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Como inicio a integração do Workspace? (Guia completo)

Atualizado

Introdução ao Read

O Read é um assistente de reuniões com tecnologia de IA que funciona com Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. O Read fornece resumos de reuniões, transcrições, reprodução de áudio/vídeo (planos Enterprise e Enterprise+) e muito mais, para que suas reuniões sejam mais fáceis de conduzir, revisar e acompanhar.

Os resumos de reuniões do Read capturam os pontos principais, as decisões e os itens de ação de cada reunião. As transcrições fornecem um registro completo da conversa, facilitando a consulta e a localização de informações importantes. Com a reprodução de áudio/vídeo, você pode ir diretamente para uma parte específica da reunião em vez de procurar em uma gravação longa.

  • Vídeo de introdução ao Read: este vídeo de 1,5 minuto é uma introdução rápida ao Read AI e a alguns recursos que ele oferece: Introdução ao Read AI

Para administradores

Se você gerenciará o Read para sua organização, está no lugar certo. As seções abaixo orientam você na criação e configuração do seu Workspace (consulte O que é um Workspace?), que é a forma de gerenciar todos os usuários da sua organização. Com um Workspace, você pode configurar definições e permissões para seus usuários, ativar ou desativar recursos e pagar pelas licenças de todos os usuários por meio de uma única assinatura.

Para obter mais detalhes sobre o que os Workspaces incluem, consulte:

Configuração inicial e faturamento

Para gerenciar o Read para sua organização, primeiro você precisa criar um Workspace:

  1. Escolha um proprietário para o Workspace.
  2. O proprietário deve ter uma conta do Read e estar conectado ao Read. Se ainda não tiver uma, consulte Como crio uma conta do Read?
  3. Acesse a página Comparar planos para selecionar e comprar um plano para seu Workspace.
    • Você precisa de uma licença para cada usuário que deseja adicionar. As licenças podem ser reatribuídas posteriormente, e você pode adicionar mais em Plano e faturamento > Uso de licenças > Adicionar licenças.
  4. Após a compra, clique em Participar da sua equipe na parte superior da navegação à esquerda ou em Criar um Workspace na página Plano e faturamento e siga as cinco etapas de configuração (nome e Contrato de Processamento de Dados, equipes, convites, configurações padrão e integrações). Isso cria seu Workspace, que é a forma de adicionar usuários à sua conta (consulte Como adiciono pessoas ao meu Workspace?).

Para obter mais detalhes, consulte:

Configurações do Workspace

Somente o proprietário e os administradores do Workspace podem configurar as definições do Workspace. Os proprietários são convidados a revisar várias configurações importantes quando criam o Workspace pela primeira vez, e todas as configurações podem ser alteradas a qualquer momento na página Configurações do Workspace (clique no seu nome no menu inferior esquerdo e selecione Configurações do Workspace; a página é intitulada Gerenciar Workspace e contém as guias Equipes, Pessoas, Configurações, Permissões e Solicitações). Para obter detalhes sobre cada configuração, consulte Quais são todas as configurações e permissões disponíveis nos Workspaces?

Escolha a configuração inicial que melhor atende à sua organização:

  • Configuração conservadora: melhor se você quiser avançar lentamente até que administradores e usuários estejam familiarizados com o Read. O Read precisa ser adicionado manualmente às reuniões e nenhum relatório é compartilhado automaticamente. O acesso é limitado.
  • Configuração intermediária: um meio-termo. Algumas coisas são automatizadas, mas você ainda pode começar devagar.
  • Configuração colaborativa: melhor se você estiver pronto para usar o Read amplamente em sua equipe. O Read participa das reuniões e compartilha relatórios automaticamente, ajudando a compartilhar conhecimento entre as equipes. Isso funciona bem se você tiver um ambiente aberto ou já tiver usado ferramentas semelhantes.

Você pode alterar sua configuração a qualquer momento.

