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¿Cómo comienzo la incorporación al Workspace? (Guía integral)

Actualización

Introducción a Read

Read es un asistente de reuniones con tecnología de IA que funciona con Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Read te proporciona resúmenes de reuniones, transcripciones, reproducción de audio y video (planes Enterprise y Enterprise+) y mucho más, para que sea más fácil organizar, revisar y dar seguimiento a tus reuniones.

Los resúmenes de reuniones de Read capturan los puntos clave, las decisiones y las tareas pendientes de cada reunión. Las transcripciones te ofrecen un registro completo de la conversación, por lo que es fácil consultar lo ocurrido y encontrar información importante. Con la reproducción de audio y video, puedes ir directamente a una parte específica de la reunión en lugar de buscarla en una grabación larga.

  • Video introductorio de Read: este video de 1,5 minutos es una introducción rápida a Read AI y a algunas de sus funciones: Introducción a Read AI

Para administradores

Si vas a administrar Read para tu organización, estás en el lugar correcto. Las secciones siguientes te guían para crear y configurar tu Workspace (consulta ¿Qué es un Workspace?), que es la forma de administrar a todos los usuarios de tu organización. Con un Workspace, puedes configurar ajustes y permisos para tus usuarios, activar o desactivar funciones y pagar las licencias de todos los usuarios mediante una sola suscripción.

Para obtener más información sobre lo que incluyen los Workspaces, consulta:

Configuración inicial y facturación

Para administrar Read en tu organización, primero debes crear un Workspace:

  1. Elige un propietario para el Workspace.
  2. El propietario debe tener una cuenta de Read e iniciar sesión en Read. Si aún no tiene una, consulta ¿Cómo creo una cuenta de Read?
  3. Ve a la página Comparar planes para seleccionar y comprar un plan para tu Workspace.
    • Necesitas una licencia por cada usuario que quieras añadir. Las licencias se pueden reasignar más adelante y puedes añadir más desde Plan y facturación > Uso de licencias > Añadir licencias.
  4. Después de la compra, haz clic en Unirse a tu equipo en la parte superior de la navegación izquierda, o en Crear un Workspace en la página Plan y facturación, y sigue los cinco pasos de configuración (nombre y Acuerdo de procesamiento de datos, equipos, invitaciones, configuración predeterminada e integraciones). Esto crea tu Workspace, que es la forma de añadir usuarios a tu cuenta (consulta ¿Cómo añado personas a mi Workspace?).

Para obtener más información, consulta:

Configuración del Workspace

Solo el propietario y los administradores del Workspace pueden configurar sus ajustes. Cuando crean el Workspace por primera vez, se solicita a los propietarios que revisen varios ajustes importantes. Todos los ajustes se pueden cambiar en cualquier momento desde la página Configuración del Workspace (haz clic en tu nombre en el menú de la esquina inferior izquierda y selecciona Configuración del Workspace; la página se titula Administrar Workspace y contiene las pestañas Equipos, Personas, Configuración, Permisos y Solicitudes). Para obtener información sobre cada ajuste, consulta ¿Qué ajustes y permisos están disponibles con los Workspaces?

Elige la configuración inicial que mejor se adapte a tu organización:

  • Configuración conservadora: es la mejor opción si quieres avanzar poco a poco hasta que los administradores y usuarios se familiaricen con Read. Read debe añadirse manualmente a las reuniones y no se comparte ningún informe automáticamente. El acceso es limitado.
  • Configuración intermedia: un punto medio. Algunas funciones están automatizadas, pero aún puedes comenzar lentamente.
  • Configuración colaborativa: es la mejor opción si estás preparado para usar Read ampliamente en todo tu equipo. Read se une a las reuniones y comparte informes automáticamente, lo que ayuda a compartir conocimientos entre equipos. Funciona bien si tienes un entorno abierto o si ya has utilizado herramientas similares.

Puedes cambiar la configuración en cualquier momento.

