Con Workspaces, los administradores pueden configurar diversas opciones y permisos para controlar cómo funciona Read para los usuarios de toda la organización. Como administrador, puedes encontrar estas opciones y permisos abriendo la página Configuración del espacio de trabajo desde el menú de la esquina inferior izquierda:
Hay dos categorías principales de controles que se pueden configurar (cada una en su propia pestaña):
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Configuración: se utiliza para designar:
- Qué métodos de inicio de sesión están disponibles para los usuarios de tu espacio de trabajo
- A qué reuniones se unirá Read y si los invitados externos reciben un aviso anticipado de la grabación
- Si los usuarios pueden grabar mediante las aplicaciones móviles o de escritorio
- Qué se muestra en Read Assistant
- Qué funciones de informes, métricas e integraciones de terceros están disponibles para los usuarios
- La configuración de uso compartido y distribución de los informes y resúmenes de las reuniones
- Si el Asistente ejecutivo de IA de Read (Ada) está disponible para tu espacio de trabajo
- El vocabulario personalizado para ayudar con la transcripción
- La experiencia de Ask Read para tus usuarios
- Acciones del espacio de trabajo, como permitir solicitudes para unirse, migrar reuniones o eliminar el espacio de trabajo
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Permisos: se utilizan para designar:
- Qué roles de usuario pueden añadir o eliminar licencias del espacio de trabajo
- Qué roles de usuario pueden añadir personas al espacio de trabajo
- Qué roles de usuario pueden eliminar informes de reuniones
- Qué roles de usuario pueden acceder automáticamente a los informes de los miembros de su equipo
- Qué roles de usuario pueden ver transcripciones y reproducir audio o vídeo (si está disponible)
- Qué roles de usuario pueden acceder a métricas y tendencias agregadas de su equipo o espacio de trabajo
- Si los administradores pueden editar esta configuración para sus equipos
Configuración
En general, la configuración se aplica a todos los usuarios del espacio de trabajo, independientemente de su equipo o rol. Muchas configuraciones del espacio de trabajo son equivalentes directas de una configuración a nivel de usuario, lo que significa que los administradores pueden controlar cuáles son las opciones predeterminadas y qué opciones están disponibles para los usuarios en su propia Configuración de la cuenta.
- Métodos de inicio de sesión
- Preferencias de unión automática a reuniones
- Grabación mediante aplicaciones
- Read Assistant
- Información de las reuniones
- Informes y uso compartido
- Integraciones
- Asistente ejecutivo de IA
- Vocabulario personalizado
- Ask Read
- Avanzada (se requiere el plan Enterprise+)
- Acciones del espacio de trabajo
Métodos de inicio de sesión
La configuración de Métodos de inicio de sesión controla qué métodos pueden utilizar los miembros de tu espacio de trabajo para acceder a sus cuentas de Read AI. A la derecha de cada método de inicio de sesión, verás cuántos miembros del espacio de trabajo lo utilizan (ten en cuenta que los usuarios pueden tener más de un método de inicio de sesión si tu espacio de trabajo lo permite).
Si no quieres que los usuarios utilicen un método de inicio de sesión determinado, puedes desactivarlo. Si desactivas un método que utiliza algún usuario del espacio de trabajo, recibirá una notificación por correo electrónico en la que se le pedirá que utilice otro método para acceder a su cuenta de Read.
Preferencias de unión automática a reuniones
La configuración de Preferencias de unión automática a reuniones controla a qué reuniones se unirá Read automáticamente después de que un usuario conecte su calendario. Estas opciones corresponden directamente a las preferencias de unión automática de la Configuración de la cuenta > Grabación de reuniones de tus usuarios. Hay tres opciones de unión:
- Rol en la reunión: Read puede unirse a todas las reuniones, solo a las reuniones en las que el usuario es el anfitrión o únicamente a las reuniones que el usuario seleccione manualmente desde su página del calendario.
- Tipos de reuniones: Read puede unirse solo a reuniones internas o tanto a reuniones internas como externas.
- Unirse automáticamente a reuniones no programadas: Read puede unirse o no automáticamente a reuniones ad hoc (no programadas) de Google Meet y Zoom una vez que el usuario inicia una reunión en cualquiera de esas plataformas.
En la configuración de Grabación de reuniones de los usuarios, las opciones correspondientes aparecen en Qué eventos del calendario (Todos los eventos del calendario / Eventos del calendario que organizo) y Quién está invitado (Cualquier participante / Solo participantes internos).
Lo que selecciones aquí limitará las opciones disponibles para los usuarios de tu espacio de trabajo: solo podrán elegir la opción seleccionada por ti o cualquier opción más restrictiva. Esto significa que, si seleccionas «todas las invitaciones del calendario» para Rol en la reunión, que es la opción menos restrictiva, los usuarios podrán elegir esta opción o cualquiera de las otras dos. Sin embargo, si eliges la opción «Los usuarios seleccionan manualmente las reuniones», que es la más restrictiva, los usuarios solo podrán utilizar esta opción.
Si has configurado equipos en el espacio de trabajo, puedes establecer diferentes opciones de unión para cada equipo. Haz clic en el equipo y, luego, en Configurar equipo, en la esquina superior derecha. Allí verás un menú desplegable de Preferencias de unión automática a reuniones que te permitirá ajustar las opciones de unión predeterminadas para ese equipo.
Para obtener más información sobre cómo funcionan las preferencias de unión, consulta ¿A qué reuniones se une Read cuando conecto mi calendario?
Aviso anticipado y exclusión
Esta sección también contiene el interruptor de Aviso anticipado y exclusión. Cuando está activado, cualquier persona ajena a tu espacio de trabajo que haya sido invitada a una reunión que un miembro del espacio de trabajo planea grabar con Read AI recibirá previamente un aviso por correo electrónico, con la opción de excluirse. Si un invitado se excluye, Read AI no grabará la reunión para nadie. Solo los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden cambiar esta configuración, y se aplica a todos los miembros del espacio de trabajo. Para obtener todos los detalles, consulta Aviso anticipado y exclusión de la grabación de reuniones.
Grabación mediante aplicaciones
La configuración de Grabación mediante aplicaciones controla si los usuarios de tu espacio de trabajo pueden grabar mediante las aplicaciones móviles y de escritorio de Read AI. Ten en cuenta que, si desactivas estas opciones, los usuarios no podrán iniciar grabaciones nuevas, pero seguirán teniendo acceso a los informes históricos de reuniones grabadas mediante cualquiera de estos métodos.
Read Assistant
La configuración de Read Assistant controla el nombre de Read Assistant (nuestro bot de reuniones) cuando se une a las llamadas. Corresponde al menú desplegable Nombre del asistente, en Apariencia del asistente, dentro de la Configuración de la cuenta > Grabación de reuniones de tus usuarios.
También verás un menú desplegable con las opciones «Establecer valor predeterminado y permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» o «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia». Esta opción aparece en toda la configuración del espacio de trabajo y funciona tal como indica: al elegir la segunda, obligarás a todos los miembros de tu espacio de trabajo a utilizar la misma opción para la configuración asociada. De lo contrario, tu opción será la predeterminada para los nuevos usuarios que se incorporen al espacio de trabajo, pero podrán cambiarla si lo desean.
Nombre del asistente es el lugar donde puedes especificar el nombre predeterminado de Read Assistant (o imponer un nombre determinado si eliges la opción «No permitir que los usuarios actualicen») . Puedes elegir una de las opciones predefinidas o escribir un nombre personalizado. Ten en cuenta que, si permites que los usuarios actualicen esta preferencia, también podrán especificar su propio nombre personalizado desde la configuración de su cuenta.
Para obtener más información sobre la personalización del asistente, consulta ¿Cómo puedo personalizar el nombre de Read Assistant que se muestra durante las reuniones?
Información de las reuniones
La configuración de Información de las reuniones permite personalizar varios aspectos del informe de la reunión. Por ejemplo, Reproducción de audio y vídeo controla si Read almacenará el vídeo con el informe y lo hará disponible para su reproducción.
Es importante tener en cuenta que esta configuración solo se aplica en adelante, lo que significa que no puedes cambiarla retroactivamente para un informe de reunión una vez que se haya generado. Por ejemplo, si la reproducción de audio y vídeo está desactivada, Read eliminará automáticamente la grabación subyacente después de generar el informe, así que utiliza esta opción con precaución.
Si quieres permitir que algunos usuarios (por ejemplo, administradores o responsables) vean transcripciones o reproduzcan audio o vídeo, pero no todos, debes dejar estas opciones activadas y modificar los permisos correspondientes.