Configuração conservadora

  • Configurações do Workspace > Configurações > Preferências de participação automática em reuniões
    • Em Função na reunião, selecione “Os usuários selecionam manualmente as reuniões das quais o Read participa”. O Read não participará das reuniões automaticamente; os usuários precisarão adicioná-lo às reuniões desejadas.
    • Desative Participar automaticamente de reuniões não agendadas para o Workspace. Isso garante que o Read não tente participar automaticamente de reuniões não agendadas.
  • Configurações do Workspace > Configurações > Relatórios e compartilhamento
    • Desative “Downloads”.
    • Para Acesso de participantes internos e Acesso de participantes externos, selecione “Sem acesso” e selecione “Não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso de ambos.
    • Mantenha o acesso ao link definido como “Sem acesso ao link” e desative “Permitir acesso público ao link”.
    • Desative “Descoberta de domínio” e selecione “Não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso.
    • Em Distribuição, desative todas as opções e verifique se “Não permitir que os usuários atualizem esta preferência” está selecionado no menu suspenso em “Link do painel da reunião ao vivo”.
  • Configurações do Workspace > Equipes
    • Não crie equipes ainda. Um dos principais recursos delas é compartilhar automaticamente todos os relatórios com membros ou gerentes da equipe.
    • Considere as equipes uma configuração avançada, a ser configurada depois que você definir como irá usá-las (por exemplo, para uma organização de vendas ou para gerentes).
  • Configurações do Workspace > Configurações > Integrações
    • Desative todas as integrações, exceto aquelas às quais você deseja permitir que os usuários se conectem. Para começar da forma mais conservadora, mantenha ativadas apenas as integrações de calendário (Google Calendar e Outlook Calendar) e as integrações de plataformas de reunião necessárias para seus usuários (por exemplo, Zoom Calendar ou Google Meet). As configurações de integração do Workspace do Read não conectam nenhuma integração para os usuários; elas apenas controlam quais integrações os usuários têm permissão para conectar.
  • Configurações do Workspace > Permissões
    • Em Permissões avançadas, você encontrará “Acesso global aos relatórios”, que permite que os proprietários e administradores do Workspace visualizem qualquer relatório de reunião pertencente a usuários do Workspace. Para proteger a privacidade dos usuários, o Read recomenda ativá-lo somente se for absolutamente necessário (consulte Como acesso todos os relatórios no meu Workspace? (Acesso global aos relatórios)).

Configuração intermediária

  • Configurações do Workspace > Configurações > Preferências de participação automática em reuniões
    • Em Função na reunião, selecione “Permitir que o Read participe dos convites do calendário quando o usuário for o anfitrião”.
    • Em Tipos de reunião, selecione “Permitir que o Read participe somente de reuniões internas”.
    • Desative Participar automaticamente de reuniões não agendadas para o Workspace.
  • Configurações do Workspace > Configurações > Relatórios e compartilhamento
    • Em Acesso de participantes internos, selecione “Acesso de visualização” e selecione “Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”.
    • Em Acesso de participantes externos, selecione “Acesso de visualização” ou “Sem acesso” e selecione “Não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso.
    • Ative “Permitir acesso público ao link” e selecione “Membros do Workspace”.
    • Ative “Descoberta de domínio” e selecione “Não permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso.
    • Em Distribuição, ative “Resumos de reuniões”. Ative “Link do painel da reunião ao vivo” e selecione “Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”.
  • Configurações do Workspace > Equipes
    • Não crie equipes ainda. Um dos principais recursos delas é compartilhar automaticamente todos os relatórios com membros ou gerentes da equipe.
    • Considere as equipes uma configuração avançada, a ser configurada depois que você definir como irá usá-las (por exemplo, para uma organização de vendas ou para gerentes).
  • Configurações do Workspace > Configurações > Integrações
    • Ative as integrações de calendário.
    • Ative seu provedor de e-mail preferido em Produtividade.
    • Ative as integrações de Produtividade, Anotações, Colaboração, Mensagens e CRM usadas pela sua organização. As configurações de integração do Workspace do Read não conectam nenhuma integração para os usuários; elas apenas controlam quais integrações os usuários têm permissão para conectar.
  • Configurações do Workspace > Permissões
    • Assim como na configuração conservadora, o Read recomenda ativar “Acesso global aos relatórios” somente se for absolutamente necessário.