Configuración conservadora

  • Configuración del Workspace > Configuración > Preferencias de incorporación automática a reuniones
    • En Rol en la reunión, selecciona «Los usuarios seleccionan manualmente las reuniones a las que se une Read». Read no se unirá automáticamente a las reuniones, por lo que los usuarios deberán añadirlo a las reuniones en las que quieran usarlo.
    • Desactiva Incorporación automática a reuniones no programadas para el Workspace. Esto garantiza que Read no intente unirse automáticamente a reuniones no programadas.
  • Configuración del Workspace > Configuración > Informes y uso compartido
    • Desactiva «Descargas».
    • En Acceso de participantes internos y Acceso de participantes externos, selecciona «Sin acceso» y selecciona «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable de ambos.
    • Deja el acceso mediante enlace establecido en «Sin acceso mediante enlace» y desactiva «Permitir acceso mediante enlace público».
    • Desactiva «Detección de dominio» y selecciona «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
    • En Distribución, desactiva todas las opciones y asegúrate de que «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» esté seleccionado en el menú desplegable de «Enlace al panel de control de la reunión en directo».
  • Configuración del Workspace > Equipos
    • No crees ningún equipo todavía. Una de sus funciones principales es compartir automáticamente todos los informes con los miembros o administradores del equipo.
    • Considera los equipos como un ajuste avanzado que debes configurar una vez que hayas definido cómo los usarás (por ejemplo, para una organización de ventas o para administradores).
  • Configuración del Workspace > Configuración > Integraciones
    • Desactiva todas las integraciones excepto las que quieras permitir que conecten los usuarios. Para comenzar de la forma más conservadora, deja activadas únicamente las integraciones de calendario (Google Calendar y Outlook Calendar) y las integraciones de plataformas de reuniones que necesiten tus usuarios (por ejemplo, Zoom Calendar o Google Meet). La configuración de integraciones del Workspace de Read no conecta ninguna integración para los usuarios; solo controla qué integraciones pueden conectar.
  • Configuración del Workspace > Permisos
    • En Permisos avanzados encontrarás «Acceso global a informes», que permite a los propietarios y administradores del Workspace ver cualquier informe de reunión propiedad de los usuarios del Workspace. Para proteger la privacidad de los usuarios, Read recomienda activarlo solo si es absolutamente necesario (consulta ¿Cómo accedo a todos los informes de mi Workspace? (Acceso global a informes)).

Configuración intermedia

  • Configuración del Workspace > Configuración > Preferencias de incorporación automática a reuniones
    • En Rol en la reunión, selecciona «Permitir que Read se una a las invitaciones de calendario cuando el usuario sea el anfitrión».
    • En Tipos de reunión, selecciona «Permitir que Read se una únicamente a reuniones internas».
    • Desactiva Incorporación automática a reuniones no programadas para el Workspace.
  • Configuración del Workspace > Configuración > Informes y uso compartido
    • En Acceso de participantes internos, selecciona «Acceso de visualización» y «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
    • En Acceso de participantes externos, selecciona «Acceso de visualización» o «Sin acceso» y selecciona «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
    • Activa «Permitir acceso mediante enlace público» y selecciona «Miembros del Workspace».
    • Activa «Detección de dominio» y selecciona «No permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
    • En Distribución, activa «Resúmenes de reuniones». Activa «Enlace al panel de control de la reunión en directo» y selecciona «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
  • Configuración del Workspace > Equipos
    • No crees ningún equipo todavía. Una de sus funciones principales es compartir automáticamente todos los informes con los miembros o administradores del equipo.
    • Considera los equipos como un ajuste avanzado que debes configurar una vez que hayas definido cómo los usarás (por ejemplo, para una organización de ventas o para administradores).
  • Configuración del Workspace > Configuración > Integraciones
    • Activa las integraciones de calendario.
    • Activa tu proveedor de correo electrónico preferido en Productividad.
    • Activa las integraciones de Productividad, Toma de notas, Colaboración, Mensajería y CRM que utilice tu organización. La configuración de integraciones del Workspace de Read no conecta ninguna integración para los usuarios; solo controla qué integraciones pueden conectar.
  • Configuración del Workspace > Permisos
    • Al igual que con la configuración conservadora, Read recomienda activar «Acceso global a informes» solo si es absolutamente necesario.