Los usuarios individuales pueden desactivar la transcripción en su propia configuración mediante el interruptor de Transcripción en Configuración de la cuenta > Contenido del informe, si tu espacio de trabajo les permite actualizar esta preferencia.
NOTA: Desactivar las métricas afectivas dará lugar a una detección menos precisa de los cambios de hablante en todas las reuniones. Read tampoco podrá diferenciar a los distintos hablantes en la transcripción de reuniones en las que varias personas se hayan unido desde una sala de conferencias ni en las grabaciones móviles.
Informes y uso compartido
La configuración de Informes y uso compartido generalmente corresponde a la Configuración de la cuenta > Uso compartido de informes de tus usuarios.
General
Descargas determina si los usuarios de tu espacio de trabajo pueden descargar elementos de las reuniones (resumen, transcripción y vídeos, si están disponibles). Ten en cuenta que esto no impide que descarguen contenido los usuarios que están fuera de tu espacio de trabajo pero tienen acceso a los informes de los miembros de tu espacio de trabajo.
Uso compartido automático de informes
La configuración de Uso compartido automático de informes controla quién, de las personas invitadas a la reunión, tendrá acceso automáticamente para ver o editar los informes de reuniones en el sitio web de Read. Ten en cuenta algunas salvedades importantes:
- Esta configuración (como prácticamente toda la configuración del espacio de trabajo) solo se aplica a los informes propiedad de usuarios de tu espacio de trabajo.
- Independientemente de las opciones que elijas aquí, a menos que el propietario haga privado su informe antes de la reunión, los demás participantes siempre podrán añadir Read a la reunión y obtendrán acceso de edición al informe compartido si lo hacen.
- Los usuarios que añadan Read a la reunión también pueden optar por compartir manualmente el informe con otras personas que quizá no hayan sido invitadas a la reunión.
Puedes elegir diferentes opciones para participantes internos y externos, según el dominio de la dirección de correo electrónico en relación con el propietario del informe de la reunión. Los usuarios con una dirección de correo electrónico genérica o personal (por ejemplo, @gmail.com) considerarán que todos son externos.
La configuración de Acceso mediante enlace controla el nivel predeterminado de acceso mediante enlace para los informes propiedad de tu espacio de trabajo, así como si permitirás que los miembros del espacio de trabajo activen el acceso mediante enlace público para cada informe.
- Puedes elegir el acceso mediante enlace predeterminado para los informes propiedad de tu espacio de trabajo:
- Sin acceso mediante enlace significa que nadie podrá acceder al informe simplemente visitando su URL, a menos que se haya compartido explícitamente con esa persona.
- Miembros del espacio de trabajo significa que los miembros del espacio de trabajo podrán acceder a los informes visitando la URL, aunque el informe no se haya compartido explícitamente con ellos.
- Cualquiera que tenga el enlace significa que cualquiera podrá acceder al informe si tiene la URL, aunque el informe no se haya compartido explícitamente con esa persona.
- Permitir el acceso mediante enlace público permite elegir si los usuarios del espacio de trabajo pueden seleccionar una configuración de uso compartido que haga que un informe concreto sea accesible para cualquier persona en Internet que tenga el enlace al informe (no se requiere una cuenta de Read). Para obtener más información sobre cómo funciona, consulta ¿Cómo puedo administrar el acceso a un informe existente?
- Detección de dominios permite elegir si los miembros del espacio de trabajo pueden ser encontrados por otras personas de su dominio cuando intenten compartir un informe.
Distribución
La configuración de Distribución controla las distintas formas en que los informes se pueden compartir con personas fuera de la plataforma de Read. Los usuarios disponen de opciones más específicas para la mayoría de estas funciones en su Configuración de la cuenta > Uso compartido de informes (en Distribución de informes > Informes de reuniones y Prelecturas de reuniones), donde pueden elegir, por ejemplo, si enviar el informe a Solo yo o a Personas con acceso, y si enviarlo por correo electrónico, Slack o Teams. La configuración del espacio de trabajo es de nivel superior.
- Si Resúmenes de reuniones está activado, los usuarios pueden elegir si desean enviar resúmenes de reuniones para sus informes y cómo hacerlo. Si está desactivado, no podrán enviar resúmenes de reuniones para sus informes.