Configuração colaborativa

  • Configurações do Workspace > Configurações > Preferências de participação automática em reuniões
    • Em Função na reunião, selecione “Permitir que o Read participe de todos os convites do calendário”.
    • Em Tipos de reunião, selecione “Permitir que o Read participe de todos os tipos de reunião”.
    • Mantenha ativada a opção Participar automaticamente de reuniões não agendadas para o Workspace.
  • Configurações do Workspace > Configurações > Relatórios e compartilhamento
    • Em Acesso de participantes internos, selecione “Acesso de editor” e selecione “Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”.
    • Em Acesso de participantes externos, selecione “Acesso de visualização” e selecione “Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência”.
    • Ative “Permitir acesso público ao link” e selecione “Membros do Workspace”. Como alternativa, selecionar “Qualquer pessoa com o link” significa que os usuários poderão compartilhar o link do relatório com quem quiserem, e o destinatário não precisará criar uma conta do Read. Lembre-se de que, com essa configuração, o Read não tem como saber exatamente quem tem acesso ao relatório.
    • Ative “Descoberta de domínio” e selecione “Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência” no menu suspenso.
    • Em Distribuição, ative todas as opções. Verifique se “Definir padrão, permitir que os usuários atualizem esta preferência” está selecionado no menu suspenso em “Link do painel da reunião ao vivo”, para que os usuários possam desativá-lo se quiserem.
  • Configurações do Workspace > Equipes
    • Não crie equipes ainda. Um dos principais recursos delas é compartilhar automaticamente todos os relatórios com membros ou gerentes da equipe.
    • Considere as equipes uma configuração avançada, a ser configurada depois que você definir como irá usá-las (por exemplo, para uma organização de vendas ou para gerentes).
  • Configurações do Workspace > Configurações > Integrações
    • Ative as integrações de calendário.
    • Ative as integrações de Produtividade, Anotações, Colaboração, Mensagens e CRM usadas pela sua organização.
    • Se sua empresa usa uma plataforma que ainda não está integrada ao Read, fale conosco! Enquanto isso, você pode ativar Webhooks e Zapier para que os usuários criem suas próprias automações. As configurações de integração do Workspace do Read não conectam nenhuma integração para os usuários; elas apenas controlam quais integrações os usuários têm permissão para conectar.
  • Configurações do Workspace > Permissões
    • Para proteger a privacidade dos usuários, o Read recomenda ativar “Acesso global aos relatórios” somente se necessário.

Outros recursos do Workspace que você deve conhecer

Depois que seu Workspace estiver configurado, estes recursos poderão ajudar você a gerenciá-lo:

Privacidade e segurança

Muitas organizações que usam o Read se preocupam profundamente com a privacidade e a segurança dos dados dos usuários, e nós também. Como esse pode ser um tema complexo, criamos estes recursos para responder a perguntas comuns:

Se não encontrar a resposta à sua pergunta, entre em contato com o suporte do Read (consulte Como entro em contato com a equipe de suporte do Read?).

Para todos os usuários

Esta seção é destinada a qualquer pessoa cuja assinatura do Read seja fornecida pela empresa ou organização. Para acessar sua assinatura, você precisará participar do Workspace da sua organização. Na maioria dos casos, você receberá um convite por e-mail com um link para participar do Workspace.