Configuración colaborativa

  • Configuración del Workspace > Configuración > Preferencias de incorporación automática a reuniones
    • En Rol en la reunión, selecciona «Permitir que Read se una a todas las invitaciones de calendario».
    • En Tipos de reunión, selecciona «Permitir que Read se una a todos los tipos de reunión».
    • Deja activada la Incorporación automática a reuniones no programadas para el Workspace.
  • Configuración del Workspace > Configuración > Informes y uso compartido
    • En Acceso de participantes internos, selecciona «Acceso de edición» y «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
    • En Acceso de participantes externos, selecciona «Acceso de visualización» y «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia».
    • Activa «Permitir acceso mediante enlace público» y selecciona «Miembros del Workspace». Como alternativa, si seleccionas «Cualquier persona con el enlace», los usuarios podrán compartir el enlace del informe con quien quieran y el destinatario no tendrá que crear una cuenta de Read. Ten en cuenta que, con esta configuración, Read no puede saber exactamente quién tiene acceso al informe.
    • Activa «Detección de dominio» y selecciona «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» en el menú desplegable.
    • En Distribución, activa todas las opciones. Asegúrate de que «Establecer como predeterminado, permitir que los usuarios actualicen esta preferencia» esté seleccionado en el menú desplegable de «Enlace al panel de control de la reunión en directo», para que los usuarios puedan desactivarlo si lo desean.
  • Configuración del Workspace > Equipos
    • No crees ningún equipo todavía. Una de sus funciones principales es compartir automáticamente todos los informes con los miembros o administradores del equipo.
    • Considera los equipos como un ajuste avanzado que debes configurar una vez que hayas definido cómo los usarás (por ejemplo, para una organización de ventas o para administradores).
  • Configuración del Workspace > Configuración > Integraciones
    • Activa las integraciones de calendario.
    • Activa las integraciones de Productividad, Toma de notas, Colaboración, Mensajería y CRM que utilice tu organización.
    • Si tu empresa utiliza una plataforma que aún no está integrada con Read, ¡avísanos! Mientras tanto, puedes activar Webhooks y Zapier para que los usuarios creen sus propias automatizaciones. La configuración de integraciones del Workspace de Read no conecta ninguna integración para los usuarios; solo controla qué integraciones pueden conectar.
  • Configuración del Workspace > Permisos
    • Para proteger la privacidad de los usuarios, Read recomienda activar «Acceso global a informes» solo si es necesario.

Otras funciones del Workspace que debes conocer

Una vez configurado tu Workspace, estas funciones pueden ayudarte a administrarlo:

Privacidad y seguridad

Muchas organizaciones que usan Read se preocupan profundamente por la privacidad y seguridad de los datos de sus usuarios, y nosotros también. Como este puede ser un tema complejo, hemos creado estos recursos para responder preguntas frecuentes:

Si no encuentras la respuesta a tu pregunta, ponte en contacto con el equipo de asistencia de Read (consulta ¿Cómo me pongo en contacto con el equipo de asistencia de Read?).

Para todos los usuarios

Esta sección es para cualquier persona cuya suscripción de Read sea proporcionada por su empresa u organización. Para acceder a tu suscripción, deberás unirte al Workspace de tu organización. En la mayoría de los casos, recibirás una invitación por correo electrónico con un enlace para unirte al Workspace.

Hay un par de excepciones:

  • Si tu organización ha configurado el Workspace para que los usuarios aprobados se unan automáticamente, se te añadirá al Workspace la próxima vez que inicies sesión en Read. Si este es tu caso, pasa al paso 2 que aparece a continuación.
  • Si tu organización permite solicitudes para unirse al Workspace, es posible que veas el Workspace de tu organización cuando te registres en Read (o más adelante, desde Unirse a tu equipo en la parte superior de la navegación izquierda) y puedas solicitar unirte. Un administrador aprobará o rechazará tu solicitud. Consulta Solicitudes para unirse al Workspace.

Crear una cuenta con Read

Paso 1: Responde al correo de invitación

  1. Busca en tu bandeja de entrada un correo del equipo de asistencia de Read (support@e.read.ai) con el asunto «Te han invitado a unirte a un Workspace de Read».
  2. Haz clic en Unirse al Workspace.

No reenvíes este correo a otra cuenta. Debes crear tu cuenta con la dirección de correo electrónico a la que se envió la invitación; de lo contrario, no se te añadirá al Workspace.

Paso 2: Crea una cuenta

  1. El enlace del correo te lleva a la página Crear cuenta.
  2. Haz clic en el proveedor de inicio de sesión preferido de tu empresa (consulta ¿Cómo funciona el inicio de sesión único (SSO) con Read?).
  3. Inicia sesión con las credenciales de tu empresa. Asegúrate de usar la misma dirección de correo electrónico que recibió la invitación.

Si te registras con correo electrónico en lugar de SSO (Continuar con correo electrónico y contraseña), deberás verificar tu dirección de correo electrónico antes de poder unirte al Workspace: introduce el código de 6 dígitos enviado a tu bandeja de entrada y haz clic en Verificar.

Paso 3: Únete al Workspace de tu empresa

  1. La primera pantalla que verás debería ser Unirse al Workspace.
  2. Haz clic en Aceptar.
  3. Cuando se te haya añadido, haz clic en Continuar.

Si omites este paso, aún puedes aceptar la invitación después de crear tu cuenta. Consulta ¿Qué es un Workspace y por qué he recibido una invitación? más abajo.

Paso 4: Conecta tu calendario

  1. A continuación, verás la pantalla «¿Qué calendario quieres usar con Read?».
  2. Elige Google Calendar u Outlook Calendar (recomendamos tu calendario más activo, que normalmente es el relacionado con el trabajo), haz clic en Continuar, selecciona los calendarios que contienen tus invitaciones a videoconferencias y concede los permisos que Read necesita.
  3. Puedes conectar una cuenta para cada calendario de Google, Outlook y Zoom.

Si ves una advertencia de que tu calendario ya está conectado a otra cuenta de Read, probablemente hayas creado más de una cuenta por accidente. Consulta Varias cuentas de Read para saber qué hacer.

Paso 5: Revisa algunos ajustes importantes

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  1. Después de conectar tus calendarios, se te pedirá que revises algunos ajustes importantes. (Si omites la conexión de un calendario, estas opciones no aparecen; puedes conectar uno más adelante desde el banner Conectar calendario).
  2. En Read se unirá a:, elige Todos los eventos del calendario (recomendado), Eventos del calendario que organizo o Eventos del calendario a los que Read está invitado.
  3. En Enviar resúmenes de reuniones por correo electrónico a:, elige Personas con acceso (recomendado), Solo yo o Nadie.
  4. Haz clic en Configuración avanzada para revisar más ajustes.

Puedes cambiar estos ajustes y otros en cualquier momento desde tu Configuración de la cuenta. Es posible que algunos estén restringidos por la configuración de tu Workspace.

Paso 6: Conecta integraciones adicionales

En la pantalla Potencia tu flujo de trabajo, puedes conectar otras herramientas que uses con Read (como Google Meet, Zoom, Teams y Gmail): haz clic en Conectar en cada una que quieras, luego en Continuar, o haz clic en Lo haré más tarde. Este paso es opcional y es posible que tu Workspace haya desactivado algunas o todas estas integraciones. Siempre puedes revisar las integraciones disponibles más adelante desde la página Integraciones.