- Prelecturas de reuniones funciona de la misma manera que los resúmenes. Los usuarios configuran las prelecturas en Distribución de informes > Prelecturas de reuniones, dentro de Configuración de la cuenta > Uso compartido de informes, y es posible que la opción no aparezca según la configuración de Distribución. Las prelecturas solo se pueden enviar para eventos recurrentes del calendario.
- Resúmenes de temas controla las actualizaciones de Readouts. Corresponde a la configuración de Readouts de temas en Configuración de la cuenta > Notificaciones de tus usuarios. Si está desactivada, los usuarios no podrán recibir actualizaciones sobre sus Readouts por correo electrónico, Slack o Teams. El interruptor de Readouts de temas se desactiva y muestra Impuesto por tu espacio de trabajo.
- Si Enlace al panel de control de la reunión en directo está activado, los usuarios pueden elegir si Read envía un enlace al panel de control de la reunión en el chat de la reunión (el interruptor Compartir automáticamente el panel de control de la reunión en directo en Configuración de la cuenta > Uso compartido de informes), lo que permite a los participantes ver métricas en tiempo real, notas en directo y la transcripción. (Ten en cuenta que los participantes externos también podrían utilizar este enlace, por lo que, si seleccionaste «Sin acceso» en Acceso de participantes externos, también querrás desactivar esta opción).
Integraciones
Integraciones es el lugar donde puedes activar o desactivar cualquiera de las distintas integraciones que ofrece Read. Ten en cuenta que activar una integración aquí no la activa para ningún usuario; simplemente les permite configurarla si lo desean.
Asistente ejecutivo de IA
Asistente ejecutivo de IA es el lugar donde puedes activar o desactivar el uso del Asistente ejecutivo de IA de Read, Ada, para los usuarios de tu espacio de trabajo. Para obtener más información sobre Ada, consulta Primeros pasos con Ada: el asistente ejecutivo de Read AI.
Vocabulario personalizado
La sección Vocabulario personalizado permite administrar una lista de palabras o términos que quieres asegurarte de que Read transcriba correctamente. El vocabulario personalizado se comparte con todos los miembros de tu espacio de trabajo, y todos los usuarios también pueden modificarlo desde la configuración de su cuenta. No hay ninguna diferencia entre modificarlo desde la configuración del espacio de trabajo o desde la configuración de la cuenta. Consulta Cómo mejorar la precisión de la transcripción con un vocabulario personalizado.
Ask Read
La sección Ask Read permite activar o desactivar el uso de Ask Read para tu espacio de trabajo. También puedes activar o desactivar el historial de Ask Read, así como los modos de LLM adicionales que se ofrecen junto con Ask Read.
Avanzada (se requiere Enterprise+)
Esta sección es para opciones avanzadas, como configurar SAML SSO, la captura de dominios, los registros de auditoría del espacio de trabajo y el aprovisionamiento de SCIM. Solo están disponibles para clientes del plan Enterprise+. Consulta los artículos enlazados para obtener más información sobre cómo configurar estas opciones y ponte en contacto con el equipo de asistencia de Read si necesitas ayuda.
Los administradores de espacios de trabajo Enterprise+ también pueden configurar una política personalizada de retención de datos en esta sección. Esto permite eliminar automáticamente los informes de reuniones y el historial de Ask Read después del número de días establecido. Incluso puedes configurar periodos de retención diferentes para distintos tipos de datos. Ten en cuenta que esta política de retención se aplicará a todos los datos pasados, actuales y futuros de tu espacio de trabajo.
Acciones del espacio de trabajo
Las Acciones del espacio de trabajo son principalmente acciones que puedes realizar como administrador del espacio de trabajo.
- Puedes activar o desactivar la posibilidad de que los usuarios abandonen el espacio de trabajo o eliminen sus cuentas. Si está desactivada, solo los administradores pueden eliminar usuarios del espacio de trabajo.
- Permitir solicitudes para unirse al espacio de trabajo permite que las personas que se registren en Read AI con una dirección de correo electrónico del dominio de tu organización encuentren tu espacio de trabajo y soliciten unirse a él. A continuación, los administradores pueden aprobar o rechazar cada solicitud en la pestaña Solicitudes de la página Administrar espacio de trabajo. Consulta Solicitudes para unirse al espacio de trabajo.