Há algumas exceções:

  • Se sua organização configurou o Workspace para que usuários aprovados participem automaticamente, você será adicionado ao Workspace na próxima vez que fizer login no Read. Se isso se aplicar a você, pule para a Etapa 2 abaixo.
  • Se sua organização permitir solicitações para participar do Workspace, você poderá ver o Workspace da sua organização ao se cadastrar no Read (ou posteriormente, em Participar da sua equipe, na parte superior da navegação à esquerda) e solicitar participação. Um administrador aprovará ou recusará sua solicitação. Consulte Solicitações para participar do Workspace.

Criação de uma conta no Read

Etapa 1: responda ao e-mail de convite

  1. Verifique sua caixa de entrada em busca de um e-mail do suporte do Read (support@e.read.ai) com o assunto “Você foi convidado a participar de um Workspace do Read”.
  2. Clique em Participar do Workspace.

Não encaminhe este e-mail para outra conta. Você deve criar sua conta com o endereço de e-mail que recebeu o convite; caso contrário, não será adicionado ao Workspace.

Etapa 2: crie uma conta

  1. O link do e-mail levará você à página Criar conta.
  2. Clique no provedor de login preferido da sua empresa (consulte Como funciona o logon único (SSO) com o Read?).
  3. Faça login com suas credenciais da empresa. Use o mesmo endereço de e-mail que recebeu o convite.

Se você se cadastrar com e-mail em vez de SSO (Continuar com e-mail e senha), precisará verificar seu endereço de e-mail antes de participar do Workspace: digite o código de 6 dígitos enviado para sua caixa de entrada e clique em Verificar.

Etapa 3: participe do Workspace da sua empresa

  1. A primeira tela exibida deverá ser Participar do Workspace.
  2. Clique em Aceitar.
  3. Depois de ser adicionado, clique em Continuar.

Se você perder esta etapa, ainda poderá aceitar o convite depois de criar sua conta. Consulte O que é um Workspace e por que recebi um convite? abaixo.

Etapa 4: conecte seu calendário

  1. Em seguida, você verá a tela “Qual calendário deseja usar com o Read?”.
  2. Escolha Google Calendar ou Outlook Calendar (recomendamos seu calendário mais movimentado, que geralmente é o de trabalho), clique em Continuar, selecione o(s) calendário(s) que contêm os convites das suas reuniões por videoconferência e permita as permissões necessárias ao Read.
  3. Você pode conectar uma conta para cada calendário do Google, Outlook e Zoom.

Se aparecer um aviso de que seu calendário já está conectado a outra conta do Read, provavelmente você criou mais de uma conta acidentalmente. Consulte Várias contas do Read para saber o que fazer.

Etapa 5: revise algumas configurações importantes

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  1. Depois de conectar seu(s) calendário(s), você será solicitado a revisar algumas configurações importantes. (Se você ignorar a conexão de um calendário, essas opções não serão exibidas; você poderá conectar um mais tarde no banner Conectar calendário.)
  2. Em O Assistente do Read participará de:, escolha Todos os eventos do calendário (recomendado), Eventos do calendário que eu organizo ou Eventos do calendário para os quais o Read foi convidado.
  3. Em Enviar resumos de reuniões por e-mail para:, escolha Pessoas com acesso (recomendado), Somente eu ou Ninguém.
  4. Clique em Configurações avançadas para revisar mais configurações.

Você pode alterar essas configurações e outras a qualquer momento em Configurações da conta. Algumas opções podem ser restringidas pelas configurações do seu Workspace.

Etapa 6: conecte integrações adicionais

Na tela Potencialize seu fluxo de trabalho, você pode conectar outras ferramentas que usa ao Read (como Google Meet, Zoom, Teams e Gmail): clique em Conectar em cada uma que desejar e depois em Continuar, ou clique em Farei isso mais tarde. Esta etapa é opcional, e seu Workspace pode ter desativado algumas ou todas essas integrações. Você sempre poderá revisar as integrações disponíveis posteriormente na página Integrações.