Nota: si tienes reuniones en Google Meet o Zoom, aunque no las organices tú, Read recomienda especialmente conectar esas integraciones. Sin ellas, es posible que Read no pueda generar informes completos de las reuniones de Google Meet o Zoom. En el caso de Zoom, conectar tu cuenta de Zoom es obligatorio: Read solo puede unirse a una reunión de Zoom si has conectado tu cuenta de Zoom y estás en la reunión con esa misma cuenta de Zoom iniciada. Consulta Próximos cambios en las reuniones de Zoom.

Paso 7: Finaliza

En la pantalla Finalizar, puedes descargar Read AI para escritorio e instalar la Extensión de Read para Chrome. Recomendamos ambas opciones para todos los usuarios. Haz clic en ¡Listo! cuando hayas terminado.

Personalizar la configuración de la cuenta

Configuración general

Tu nombre y tu correo electrónico aparecen en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Haz clic en ellos y selecciona Configuración de la cuenta.

Si algún ajuste aparece atenuado o no se puede cambiar, se debe a la configuración de tu Workspace. Ponte en contacto con un administrador del Workspace si quieres que lo cambie. Recomendamos revisar todos los ajustes para familiarizarte con las opciones y funciones de Read.

Configura Read para las próximas reuniones

También puedes elegir con antelación a qué reuniones quieres que se una Read y cómo quieres compartirlas desde la pestaña Próximas de la página Calendario. Estos valores predeterminados provienen de la Configuración de la cuenta (Grabación de reuniones para la incorporación automática y Uso compartido de informes para el uso compartido), pero puedes cambiarlos para reuniones específicas en cualquier momento:

  • ¿Flexible? Read reprograma automáticamente la reunión a la mejor hora a medida que cambia tu calendario, teniendo en cuenta tus horas de concentración. Solo el anfitrión de la reunión puede cambiar esto. Consulta ¿Qué son las reuniones «Flexibles»?
  • ¿Añadir Read? Activa o desactiva tu propio asistente de Read para la reunión. Otros usuarios de Read que estén en la reunión también pueden añadir su propio asistente de Read.
  • Icono de uso compartido: abre Uso compartido de informes para esa reunión, donde puedes añadir personas (pestaña Compartir informe) y establecer el acceso para participantes internos y externos (pestaña Acceso y distribución).

Preguntas frecuentes

A continuación encontrarás algunas preguntas frecuentes sobre el uso de Read AI. Si no encuentras la respuesta a tu pregunta, ponte en contacto con el equipo de asistencia de Read (consulta ¿Cómo me pongo en contacto con el equipo de asistencia de Read?). El tiempo medio de respuesta es inferior a 1 día laborable.

¿Cómo me pongo en contacto con el equipo de asistencia?

Puedes enviar un ticket de asistencia mediante este formulario: Enviar una solicitud.

El Centro de ayuda de Read contiene mucha información para ayudarte a encontrar respuestas rápidamente. También puedes usar Ask Read para encontrar respuestas sobre cómo usar Read.

¿Qué es un Workspace y por qué he recibido una invitación?

Los Workspaces se utilizan para administrar Read en toda una organización, incluida la configuración de ajustes recomendados para todos. Verás una invitación al Workspace de una de estas dos formas:

  • Aún no tienes una cuenta, pero recibiste una invitación por correo electrónico para unirte a un Workspace. Acepta la invitación haciendo clic en el enlace del correo y siguiendo los pasos de incorporación.
  • Ya tienes una cuenta y recibiste una invitación para unirte al Workspace. Al hacer clic en el enlace del correo, verás una solicitud para unirte al Workspace y migrar tus reuniones anteriores. Acepta ambas.

¿Qué puedo esperar en mi primera reunión?