- Si tenías reuniones en tu cuenta antes de unirte al espacio de trabajo, puedes utilizar la función Migrar datos para mover esas reuniones (de las que eres propietario) al espacio de trabajo. Esto significa que contribuirán a las métricas agregadas y los informes de tu espacio de trabajo. También significa que, si alguna vez eliminas tu cuenta, estos informes no se eliminarán, ya que seguirán asociados a tu espacio de trabajo.
- Si eres el propietario del espacio de trabajo, tendrás la opción de Transferir la propiedad de tu espacio de trabajo a otro usuario del espacio de trabajo. Aunque no puedes deshacer esta operación por tu cuenta, siempre puedes pedir al nuevo propietario que te la transfiera de nuevo si es necesario. Los administradores del espacio de trabajo tienen prácticamente las mismas capacidades que los propietarios, excepto que los propietarios administran la facturación y son los únicos que pueden eliminar el espacio de trabajo. Consulta ¿Cómo transfiero la propiedad de un espacio de trabajo?
- Los propietarios del espacio de trabajo también tienen la opción de Eliminar espacio de trabajo. Esta operación no se puede deshacer, así que úsala con precaución. Los usuarios que no son propietarios verán en su lugar la opción Abandonar el espacio de trabajo.
Permisos
En general, los permisos permiten configurar qué funciones y capacidades están disponibles para los usuarios del espacio de trabajo según su rol dentro del espacio de trabajo o del equipo.
Acceso a los informes de reuniones
- Transcripciones: suponiendo que tengas informes con la transcripción activada, este permiso te permite decidir quién dentro de tu espacio de trabajo puede ver las transcripciones en sus informes de reuniones. Puedes establecer que solo los administradores, solo los administradores y responsables, o todos puedan ver las transcripciones. También puedes decidir si los responsables pueden desactivar esta opción para los miembros no responsables de sus equipos.
- Reproducción de audio y vídeo: de forma similar al permiso de Transcripciones, esta opción te permite decidir quién dentro de tu espacio de trabajo puede reproducir el audio o vídeo de un informe de reunión (suponiendo que el informe tuviera activada la opción de audio o vídeo).
- Acceso a los informes del equipo: esta configuración controla quién dentro de un equipo puede ver los informes de reuniones de otros miembros de su equipo. Ten en cuenta que la configuración más baja (y predeterminada) es «Administrador», lo que significa que los administradores siempre pueden ver los informes de cualquier persona que esté en un equipo con ellos. Esta configuración puede ser complicada, así que, si estás considerando utilizarla, consulta ¿Cómo puedo compartir automáticamente informes con mi equipo? (Acceso a los informes del equipo) para obtener más información.
Métricas y tendencias agregadas
- Tendencias del espacio de trabajo permite decidir quién puede ver las métricas y tendencias agregadas del espacio de trabajo.
- Tendencias del equipo permite hacer lo mismo con las métricas y tendencias a nivel de equipo.
Permisos avanzados
- Administrar licencias permite configurar qué roles pueden añadir o eliminar licencias del espacio de trabajo. Puede ser únicamente el propietario del espacio de trabajo o el propietario y los administradores del espacio de trabajo. (Ten en cuenta que, independientemente de tu selección aquí, el propietario del espacio de trabajo es la única persona que puede realizar otras acciones relacionadas con la facturación, como actualizar o cancelar el plan).
- Administrar miembros permite configurar qué roles pueden invitar usuarios a un espacio de trabajo. Pueden ser únicamente los administradores o los administradores y responsables. Esta configuración no cambia quién puede eliminar personas: los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden eliminar personas del espacio de trabajo, mientras que los responsables de equipo solo pueden eliminar personas de su propio equipo. Los usuarios también pueden abandonarlo por su cuenta, si está permitido en Acciones del espacio de trabajo. Consulta ¿Cómo elimino personas de mi espacio de trabajo?
- Eliminar informes de reuniones permite configurar quién puede eliminar informes de reuniones dentro de tu espacio de trabajo (cualquier usuario o nadie; no se permite eliminar datos).
- Permisos para varios equipos permite decidir cómo gestionar el caso en que los usuarios pertenezcan a varios equipos con configuraciones diferentes; puedes elegir si se respeta la configuración menos o más restrictiva.
- Acceso global a los informes permite otorgar a administradores específicos la capacidad de ver todos los informes del espacio de trabajo. Consulta ¿Cómo accedo a todos los informes de mi espacio de trabajo? (Acceso global a los informes) para obtener más información.