Observação: se você participa de reuniões no Google Meet ou Zoom, mesmo que não seja o anfitrião, o Read recomenda enfaticamente conectar essas integrações. Sem elas, talvez o Read não consiga gerar relatórios completos de reuniões do Google Meet ou Zoom. No caso do Zoom, é necessário conectar sua conta do Zoom: o Read só pode participar de uma reunião do Zoom se você tiver conectado sua conta do Zoom e estiver na reunião conectado à mesma conta do Zoom. Consulte Próximas mudanças nas reuniões do Zoom.

Etapa 7: finalize

Na tela Finalizar, você pode baixar o Read AI para desktop e instalar a extensão do Read para Chrome. Recomendamos ambos para todos os usuários. Clique em Concluir! quando terminar.

Personalização das configurações da conta

Configurações gerais

Seu nome e e-mail aparecem no canto inferior esquerdo da tela. Clique neles e selecione Configurações da conta.

Se alguma configuração estiver esmaecida ou não puder ser alterada, isso ocorre por causa da configuração do seu Workspace. Entre em contato com um administrador do Workspace se quiser que ela seja alterada. Recomendamos navegar por todas as configurações para se familiarizar com as opções e os recursos do Read.

Configure o Read para as próximas reuniões

Você também pode escolher antecipadamente de quais reuniões deseja que o Read participe e como deseja compartilhá-las na guia Próximas da página Calendário. Esses padrões vêm das Configurações da conta (Gravação de reuniões para participação automática e Compartilhamento de relatórios para compartilhamento), mas você pode alterá-los para reuniões específicas a qualquer momento:

  • Flexível? o Read reagenda automaticamente a reunião para o melhor horário conforme seu calendário muda, levando em conta seu tempo de concentração. Somente o anfitrião da reunião pode alterar isso. Consulte O que são reuniões “Flexíveis”?
  • Adicionar Read? ativa ou desativa seu próprio Assistente do Read para a reunião. Outros usuários do Read na reunião também podem adicionar seus próprios Assistentes do Read.
  • Ícone de compartilhamento: abre o Compartilhamento de relatórios dessa reunião, onde você pode adicionar pessoas (guia Compartilhar relatório) e definir o acesso para participantes internos e externos (guia Acesso e distribuição).

Perguntas frequentes

Abaixo estão algumas perguntas comuns sobre o uso do Read AI. Se não encontrar a resposta à sua pergunta, entre em contato com o suporte do Read (consulte Como entro em contato com a equipe de suporte do Read?). O tempo médio de resposta é inferior a 1 dia útil.

Como entro em contato com o suporte?

Você pode enviar um chamado de suporte usando este formulário: Enviar uma solicitação.

A Central de ajuda do Read contém muitas informações para ajudar você a encontrar respostas rapidamente. Você também pode usar o Ask Read para encontrar respostas sobre como usar o Read.

O que é um Workspace e por que recebi um convite?

Os Workspaces são usados para gerenciar o Read em uma organização, inclusive definindo configurações recomendadas para todos. Você verá um convite para um Workspace de uma destas duas formas:

  • Você ainda não tem uma conta, mas recebeu um convite por e-mail para participar de um Workspace. Aceite o convite clicando no e-mail e seguindo as etapas de integração.
  • Você já tem uma conta e recebeu um convite para participar do Workspace. Ao clicar no e-mail, verá uma solicitação para participar do Workspace e migrar suas reuniões anteriores. Aceite ambas.

O que devo esperar da minha primeira reunião?

