Os relatórios de reuniões do Read são documentos colaborativos, criados para serem compartilhados: com os participantes da chamada, com outros membros da sua equipe ou com qualquer outra pessoa que você queira. O "compartilhamento" com o Read pode se referir a uma ampla variedade de funcionalidades, incluindo:
- Dar às pessoas acesso para visualizar ou editar relatórios de reuniões no site do Read
- Distribuir resumos de reuniões por e-mail ou mensagens
- Enviar dados de relatórios de reuniões por meio de integrações para outras plataformas
Há muitas maneiras de compartilhar um relatório de reunião, e esta página as agrupa, em alto nível, em métodos de compartilhamento automático e manual, além de integrações. Os relatórios são compartilhados automaticamente quando são gerados pela primeira vez, com base em um conjunto de regras e preferências. Depois disso, você pode gerenciar o compartilhamento do relatório manualmente.
O proprietário do relatório da reunião (e, possivelmente, o administrador do Workspace) tem a palavra final sobre como seus relatórios são compartilhados. No entanto, qualquer pessoa que também convide o Read para a reunião ou que tenha acesso de editor ao relatório pode influenciar como o relatório é compartilhado. Entender como isso funciona é importante para garantir que o conteúdo da sua reunião seja compartilhado apenas com as pessoas que você deseja. Para saber mais, consulte Como funciona a propriedade dos relatórios de reuniões? e O que é um Workspace?
Compartilhamento automático
Quando um relatório é gerado após a reunião, ele é compartilhado automaticamente com as pessoas com base em uma combinação de regras e preferências. Essas preferências podem vir das suas próprias escolhas em Configurações da conta > Compartilhamento de relatórios, das preferências herdadas por meio das configurações da sua equipe ou do Workspace e das preferências de outros usuários que convidaram o Read para a reunião.
As regras para o compartilhamento automático são relativamente simples:
- O compartilhamento começa com o proprietário do relatório da reunião:
- Somente usuários que convidam o Read podem ser proprietários do relatório.
- Um usuário só é listado como proprietário do relatório antes de uma reunião se o Read puder determinar que ele é o proprietário da chamada de videoconferência da reunião. Caso contrário, um proprietário do relatório é atribuído a um dos usuários que fizeram o convite quando o relatório é gerado, com base nas regras de Como funciona a propriedade dos relatórios de reuniões?
- Se o proprietário for identificado antecipadamente, ele poderá marcar uma reunião específica ou uma reunião recorrente como privada. Isso impede que outros usuários convidem o Read e obtenham automaticamente acesso de editor ou a capacidade de compartilhar o relatório por conta própria.
- O compartilhamento continua com qualquer usuário que convide o Read para a reunião com sucesso:
- Qualquer usuário que convide o Read para a reunião antecipadamente verá sua função prevista listada como "Editor" para a próxima reunião na página do Calendário (clique no ícone de compartilhamento da reunião e abra a guia Acesso e distribuição), a menos que seja o proprietário ou que o proprietário tenha marcado a reunião como privada.
- Se sua função estiver listada como "Editor" ou "Proprietário" para a reunião na página do Calendário, suas configurações de compartilhamento e distribuição serão aplicadas automaticamente ao relatório da reunião quando ele for gerado.
- O Read combina as preferências de todos de forma aditiva. Isso significa que, se você optar por compartilhar relatórios com participantes internos, mas não com participantes externos, e outra pessoa da sua equipe convidar o Read e optar por compartilhar com participantes externos, os participantes externos terão acesso.
- A única maneira de impedir essa expansão aditiva do compartilhamento é o proprietário definir a reunião como privada. Outra forma de pensar nisso é: qualquer pessoa que convide o Read para a reunião pode permitir que outras pessoas recebam o relatório, mas somente o proprietário da reunião pode impedir o acesso de outras pessoas.
- Os Workspaces também podem influenciar como os relatórios são compartilhados:
- Os usuários que pertencem a um Workspace podem ter suas configurações de compartilhamento e distribuição controladas pelo Workspace.
- Os usuários que pertencem a uma equipe podem ter seus relatórios compartilhados automaticamente com os colegas por meio da configuração Acesso a relatórios da equipe, se o administrador do Workspace a tiver ativado.
- Os administradores do Workspace também obtêm acesso aos relatórios pertencentes aos usuários do Workspace se a configuração Acesso global a relatórios estiver ativada.
- Quando os administradores obtêm acesso a um relatório por meio do Acesso a relatórios da equipe ou do Acesso global a relatórios, eles não são listados em "Pessoas com acesso" na caixa de diálogo Compartilhar relatório (chamamos isso de acesso "implícito").
- As regras de pastas também podem compartilhar relatórios automaticamente:
- Você pode configurar regras em uma pasta compartilhada para que novas reuniões que correspondam a uma condição de título ou participante sejam adicionadas automaticamente à pasta. As regras só adicionam relatórios dos quais você é proprietário ou que pode editar.
- Todos em uma pasta compartilhada obtêm o mesmo nível de acesso (Visualizador ou Editor) a todos os relatórios nela.
Veja abaixo os principais artigos mencionados acima para saber mais:
- Como controlo o compartilhamento e a distribuição de relatórios de reuniões?
- Como compartilho relatórios automaticamente com minha equipe? (Acesso a relatórios da equipe)
- Como acesso todos os relatórios do meu Workspace? (Acesso global a relatórios)
- Como configurar regras para pastas
Compartilhamento manual
O compartilhamento manual significa que um usuário do Read decidiu que o relatório de uma reunião ou série de reuniões específica deveria ser compartilhado com outra pessoa, uma equipe ou o Workspace. Essa pessoa realizou uma ação deliberada para compartilhar um relatório específico com pessoas específicas. Qualquer pessoa com acesso de editor a um relatório pode gerenciar o compartilhamento explícito desse relatório.
As formas de compartilhar relatórios manualmente incluem:
- Compartilhar um relatório após a reunião usando o botão Compartilhar
- Compartilhar reuniões futuras específicas na página do Calendário (usuários do Workspace)
- Adicionar relatórios a uma pasta compartilhada. Você só pode adicionar relatórios dos quais é proprietário ou aos quais tem acesso de Editor, e todos na pasta recebem o nível de acesso aos relatórios da pasta.
Para saber mais, consulte:
- Como compartilho um relatório de reunião depois que ele é gerado?
- Como compartilho relatórios de reuniões com minha equipe ou Workspace?
- Pastas compartilhadas
Integrações
Embora nem sempre sejam consideradas uma forma de compartilhamento, as integrações também podem enviar o conteúdo do seu relatório de reunião para outras plataformas, onde outras pessoas podem conseguir visualizá-lo. Por exemplo:
- Slack e Microsoft Teams: publicar resumos de reuniões no Slack (automaticamente ou manualmente) ou automaticamente nos locais selecionados do Teams.
- Notion e Google Docs: salvar suas notas de reunião no Notion ou no Google Docs. (Os Google Docs criados pelo Read ficam visíveis apenas para você por padrão.)
- CRMs (Salesforce, HubSpot): registrar notas de reuniões no seu CRM, automaticamente após cada reunião ou manualmente a partir de um relatório de reunião.
- Webhooks e Zapier: enviar dados da reunião para outros aplicativos e serviços automaticamente quando um relatório é criado.
Algumas dessas são integrações premium, disponíveis nos planos Pro, Enterprise e Enterprise+. Se você pertence a um Workspace, talvez o administrador precise ativar uma integração antes que você possa usá-la. Para ver o que está disponível, acesse a página de Integrações e consulte: