el menú desplegable de «Enlace al panel de la reunión en directo», para que los usuarios puedan desactivarlo si lo desean.
  • Configuración de Workspace > Equipos
    • No crees ningún equipo todavía. Una de sus funciones principales es compartir automáticamente todos los informes con los miembros o administradores del equipo.
    • Considera los equipos como una configuración avanzada que debes establecer una vez que hayas definido cómo los utilizarás (por ejemplo, para una organización de ventas o para administradores).
  • Configuración de Workspace > Configuración > Integraciones
    • Activa las integraciones de calendario.
    • Activa las integraciones de Productividad, Toma de notas, Colaboración, Mensajería y CRM que utilice tu organización.
    • Si tu empresa utiliza una plataforma que todavía no está integrada con Read, ¡avísanos! Mientras tanto, puedes activar Webhooks y Zapier para que los usuarios creen sus propias automatizaciones. La configuración de integraciones de Workspace de Read no conecta ninguna integración para los usuarios; solo controla qué integraciones pueden conectar los usuarios.
  • Configuración de Workspace > Permisos
    • Para proteger la privacidad de los usuarios, Read recomienda activar «Acceso global a informes» solo si es necesario.

Otras funciones de Workspace que debes conocer

Una vez configurado tu Workspace, estas funciones pueden ayudarte a administrarlo:

Privacidad y seguridad

Muchas organizaciones que utilizan Read se preocupan profundamente por la privacidad y la seguridad de los datos de sus usuarios, y nosotros también. Como este puede ser un tema complejo, hemos creado estos recursos para responder preguntas frecuentes:

Si no encuentras la respuesta a tu pregunta, ponte en contacto con el equipo de asistencia de Read (consulta ¿Cómo me pongo en contacto con el equipo de asistencia de Read?).

Para todos los usuarios

Esta sección es para cualquier persona cuya suscripción a Read sea proporcionada por su empresa u organización. Para acceder a tu suscripción, deberás unirte al Workspace de tu organización. En la mayoría de los casos, recibirás una invitación por correo electrónico con un enlace para unirte a tu Workspace.

Hay un par de excepciones:

  • Si tu organización ha configurado el Workspace para que los usuarios aprobados se unan automáticamente, se te agregará al Workspace la próxima vez que inicies sesión en Read. Si este es tu caso, pasa al paso 2.
  • Si tu organización permite solicitudes para unirse a Workspace, es posible que veas el Workspace de tu organización al registrarte en Read (o más adelante, desde Unir a tu equipo en la parte superior de la navegación izquierda) y puedas solicitar unirte. Un administrador aprobará o rechazará tu solicitud. Consulta Solicitudes para unirse a Workspace.

Crear una cuenta con Read

Paso 1: Responde al correo de invitación

  1. Busca en tu bandeja de entrada un correo del equipo de asistencia de Read (support@e.read.ai) con el asunto «Te han invitado a unirte a un Workspace de Read».
  2. Haz clic en Unirse al Workspace.

No reenvíes este correo a otra cuenta. Debes crear tu cuenta con la dirección de correo electrónico que recibió la invitación; de lo contrario, no se te agregará al Workspace.

Paso 2: Crea una cuenta

  1. El enlace del correo te llevará a la página Crear cuenta.
  2. Haz clic en el proveedor de inicio de sesión preferido de tu empresa (consulta ¿Cómo funciona el inicio de sesión único (SSO) con Read?).
  3. Inicia sesión con las credenciales de tu empresa. Asegúrate de utilizar la misma dirección de correo electrónico que recibió la invitación.

Si te registras con el correo electrónico en lugar de SSO (Continuar con correo electrónico y contraseña), deberás verificar tu dirección de correo antes de poder unirte al Workspace: introduce el código de 6 dígitos enviado a tu bandeja de entrada y haz clic en Verificar.

Paso 3: Únete al Workspace de tu empresa

  1. La primera pantalla que veas debería ser Unirse al Workspace.
  2. Haz clic en Aceptar.
  3. Una vez que se te haya agregado, haz clic en Continuar.

Si omites este paso, aún puedes aceptar la invitación después de crear tu cuenta. Consulta ¿Qué es un Workspace y por qué tengo una invitación? más abajo.

Paso 4: Conecta tu calendario

  1. A continuación, verás la pantalla «¿Qué calendario quieres utilizar con Read?».
  2. Elige Google Calendar u Outlook Calendar (recomendamos tu calendario más ocupado, que normalmente es el relacionado con el trabajo), haz clic en Continuar, selecciona los calendarios que contienen las invitaciones a tus reuniones por videoconferencia y permite los permisos que necesita Read.
  3. Puedes conectar una cuenta para cada uno de los calendarios de Google, Outlook y Zoom.