Quando o Read participa, é semelhante à participação de qualquer outro participante:

  1. O anfitrião da reunião ou outra pessoa na chamada poderá precisar admitir o Read (isso depende das configurações da plataforma de videoconferência). Se ninguém admitir o Read em até 10 minutos após o horário de início programado da reunião, ele presumirá que a reunião foi cancelada e sairá. A reunião aparecerá na guia Relatórios > Incompletos com a mensagem “O Read não foi admitido na reunião em até 10 minutos após o horário de início programado”.
  2. No Zoom, o Read só poderá participar se você tiver conectado sua conta do Zoom e estiver na reunião conectado à mesma conta do Zoom (consulte Próximas mudanças nas reuniões do Zoom). O Read também solicitará permissão de gravação ao anfitrião e não começará a gravar sem aprovação (consulte Como habilito permissões de gravação no Zoom?).
  3. Dependendo de como o Read participa e das configurações da plataforma de reunião, o Read poderá publicar uma mensagem no chat da reunião informando aos participantes que está entrando para fazer anotações, juntamente com controles de chat.
  4. Após a reunião, você receberá um e-mail com o resumo da reunião (se ativado) e poderá revisar o relatório da reunião na página Relatórios. O relatório inclui um resumo, destaques, uma transcrição e reprodução de áudio/vídeo (somente nos planos Enterprise e Enterprise+).

Como devo me comunicar com os participantes da reunião quando o Read estiver ativado?

Comece explicando o que: implementamos o Read AI, um assistente de reuniões com tecnologia de IA que funciona com nossas reuniões.

E o porquê: o objetivo do Read é melhorar a experiência das reuniões em nossa organização. Ele fornece resumos de reuniões, transcrições, reprodução e destaques para ajudar a tornar nossas reuniões mais eficientes e eficazes. Esperamos que essa ferramenta economize tempo e esforço na tomada de notas e nos dê insights mais bem documentados de nossas conversas.

Segurança e privacidade: fique tranquilo, pois o Read é uma ferramenta segura que cumpre nossas políticas de privacidade. Se você não se sentir confortável com essa configuração, informe-nos e desativaremos o Read se todos concordarem ou forneceremos uma cópia separada das notas da reunião caso você opte por sair da reunião.

E se eu usar vários calendários?

Se sua conta de calendário incluir vários calendários, escolha quais deles o Read deverá usar.

Na sua página Integrações, abra o cartão do calendário (por exemplo, Google Calendar). Em Seus calendários sincronizados, ative os calendários nos quais deseja que o Read participe das reuniões e desative aqueles que não deseja que o Read considere (por exemplo, treinamentos da empresa).

Para obter mais detalhes, consulte:

E se eu quiser excluir o relatório da reunião?

Abra o relatório da reunião que deseja excluir, clique nos três pontos (...) no canto superior direito e selecione Excluir relatório. Somente os proprietários de relatórios de reunião podem excluir um relatório. Se você não for o proprietário, verá Remover relatório, que remove o relatório da sua lista, mas não o exclui para outras pessoas. Consulte Como excluo um relatório de reunião?

Como compartilho um relatório com pessoas que não têm uma conta do Read?

  1. Acesse o relatório da reunião que deseja compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar no canto superior direito.
  3. Em Acesso ao link, escolha quem pode abrir o relatório usando o link:
    • Pessoas com acesso: somente as pessoas com quem você compartilhou o relatório. Elas precisam de uma conta do Read.
    • Membros do Workspace: qualquer pessoa do seu Workspace.
    • Qualquer pessoa com o link: qualquer pessoa que tenha o link, sem necessidade de uma conta do Read. Isso torna o relatório efetivamente público.
  4. Se você não for editor do relatório da reunião, não poderá alterar suas configurações de compartilhamento. Em vez disso, verá um botão para solicitar acesso de editor ao proprietário do relatório.

Algumas opções de acesso ao link podem não estar disponíveis se o administrador do seu Workspace as tiver restringido.

Como gerencio minhas configurações de compartilhamento e distribuição?

Consulte Como controlo o compartilhamento e a distribuição de relatórios de reuniões?

O Read captura texto da caixa de chat da videoconferência?

Não. No momento, o Read AI não captura o texto do chat da reunião.

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