Cuando Read se une, es similar a cuando se une cualquier participante:

  1. Es posible que el anfitrión de la reunión u otra persona de la llamada deba admitir a Read (esto depende de la configuración de la plataforma de videoconferencias).
  2. En Zoom, Read solo puede unirse si has conectado tu cuenta de Zoom y estás en la reunión con esa misma cuenta de Zoom iniciada (consulta Próximos cambios en las reuniones de Zoom). Read también solicitará al anfitrión permiso para grabar y no comenzará a grabar hasta que se apruebe (consulta ¿Cómo activo los permisos de grabación en Zoom?).
  3. Según cómo se una Read y la configuración de la plataforma de reuniones, Read puede publicar un mensaje en el chat de la reunión para informar a los participantes de que se ha unido para tomar notas, junto con controles del chat.
  4. Después de la reunión, recibirás un correo electrónico con el resumen de la reunión (si está activado) y podrás revisar el informe de la reunión en la página Informes. El informe incluye un resumen, aspectos destacados, una transcripción y reproducción de audio y video (solo en los planes Enterprise y Enterprise+).

¿Cómo debo comunicarme con los asistentes a mi reunión cuando Read está activado?

Empieza explicando el qué: hemos implementado Read AI, un asistente de reuniones con tecnología de IA que funciona con nuestras reuniones.

Y el porqué: el objetivo de Read es mejorar la experiencia de las reuniones en nuestra organización. Proporciona resúmenes de reuniones, transcripciones, reproducción y aspectos destacados para ayudar a que nuestras reuniones sean más eficientes y eficaces. Esperamos que esta herramienta nos ahorre tiempo y esfuerzo al tomar notas y nos proporcione información mejor documentada a partir de nuestras conversaciones.

Seguridad y privacidad: puedes tener la seguridad de que Read es una herramienta segura que cumple nuestras políticas de privacidad. Si no te sientes cómodo con esta configuración, avísanos y desactivaremos Read si todos están de acuerdo, o te proporcionaremos una copia independiente de las notas de la reunión si decides abandonarla.

¿Qué ocurre si uso varios calendarios?

Si tu cuenta de calendario incluye varios calendarios, asegúrate de elegir cuáles debe usar Read.

Desde la página Integraciones, abre la tarjeta de tu calendario (por ejemplo, Google Calendar). En Tus calendarios sincronizados, activa los calendarios en los que quieres que Read se una a tus reuniones y desactiva los que no quieres que Read tenga en cuenta (por ejemplo, las capacitaciones de la empresa).

Para obtener más información, consulta:

¿Qué ocurre si quiero eliminar el informe de la reunión?

Abre el informe de la reunión que quieres eliminar, haz clic en los tres puntos (...) de la esquina superior derecha y selecciona Eliminar informe. Solo los propietarios de los informes de reuniones pueden eliminarlos. Si no eres el propietario, verás Quitar informe, que elimina el informe de tu lista, pero no lo elimina para los demás. Consulta ¿Cómo elimino un informe de reunión?

¿Cómo comparto un informe con personas que no tienen una cuenta de Read?

  1. Ve al informe de la reunión que quieres compartir.
  2. Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.
  3. En Acceso mediante enlace, elige quién puede abrir el informe mediante su enlace:
    • Personas con acceso: solo las personas con las que has compartido el informe. Necesitan una cuenta de Read.
    • Miembros del Workspace: cualquier persona de tu Workspace.
    • Cualquier persona con el enlace: cualquier persona que tenga el enlace, sin necesidad de una cuenta de Read. Esto hace que el informe sea público.
  4. Si no eres editor del informe de la reunión, no puedes cambiar su configuración de uso compartido. En su lugar, verás un botón para solicitar acceso de edición al propietario del informe.

Es posible que algunas opciones de acceso mediante enlace no estén disponibles si el administrador de tu Workspace las ha restringido.

¿Cómo administro mi configuración de uso compartido y distribución?

Consulta ¿Cómo controlo el uso compartido y la distribución de los informes de reuniones?

¿Read captura el texto del cuadro de chat de la videoconferencia?

No, Read AI no captura el texto del chat de las reuniones en este momento.

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