Si ves una advertencia que indica que tu calendario ya está conectado a otra cuenta de Read, es probable que hayas creado más de una cuenta por accidente. Consulta Varias cuentas de Read para saber qué hacer.

Paso 5: Revisa algunos ajustes clave

onboarding_settings.png

  1. Después de conectar tus calendarios, se te pedirá que revises algunos ajustes importantes. (Si omites la conexión de un calendario, estas opciones no aparecen; puedes conectar uno más adelante desde el aviso Conectar calendario).
  2. En El asistente de Read se unirá a:, elige Todos los eventos del calendario (recomendado), Eventos del calendario que organizo o Eventos del calendario a los que Read está invitado.
  3. En Enviar resúmenes de reuniones por correo electrónico a:, elige Personas con acceso (recomendado), Solo yo o Nadie.
  4. Haz clic en Configuración avanzada para revisar más ajustes.

Puedes cambiar estos ajustes y otros en cualquier momento desde la Configuración de la cuenta. Es posible que algunos ajustes estén restringidos por la configuración de tu Workspace.

Paso 6: Conecta integraciones adicionales

En la pantalla Potencia tu flujo de trabajo, puedes conectar otras herramientas que utilices con Read (como Google Meet, Zoom, Teams y Gmail): haz clic en Conectar en cada una de las que quieras conectar y, a continuación, en Continuar, o haz clic en Lo haré más tarde. Este paso es opcional y es posible que tu Workspace haya desactivado algunas o todas estas integraciones. Siempre puedes revisar las integraciones disponibles más adelante desde la página Integraciones.

Nota: Si tienes reuniones en Google Meet o Zoom, aunque no seas el anfitrión, Read recomienda encarecidamente conectar esas integraciones. Sin ellas, es posible que Read no pueda generar informes completos de las reuniones de Google Meet o Zoom. En el caso de Zoom, es obligatorio conectar tu cuenta de Zoom: Read solo puede unirse a una reunión de Zoom si has conectado tu cuenta de Zoom y estás en la reunión con la sesión iniciada en esa misma cuenta de Zoom. Consulta Próximos cambios en las reuniones de Zoom.

Paso 7: Finaliza

En la pantalla Finalizar, puedes descargar Read AI para escritorio e instalar la extensión de Read para Chrome. Recomendamos ambas opciones para todos los usuarios. Haz clic en ¡Finalizar! cuando hayas terminado.

Personalizar la configuración de la cuenta

Configuración general

Tu nombre y correo electrónico aparecen en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Haz clic en ellos y selecciona Configuración de la cuenta.

Si algún ajuste aparece atenuado o no se puede cambiar, se debe a la configuración de tu Workspace. Ponte en contacto con un administrador del Workspace si quieres que se modifique. Recomendamos revisar todos los ajustes para familiarizarte con las opciones y funciones de Read.

Configura Read para las próximas reuniones

También puedes elegir por adelantado a qué reuniones quieres que se una Read y cómo quieres compartirlas desde la pestaña Próximas de la página Calendario. Estos valores predeterminados proceden de la Configuración de la cuenta (Grabación de reuniones para la unión automática y Uso compartido de informes para compartir), pero puedes cambiarlos para reuniones específicas en cualquier momento:

  • ¿Flexible? Read reprograma automáticamente la reunión a la mejor hora a medida que cambia tu calendario, teniendo en cuenta tu tiempo de concentración. Solo el anfitrión de la reunión puede cambiar esta opción. Consulta ¿Qué son las reuniones «Flexibles»?
  • ¿Agregar Read? Activa o desactiva tu propio asistente de Read para la reunión. Otros usuarios de Read que participen en la reunión también pueden agregar su propio asistente de Read.
  • Icono de compartir: Abre Uso compartido de informes para esa reunión, donde puedes agregar personas (pestaña Compartir informe) y establecer el acceso para participantes internos y externos (pestaña Acceso y distribución).

Preguntas frecuentes

A continuación se incluyen algunas preguntas frecuentes sobre el uso de Read AI. Si no encuentras la respuesta a tu pregunta, ponte en contacto con el equipo de asistencia de Read (consulta ¿Cómo me pongo en contacto con el equipo de asistencia de Read?). El tiempo medio de respuesta es inferior a 1 día laborable.

¿Cómo me pongo en contacto con asistencia?

Puedes enviar un ticket de asistencia mediante este formulario: Enviar una solicitud.

El Centro de ayuda de Read contiene mucha información para ayudarte a encontrar respuestas rápidamente. También puedes utilizar Ask Read para encontrar respuestas sobre cómo utilizar Read.

¿Qué es un Workspace y por qué tengo una invitación?

Los Workspaces se utilizan para administrar Read en una organización, incluida la configuración recomendada para todos. Verás una invitación a un Workspace de una de estas dos formas:

  • Todavía no tienes una cuenta, pero recibiste una invitación por correo electrónico para unirte a un Workspace. Acepta la invitación haciendo clic en el correo y siguiendo los pasos de incorporación.
  • Ya tienes una cuenta y recibiste una invitación para unirte al Workspace. Al hacer clic en el enlace del correo, verás una solicitud para unirte al Workspace y migrar tus reuniones anteriores. Acepta ambas.

¿Qué debo esperar en mi primera reunión?

Cuando Read se une, es similar a cuando un participante se une a la reunión:

  1. Es posible que el anfitrión de la reunión u otra persona de la llamada tenga que admitir a Read (esto depende de la configuración de la plataforma de videoconferencia).
  2. En Zoom, Read solo puede unirse si has conectado tu cuenta de Zoom y estás en la reunión con la sesión iniciada en esa misma cuenta de Zoom (consulta Próximos cambios en las reuniones de Zoom). Read también solicitará al anfitrión permiso para grabar y no comenzará a grabar hasta que se apruebe (consulta ¿Cómo activo los permisos de grabación en Zoom?).
  3. Según cómo se una Read y la configuración de la plataforma de reuniones, Read puede publicar un mensaje en el chat de la reunión para informar a los participantes de que se está uniendo para tomar notas, junto con controles del chat.
  4. Después de la reunión, recibirás un correo electrónico con el resumen de la reunión (si está activado) y podrás revisar el informe de la reunión en la página Informes. El informe incluye un resumen, aspectos destacados, una transcripción y reproducción de audio y video (solo en los planes Enterprise y Enterprise+).

¿Cómo debo comunicarme con los asistentes a mi reunión cuando Read está activado?

Empieza explicando qué es: Hemos implementado Read AI, un asistente de reuniones basado en IA que funciona con nuestras reuniones.

Y por qué: El objetivo de Read es mejorar la experiencia de las reuniones en nuestra organización. Proporciona resúmenes de reuniones, transcripciones, reproducción y aspectos destacados para ayudar a que nuestras reuniones sean más eficientes y eficaces. Esperamos que esta herramienta nos ahorre tiempo y esfuerzo al tomar notas y nos proporcione información mejor documentada a partir de nuestras conversaciones.

Seguridad y privacidad: Puedes tener la certeza de que Read es una herramienta segura que cumple con nuestras políticas de privacidad. Si no te sientes cómodo con esta configuración, avísanos y desactivaremos Read si todos están de acuerdo, o te proporcionaremos una copia independiente de las notas de la reunión si decides abandonarla.

¿Qué ocurre si utilizo varios calendarios?

Si tu cuenta de calendario incluye varios calendarios, asegúrate de elegir cuáles debe utilizar Read.

Desde la página Integraciones, abre la tarjeta de tu calendario (por ejemplo, Google Calendar). En Tus calendarios sincronizados, activa los calendarios en los que quieres que Read se una a tus reuniones y desactiva los que no quieres que Read tenga en cuenta (por ejemplo, capacitaciones de la empresa).

Para obtener más información, consulta:

¿Qué ocurre si quiero eliminar el informe de la reunión?

Abre el informe de la reunión que quieras eliminar, haz clic en los tres puntos (...) de la esquina superior derecha y selecciona Eliminar informe. Solo los propietarios de los informes de reuniones pueden eliminar un informe. Si no eres el propietario, verás Quitar informe, que quita el informe de tu lista, pero no lo elimina para los demás. Consulta ¿Cómo elimino un informe de reunión?

¿Cómo comparto un informe con personas que no tienen una cuenta de Read?

  1. Ve al informe de la reunión que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.
  3. En Acceso mediante enlace, elige quién puede abrir el informe mediante su enlace:
    • Personas con acceso: Solo las personas con las que hayas compartido el informe. Necesitan una cuenta de Read.
    • Miembros del Workspace: Cualquier persona de tu Workspace.
    • Cualquier persona con el enlace: Cualquier persona que tenga el enlace, sin necesidad de una cuenta de Read. Esto hace que el informe sea público.
  4. Si no eres editor del informe de la reunión, no puedes cambiar su configuración de uso compartido. En su lugar, verás un botón para solicitar acceso de editor al propietario del informe.

Es posible que algunas opciones de acceso mediante enlace no estén disponibles si el administrador de tu Workspace las ha restringido.

¿Cómo administro la configuración de uso compartido y distribución?

Consulta ¿Cómo controlo el uso compartido y la distribución de los informes de reuniones?

¿Read captura el texto del cuadro de chat de la videoconferencia?

No, Read AI no captura el texto del chat de las reuniones en este momento.

Artículos relacionados